Was Sie beim Einsatz von KI für Präsentationen tun und vermeiden sollten

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Unternehmen setzen zunehmend KI ein. Das eröffnet Chancen, bringt aber auch Herausforderungen mit sich, wenn es darum geht, die Kommunikation in Präsentationen zu verbessern.

Eine interne Umfrage dazu, wie thinkcell Mitarbeitende Drittanbieter-KI-Tools für Präsentationen nutzen, zeigt: Einige Aufgaben – etwa das Erstellen von Executive Summarys und das Brainstorming von Ideen – sparen erheblich Zeit. Dieselbe Umfrage ergab, dass textbezogene Aufgaben in Präsentationen die höchste Zufriedenheit erzielten. Das zeigt, welche Möglichkeiten der Einsatz von KI bietet, um die Kommunikation zu verbessern.

Um KI jedoch wirkungsvoll zur Verbesserung Ihrer Folien einzusetzen, ist ein gewisses Maß an Detailgenauigkeit erforderlich. Das sollten Sie tun – und das vermeiden –, wenn Sie KI in Ihren Workflow zur Erstellung von Präsentationen integrieren.

Verstehen Sie Ihre Zielgruppe

Ganz gleich, ob Sie KI einsetzen oder nicht: Ihre Präsentation muss auf die richtige Zielgruppe zugeschnitten sein. Was in einem internen Teammeeting funktioniert, eignet sich wahrscheinlich nicht für eine Präsentation vor der C-Level-Ebene oder externen Kunden.

Allgemeine Prompts führen zu allgemeinen Ergebnissen. Passen Sie Ihre Prompts entsprechend an, um wichtige Details zur gewünschten Zielgruppe bereitzustellen. Nennen Sie Branche, Hierarchieebene und Ziel der Präsentation im Prompt, um bessere Ergebnisse zu erzielen.

Try it out: Compare the results from two prompts, one with a generic prompt and the other with audience context. For the generic prompt, just ask, 'Rewrite this slide text to make it clearer.” For the audience-focused prompt, try something that closely matches the content of the slide, such as “Rewrite this slide for a CFO and executive-level audience. The goal is to help them quickly understand the financial situation. Keep the tone direct, professional, and concise.'

Fallen Sie nicht auf Schmeichelei herein

Eine beliebte Anwendung von KI in Präsentationen ist die Überprüfung und Verfeinerung dessen, was auf der Folie steht. KI kann ein produktiver Sparringspartner sein, um Ideen zu testen. Einige KI-Tools neigen jedoch, insbesondere wenn sie keine klaren Anweisungen erhalten, dazu, den Vorschlägen der Nutzer zuzustimmen, statt sie zu hinterfragen.

Wenn Ihr KI-Tool ständig betont, welche großartigen Ideen und bemerkenswerten Erkenntnisse Sie liefern, treten Sie einen Schritt zurück, hören Sie auf Ihr Bauchgefühl und prüfen Sie, ob Sie sich möglicherweise von der Schmeichelei der KI in die Irre führen lassen. Einige Tools sind darauf ausgelegt, von Natur aus ausgewogenere Antworten zu geben. Außerdem können Sie in Ihrem Prompt Anweisungen verwenden, die der KI vorgeben, in ihrem Feedback kritischer zu sein.

Try it out: Try this prompt the next time you get an overly-positive response: 'Review this slide as if you were a skeptical executive. Identify weak logic, hidden assumptions, and likely objections. Then suggest how to improve the framing while keeping the recommendation intact.' This helps shift the AI to a useful reviewer.

Priorisieren Sie Ihre eigene Stimme und die Ihrer Organisation

Die Personen, vor denen Sie präsentieren – ob extern oder intern –, erwarten über die gesamte Präsentation hinweg einen bestimmten Tonfall. Etwas, das unauthentisch wirkt oder offensichtlich KI-generiert ist und keine persönliche Note hat, mindert die Wirkung Ihrer Präsentation.

Wenn Sie mit KI Text generieren, ist es hilfreich, Kontext zum gewünschten Tonfall bereitzustellen. Wenn Sie beispielsweise Ihre Markenrichtlinien zur Verfügung stellen, kann dies dazu beitragen, dass das Ergebnis dem Ton Ihres Unternehmens entspricht. Auch zu erklären, wer Sie sind und welche Rolle Sie haben (z. B. ein auf Fertigung spezialisierter Berater), ist nützlich.

Try it out: Provide background information next time you prompt. 'Rewrite the following slide text in our organization’s voice. We are a marketing agency speaking to potential clients. The tone should be clear and analytical, similar to the attached brand guidelines.' Compare the output to how your team would speak in a meeting and adjust the prompt accordingly.

Überspringen Sie den Überarbeitungsprozess nicht

Ganz gleich, wie perfekt Ihre Prompts sind: Der Prüfungs- und Überarbeitungsprozess sollte bei Ihnen beginnen und enden – nicht bei der KI. Eine sorgfältige Prüfung des Ergebnisses ist entscheidend, denn nur Sie wissen am besten, was die Präsentation braucht, um erfolgreich zu sein.

Sie tragen letztlich die Verantwortung für das, was Sie präsentieren. Daher sollte jedes Ergebnis sorgfältig geprüft und bei Bedarf angepasst werden.

Try it out: You own the final output, but AI can help with grammar, spelling, and a professional tone. Try this prompt: 'Check this slide for grammar and spelling (US English) and flag any terms or phrases that an audience might consider too colloquial for a business context.' Check the output and use what fits best for your presentation.

Seien Sie prägnant und klar

KI kann nahezu sofort enorme Textmengen generieren. Große Textblöcke haben in einer wirkungsvollen Präsentation wenig Nutzen, denn Prägnanz und Klarheit sind entscheidend.

Ist jede Erkenntnis verständlich? Folgt der Text dem MECE-Prinzip (mutually exclusive, collectively exhaustive) zur Gruppierung von Informationen? Würden Aufzählungspunkte besser funktionieren als vollständige Sätze? KI kann Ihre Argumentation einem Plausibilitätscheck unterziehen und dabei helfen, diese Fragen zu beantworten. Doch Ihre menschliche Expertise trägt wesentlich dazu bei, jede Folie klarer zu machen.

Try it out: If you’re dealing with a large block of text, try this prompt: 'Turn this text into three bullet points. Each bullet should start with a strong verb, avoid repetition, and support the slide’s main takeaway.' Be sure to check the output closely to ensure nothing critical was lost when the text was shortened.

Lassen Sie KI nicht die Erzählstruktur Ihrer Präsentation bestimmen

KI-Tools können bemerkenswert gut darin sein, wichtige Erkenntnisse offenzulegen und Muster in Daten zu erkennen. Ihre Rolle als Kommunikator besteht darin zu wissen, welche Erkenntnisse am wichtigsten sind, welche Details weggelassen werden können und letztlich, welche Maßnahmen auf Basis der Erkenntnisse empfohlen werden sollten.

KI kann dazu beitragen, die Botschaften Ihrer Präsentation auf ein höheres Niveau zu bringen. Doch Ihr Urteilsvermögen, Ihre Expertise und Ihr Verständnis des geschäftlichen Kontexts sollten die Geschichte prägen, die Sie erzählen möchten.

Try it out: When your presentation is nearing completion, try the prompt, “Review this slide sequence and tell me whether the story flows logically from context to insight to recommendation. Flag any slide that feels out of order, repetitive or unnecessary.” Such prompts allow AI to help you refine the narrative but not choose it for you.

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