Come combinare grafici e tabelle in PowerPoint

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Calibrare le presentazioni al livello giusto è un fattore chiave per far arrivare al meglio le tue intuizioni. Alcuni pubblici hanno bisogno di una visione d’insieme, mentre altri vogliono entrare nei dettagli. Spesso ti capiterà di presentare a una sala che ha bisogno di entrambe le cose. Questo mese ti mostreremo come mettere in evidenza i messaggi chiave senza rinunciare al contesto necessario per sostenere le tue conclusioni.

Buona lettura!

Parti dalla visione d’insieme, parti da un grafico

Immagina che ti venga chiesto di analizzare i volumi di vendita degli ultimi anni. Vuoi mostrare la visione d’insieme, quindi usi un grafico a colonne in pila per concentrarti sulle vendite totali, includendo al tempo stesso il contributo dei diversi tipi di negozio.

Il grafico mostra un evidente cambiamento nella traiettoria di crescita a partire dal 2024. Puoi evidenziarlo bene con un paio di frecce del tasso di crescita annuo composto (CAGR).

Un passaggio da -2% a +12% è un cambiamento enorme, e la tua presentazione sarà l’occasione per spiegare che cosa ha causato la notevole inversione di tendenza nel 2024 e discutere come possa orientare le attività attuali e future.

Aggiungi dettagli, non confusione

Una cosa che non emerge subito dal grafico è l’andamento dei tassi di crescita anno su anno. Il dato principale, una crescita annua del 12% dal 2024 al 2027, nasconde parte del dettaglio. Ma aggiungere altre frecce o annotazioni appesantirebbe il grafico e distrarrebbe dal messaggio principale.

Puoi ottenere un risultato molto più pulito con una semplice tabella.

Allineando la tabella alle colonne del grafico, le etichette dell’asse fungono di fatto anche da riga di intestazione. Non hai bisogno di ripetere le informazioni e puoi comunicare dettagli aggiuntivi senza appesantire il grafico.

Evita di sovraccaricare con troppi dati tabellari

Un’altra caratteristica dei dati sono i diversi andamenti tra i tipi di negozio. Il segmento dei supermercati ha registrato una crescita positiva anche durante il periodo di calo complessivo, mentre la contrazione principale si è verificata nel segmento dei negozi di quartiere.

La tua presentazione è un’occasione per aiutare il pubblico a comprendere gli andamenti specifici dei singoli segmenti, ma qual è il modo migliore per visualizzarli? Potresti provare a estendere la tabella per aggiungere i tassi di crescita annuali di ciascuna serie di dati, ma ecco cosa succede quando lo fai:

Ora il problema è che hai aggiunto così tanti dettagli da rischiare di sovraccaricare il pubblico. Il tuo compito è selezionare i dati che contano per la presentazione. E non si tratta di ogni singolo dato, ma delle metriche chiave che supportano i tuoi messaggi.

Mostra al pubblico ciò che conta davvero

Non aiuterai il pubblico offrendo tabelle di dati dense che dovrà interpretare da solo. Lo aiuterai fornendo dati pertinenti che si collegano in modo intuitivo a ciò che ha già visto.

Hai già identificato il 2024 come l’anno chiave della tua analisi e hai suddiviso il CAGR complessivo nei periodi prima e dopo. Questo offre al pubblico un chiaro punto di riferimento, quindi sfruttalo mostrando la crescita dei segmenti per gli stessi due periodi, 2020-2024 e 2024-2027.

Puoi inserire questi valori CAGR in una tabella e spostare le etichette delle serie a destra del grafico, in modo che fungano da intestazioni di riga per la tabella. Hai aggiunto in modo conciso un’informazione preziosa senza diluire la narrazione principale. Un ulteriore vantaggio è che, mentre il pubblico guarda naturalmente la slide da sinistra a destra, seguirà il tuo racconto: dalla visione d’insieme al dettaglio più granulare.

Presta particolare attenzione alla coerenza del layout

Combinare la forza comunicativa di un grafico con la precisione di una tabella può aiutarti a raccontare storie di dati più efficaci.

I vantaggi sono evidenti, ma ci sono dei rischi. Quando usi più elementi in una stessa visualizzazione dei dati, devi prestare particolare attenzione ai principi di un layout pulito:

• Allineamento: Anche un piccolo disallineamento tra la tabella e le etichette del grafico può creare una disconnessione, rendendo poco chiaro il rapporto tra gli elementi del grafico e della tabella e generando confusione.
• Sovraccarico: Solo perché puoi mostrare molti dati con una tabella in uno spazio compatto, non significa che tu debba farlo. Rifletti su quali dati offrono un valore reale al tuo pubblico e mostra solo ciò che ti serve.
• Colore: La formattazione condizionale può essere uno strumento potente per evidenziare i valori nelle tabelle, ma se nella slide c’è già un grafico, colori aggiuntivi possono distrarre. Limita l’uso del colore ai casi in cui devi davvero mettere in evidenza qualcosa e assicurati che non ci siano conflitti tra i colori usati nel grafico e nella tabella.
• Formattazione dei numeri: Assicura coerenza nella formattazione dei numeri di tutti gli elementi di dati nella slide. Se le frecce CAGR del grafico sono arrotondate al punto percentuale più vicino, mantenere nelle tabelle le percentuali allo stesso livello di precisione faciliterà il confronto.

Combina grafici e tabelle con thinkcell

Se usi thinkcell, puoi creare facilmente slide che combinano grafici e tabelle. Le tue tabelle saranno perfettamente allineate alle serie o alle categorie del grafico e saranno controllate dallo stesso set di dati, eliminando il rischio di errori e mantenendo la visualizzazione accurata anche quando aggiorni i dati.

Prima di iniziare, abilita Data Tables for New Charts. Seleziona Enable Data Tables for New Charts dal menu Tools nella scheda thinkcell.

Con l’impostazione attiva, puoi selezionare le serie di dati da spostare dal grafico a una tabella:

1. Inserisci un nuovo grafico; le opzioni più comuni sono grafici a barre, a colonne o a linee.
2. Fai clic con il tasto destro sui dati del grafico che vuoi visualizzare in una tabella.
3. Seleziona Move to Table Row o Move to Table Column.

Puoi trovare maggiori informazioni su come usare le tabelle dati per i grafici nel nostro manuale utente.

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