So kombinieren Sie Diagramme und Tabellen in PowerPoint

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Ihre Präsentationen auf die richtige Detailtiefe auszurichten, ist ein entscheidender Faktor dafür, wie gut Ihre Erkenntnisse ankommen. Manche Zielgruppen benötigen den großen Überblick, andere möchten sich intensiv mit den Details befassen. Oft präsentieren Sie vor einem Publikum, das beides braucht. In diesem Monat zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre zentralen Erkenntnisse hervorheben, ohne den Kontext zu opfern, den Sie zur Untermauerung Ihrer Schlussfolgerungen benötigen.

Viel Spaß beim Lesen!

Beginnen Sie mit dem großen Überblick – beginnen Sie mit einem Diagramm

Angenommen, Sie wurden gebeten, die Absatzmengen der letzten Jahre zu analysieren. Sie möchten den großen Überblick zeigen und verwenden daher ein gestapeltes Säulendiagramm, um den Gesamtumsatz in den Mittelpunkt zu stellen und gleichzeitig die Beiträge der verschiedenen Filialtypen einzubeziehen.

Das Diagramm zeigt ab 2024 eine deutliche Veränderung der Wachstumsdynamik. Mit einigen Pfeilen für die durchschnittliche jährliche Wachstumsrate (CAGR) lässt sich dies gut herausarbeiten.

Ein Wechsel von -2 % auf +12 % ist eine enorme Entwicklung, und Ihre Präsentation bietet die Gelegenheit zu erklären, was die bemerkenswerte Trendwende im Jahr 2024 ausgelöst hat, und zu besprechen, was sich daraus für den laufenden und zukünftigen Betrieb ableiten lässt.

Fügen Sie Details hinzu, keinen Ballast

Ein Aspekt, der aus dem Diagramm nicht sofort ersichtlich ist, ist die Entwicklung der Wachstumsraten im Jahresvergleich. Das hervorgehobene jährliche Wachstum von 12 % von 2024 bis 2027 verbirgt einige Details. Würden Sie jedoch weitere Pfeile oder Anmerkungen hinzufügen, würde das Diagramm überladen wirken und von der Kernaussage ablenken.

Mit einer einfachen Tabelle erzielen Sie ein deutlich übersichtlicheres Ergebnis.

Indem Sie die Tabelle an den Diagrammsäulen ausrichten, dienen die Achsenbeschriftungen praktisch zugleich als Kopfzeile. Sie müssen Informationen nicht wiederholen und können zusätzliche Details vermitteln, ohne das Diagramm zu überladen.

Überfordern Sie Ihr Publikum nicht mit zu vielen Tabellendaten

Ein weiteres Merkmal der Daten sind die unterschiedlichen Entwicklungen je nach Filialtyp. Das Supermarktsegment verzeichnete selbst in der Phase des allgemeinen Rückgangs ein positives Wachstum, während der stärkste Rückgang im Segment der Tante-Emma-Läden zu beobachten war.

Ihre Präsentation bietet die Möglichkeit, Ihrem Publikum die spezifischen Entwicklungen einzelner Segmente verständlich zu machen. Doch wie lassen sie sich am besten visualisieren? Sie könnten versuchen, die Tabelle zu erweitern und jährliche Wachstumsraten für jede Datenreihe hinzuzufügen – doch dann passiert Folgendes:

Ihr Problem ist nun, dass Sie so viele Details hinzugefügt haben, dass Sie Ihr Publikum überfordern. Es ist Ihre Aufgabe, die Daten auszuwählen, die für Ihre Präsentation relevant sind. Und das sind nicht alle einzelnen Datenpunkte, sondern die zentralen Kennzahlen, die Ihre Kernaussagen unterstützen.

Zeigen Sie Ihrem Publikum, worauf es wirklich ankommt

Sie helfen Ihrem Publikum nicht, indem Sie ihm dichte Datentabellen vorlegen, durch die es sich selbst arbeiten muss. Sie helfen, indem Sie relevante Daten bereitstellen, die sich intuitiv mit dem verbinden lassen, was zuvor gezeigt wurde.

