5 Fehler bei der Formatierung von Achsenbeschriftungen in PowerPoint – und wie Sie sie vermeiden

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Diesen Monat nehmen wir die Zahlenformatierung der Achsenbeschriftungen in Ihren Diagrammen genauer unter die Lupe. Wir zeigen fünf Fehler, die Ihnen leicht unterlaufen können, wenn Sie sich auf die Standardeinstellungen von Excel oder PowerPoint verlassen, und erklären, wie Sie sie vermeiden. So stellen Sie sicher, dass die Zahlenformatierung Ihrer Achsen stets auf klare Kommunikation und eine einfache Verständlichkeit für Ihr Publikum ausgerichtet ist.

Fehler 1: Uneinheitliche Dezimalstellen verringern die Lesbarkeit

Wenn die Teilstrichwerte Ihrer Y-Achse weniger als eins auseinanderliegen, enthalten sie naturgemäß Dezimalstellen. Excel und PowerPoint zeigen ganze Zahlen auf der Achse jedoch standardmäßig als 1, 2 usw. an – ohne Dezimalstellen. Dadurch entsteht eine Inkonsistenz, die das Lesen der Achsenbeschriftungen erschwert und die kognitive Belastung Ihres Publikums erhöht.

Lösung: Im Diagramm-Seitenbereich in PowerPoint oder Excel können Sie zu „Zahl“ wechseln und eine feste Anzahl von Dezimalstellen festlegen, in der Regel 1 oder 2. Wenn Sie think-cell verwenden, erstellen Sie einfach das gewünschte Diagramm – einheitliche Dezimalstellen werden standardmäßig angewendet.

Fehler 2: Eine irreführende Wahl der Dezimalstellen suggeriert uneinheitliche Abstände

Sie haben verstanden, dass es sinnvoll ist, auf Ihrer Y-Achse einheitliche Dezimalstellen zu verwenden. Dennoch müssen Sie die richtige Entscheidung treffen, wie viele Dezimalstellen angezeigt werden sollen. Wenn Ihre Teilstriche beispielsweise 0,25 auseinanderliegen, sollten Sie unbedingt zwei Dezimalstellen wählen. Andernfalls lassen die angezeigten gerundeten Zahlen die Abstände uneinheitlich erscheinen.

Lösung: Sobald Sie die Anzahl der Dezimalstellen festgelegt haben, aktualisieren PowerPoint und Excel diese nicht mehr – selbst dann nicht, wenn sich Ihre Daten ändern oder Sie den Teilstrichabstand Ihrer Y-Achse anpassen. Daher sollten Sie die Anzahl der Dezimalstellen auf Ihrer Y-Achse immer noch einmal prüfen, nachdem Ihre Diagrammdaten final sind. Alternativ können Sie think-cell-Diagramme verwenden, die die Dezimalstellen automatisch anpassen, um einheitliche Abstände anzuzeigen.

Fehler 3: Nicht intuitive Beschriftungsintervalle sorgen für Verwirrung

Oft ist es sinnvoll, die Y-Achse Ihres Liniendiagramms bei einem Wert über null beginnen zu lassen, um Trends deutlicher darzustellen. Dabei lassen Excel und PowerPoint Sie Mindest- und Höchstgrenzen sowie ein Intervall wählen, die zu Ihrem Datensatz passen. Je nach Auswahl können Achsenbeschriftungen entstehen, die zwar nicht streng genommen falsch sind, aber dennoch ungewohnt und verwirrend wirken.

Lösung: Stellen Sie sicher, dass Ihre Mindest- und Höchstgrenzen durch das Intervall zwischen den Beschriftungen auf Ihrer Y-Achse teilbar sind. Wenn Sie beispielsweise ein Intervall von 3 haben, kann die Y-Achse bei 9 oder 12 beginnen. Ein Start bei 10 oder 11 erzeugt hingegen eine wenig intuitive Reihe von Y-Achsenwerten, die Ihr Publikum schwerer verarbeiten kann. think-cell setzt Best-Practice-Verhalten standardmäßig durch – auch während Sie das Diagramm bearbeiten oder Ihre Daten aktualisieren.

Fehler 4: Ein unachtsamer Wechsel zu Prozentwerten erzeugt unnötige Unübersichtlichkeit

Wenn Sie Ihre Y-Achse bereits auf zwei Dezimalstellen eingestellt haben, behalten Excel und PowerPoint diese Einstellung beim Wechsel zur Prozentformatierung bei. Dadurch erscheint auf jeder Beschriftung ein unnötiges .00, das keinerlei Mehrwert bietet und Ihr Diagramm nur überfrachtet.

Lösung: Wenn Sie ein Diagramm in Excel oder PowerPoint erstellen, sollten Sie nach dem Wechsel von absoluten Werten zu Prozentwerten immer die Anzahl der Dezimalstellen überprüfen. Wenn Sie think-cell verwenden, wird bei jeder Umstellung der Beschriftungen von absoluten auf prozentuale Werte automatisch eine intelligente, übersichtliche Einstellung angewendet.

Bonus-Tipp: Wenn Sie eine prozentuale Y-Achse für einen Wert haben, der logisch nicht über 100 % hinausgehen kann, kann eine Höchstgrenze über 100 % einen falschen Eindruck erwecken und wertvollen Diagrammplatz verschwenden. Legen Sie im Diagramm-Seitenbereich in Excel und PowerPoint unter „Achsenoptionen“ die Höchstgrenze auf 1,0 (100 %) fest, oder ziehen Sie in think-cell einfach mit der Maus die Ausdehnung der Y-Achse auf 100 %.

Fehler 5: Zu lange Zahlen verlangsamen das Verständnis beim Publikum

Wenn die Werte Ihrer Y-Achse im Tausender-, Millionen- oder Milliardenbereich liegen, führt das vollständige Ausschreiben der Zahlen zu erheblicher Unübersichtlichkeit, erschwert das schnelle Erfassen der Werte und verkleinert den verfügbaren Platz für das eigentliche Diagramm.

Lösung: Verwenden Sie eine Zahlenformatierung mit vertrauten Abkürzungen: Tsd. für Tausende, Mio. für Millionen, Mrd. für Milliarden. In Excel und PowerPoint erreichen Sie dies mit einer recht kryptischen Formatierungssyntax, indem Sie unter Zahlenformatierung „Benutzerdefiniert“ auswählen und den erforderlichen Wert in das Feld „Formatcode“ eingeben.

Der Formatcode, der benötigt wird, um 50.000.000 in PowerPoint oder Excel als 50M darzustellen, lautet beispielsweise 0,,"M" – allerdings müssen Sie selbst hier den Code möglicherweise manuell anpassen, je nachdem, welche Tausendertrennzeichen und wie viele Dezimalstellen Sie einbeziehen möchten.

Mühelose Konsistenz mit think-cell sicherstellen

Neben den fünf beschriebenen häufigen Fehlern kann es in Ihrer Präsentation leicht zu Verwechslungen bei Tausender- und Dezimaltrennzeichen kommen – insbesondere bei der Zusammenarbeit mit internationalen Kolleginnen und Kollegen, die möglicherweise andere Standardeinstellungen verwenden.

Mit think-cell genügen zwei Klicks, um in all Ihren Diagrammen und Tabellen sofort einheitliche Dezimalzeichen anzuwenden.

Vielen Dank, dass Sie den Newsletter dieses Monats gelesen haben. Wenn Sie mehr über die Optionen zur Achsenformatierung mit think-cell erfahren möchten, werfen Sie einen Blick in unser Benutzerhandbuch.

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