Sie haben 2024 bereits als Schlüsseljahr Ihrer Analyse identifiziert und die gesamte CAGR in die Zeiträume davor und danach aufgeteilt. Damit geben Sie Ihrem Publikum einen klaren Bezugspunkt. Nutzen Sie diesen, indem Sie das Segmentwachstum für dieselben beiden Zeiträume zeigen: 2020-2024 und 2024-2027.

Sie können diese CAGR-Werte in eine Tabelle übernehmen und die Reihenbeschriftungen rechts neben das Diagramm verschieben, sodass sie als Zeilenköpfe für die Tabelle dienen. So fügen Sie knapp und prägnant wertvolle Erkenntnisse hinzu, ohne die zentrale Erzählung zu verwässern. Ein zusätzlicher Vorteil: Da das Publikum die Folie ganz natürlich von links nach rechts betrachtet, folgt es Ihrer Story – vom großen Überblick bis hin zu detaillierteren Informationen.

Achten Sie besonders auf ein konsistentes Layout

Die kommunikative Stärke eines Diagramms mit der Präzision einer Tabelle zu kombinieren, kann Ihnen helfen, überzeugendere Datengeschichten zu erzählen.

Die Vorteile liegen auf der Hand, doch es gibt auch Risiken. Wenn Sie mehrere Elemente in einer Datenvisualisierung verwenden, sollten Sie besonders auf klare Layoutprinzipien achten:

• Ausrichtung: Schon eine kleine Fehlausrichtung zwischen der Tabelle und den Diagrammbeschriftungen kann zu einem Bruch führen, sodass unklar wird, wie die Elemente von Diagramm und Tabelle miteinander zusammenhängen, und Verwirrung entsteht.
• Überfrachtung: Nur weil Sie mit einer Tabelle auf kompaktem Raum viele Daten zeigen können, heißt das nicht, dass Sie es auch sollten. Überlegen Sie, welche Daten Ihrem Publikum wirklich einen Mehrwert bieten, und zeigen Sie nur, was Sie benötigen.
• Farbe: Bedingte Formatierung kann ein wirkungsvolles Mittel sein, um Werte in Tabellen hervorzuheben. Wenn sich jedoch bereits ein Diagramm auf Ihrer Folie befindet, können zusätzliche Farben ablenken. Setzen Sie Farbe nur dort ein, wo Sie wirklich etwas hervorheben müssen, und stellen Sie sicher, dass es keine Konflikte zwischen den im Diagramm und in der Tabelle verwendeten Farben gibt.
• Zahlenformatierung: Achten Sie auf Konsistenz bei der Zahlenformatierung aller Datenelemente auf der Folie. Wenn die CAGR-Pfeile Ihres Diagramms auf den nächsten Prozentpunkt gerundet sind, verbessert es die Vergleichbarkeit, wenn Sie Prozentsätze in Ihren Tabellen mit derselben Genauigkeit darstellen.

Diagramme und Tabellen mit thinkcell kombinieren

Wenn Sie thinkcell verwenden, können Sie ganz einfach Folien erstellen, die Diagramme und Tabellen kombinieren. Ihre Tabellen werden perfekt an den Reihen oder Kategorien im Diagramm ausgerichtet und über denselben Datensatz gesteuert. Dadurch verringert sich das Fehlerrisiko, und Ihre Visualisierung bleibt präzise – selbst wenn Sie Ihre Daten aktualisieren.

Aktivieren Sie zunächst Datentabellen für neue Diagramme. Wählen Sie im Menü „Tools“ auf der thinkcell-Registerkarte die Option „Datentabellen für neue Diagramme aktivieren“ aus.

Wenn die Einstellung aktiviert ist, können Sie Datenreihen auswählen, die aus Ihrem Diagramm in eine Tabelle verschoben werden sollen:

1. Fügen Sie ein neues Diagramm ein; Balken-, Säulen- oder Liniendiagramme sind dabei die gängigsten Optionen.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Diagrammdaten, die Sie in einer Tabelle anzeigen möchten.
3. Wählen Sie In Tabellenzeile verschieben oder In Tabellenspalte verschieben.

Weitere Informationen zur Verwendung von Datentabellen für Diagramme finden Sie in unserem Benutzerhandbuch.

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