Cosa fare e cosa evitare quando si usa l’AI per le presentazioni

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I luoghi di lavoro stanno adottando sempre più l’AI, creando opportunità e sfide per migliorare la comunicazione nelle presentazioni.

Un sondaggio interno su come i dipendenti thinkcell usano strumenti AI di terze parti per le presentazioni mostra che alcune attività, come creare riepiloghi esecutivi e fare brainstorming di idee, fanno risparmiare una notevole quantità di tempo. Lo stesso sondaggio ha rivelato che le attività legate al testo nelle presentazioni hanno registrato il livello di soddisfazione più alto, evidenziando opportunità per usare l’AI e migliorare la comunicazione.

Tuttavia, usare l’AI in modo efficace per migliorare le slide richiede una certa attenzione ai dettagli. Ecco cosa fare, e cosa non fare, quando usi l’AI nel flusso di lavoro per creare presentazioni.

Comprendi bene il tuo pubblico

Che tu usi l’AI o meno, la tua presentazione deve essere pensata per il pubblico giusto. Ciò che funziona per una riunione interna del team probabilmente non sarà adatto a una presentazione per il top management o per clienti esterni.

Prompt generici portano a risultati generici. Modifica i prompt di conseguenza per fornire dettagli importanti sul pubblico di riferimento. Includi nel prompt il settore, il livello di seniority e l’obiettivo della presentazione per migliorare i risultati.

Try it out: Compare the results from two prompts, one with a generic prompt and the other with audience context. For the generic prompt, just ask, 'Rewrite this slide text to make it clearer.” For the audience-focused prompt, try something that closely matches the content of the slide, such as “Rewrite this slide for a CFO and executive-level audience. The goal is to help them quickly understand the financial situation. Keep the tone direct, professional, and concise.'

Non cadere nelle lusinghe

Un uso comune dell’AI nelle presentazioni è rivedere e perfezionare ciò che c’è nella slide. L’AI può essere un partner di confronto produttivo per testare le idee. Tuttavia, alcuni strumenti AI, soprattutto quando non ricevono istruzioni chiare, tendono ad assecondare i suggerimenti dell’utente invece di metterli in discussione.

Se il tuo strumento AI continua a sottolineare quanto siano brillanti le idee e notevoli gli insight che stai fornendo, fai un passo indietro, ascolta il tuo istinto e valuta se ti stai lasciando fuorviare dalle lusinghe dell’AI. Alcuni strumenti sono progettati per dare naturalmente risposte più equilibrate, e puoi inserire nel prompt istruzioni che chiedano all’AI di essere più critica nel feedback.

Try it out: Try this prompt the next time you get an overly-positive response: 'Review this slide as if you were a skeptical executive. Identify weak logic, hidden assumptions, and likely objections. Then suggest how to improve the framing while keeping the recommendation intact.' This helps shift the AI to a useful reviewer.

Dai priorità alla tua voce e a quella della tua organizzazione

Le persone a cui presenti, sia esterne sia interne, si aspettano un determinato tono di voce in tutta la presentazione. Qualcosa che appare poco autentico o chiaramente generato dall’AI, senza alcun tocco personale, riduce l’impatto della presentazione.

Quando generi testo con l’AI, è utile fornire contesto sul tono di voce da adottare. Fornire le linee guida del brand, ad esempio, può aiutare a garantire che l’output segua il tono dell’azienda. Anche spiegare chi sei e qual è il tuo ruolo (ad esempio, un consulente specializzato nel settore manifatturiero) è utile.

Try it out: Provide background information next time you prompt. 'Rewrite the following slide text in our organization’s voice. We are a marketing agency speaking to potential clients. The tone should be clear and analytical, similar to the attached brand guidelines.' Compare the output to how your team would speak in a meeting and adjust the prompt accordingly.

Non saltare il processo di revisione

Per quanto perfetti siano i tuoi prompt, il processo di controllo e revisione dovrebbe iniziare e finire con te, non con l’AI. Esaminare attentamente l’output è fondamentale, perché solo tu hai l’idea più chiara di ciò che serve alla presentazione per avere successo.

In ultima analisi, sei tu responsabile di ciò che presenti, quindi ogni output va esaminato attentamente e modificato se necessario.

Try it out: You own the final output, but AI can help with grammar, spelling, and a professional tone. Try this prompt: 'Check this slide for grammar and spelling (US English) and flag any terms or phrases that an audience might consider too colloquial for a business context.' Check the output and use what fits best for your presentation.

Sii conciso e chiaro

L’AI può generare un’enorme quantità di testo quasi istantaneamente. Enormi blocchi di testo servono a poco in una presentazione efficace, perché concisione e chiarezza sono ingredienti essenziali.

Ogni insight è comprensibile? Il testo segue il principio MECE (mutuamente esclusivo, collettivamente esaustivo) per raggruppare le informazioni? I punti elenco funzionerebbero meglio delle frasi complete? L’AI può fare un controllo di coerenza della tua narrazione e aiutarti a rispondere a queste domande, ma la tua esperienza umana può fare molto per portare chiarezza in ogni slide.

Try it out: If you’re dealing with a large block of text, try this prompt: 'Turn this text into three bullet points. Each bullet should start with a strong verb, avoid repetition, and support the slide’s main takeaway.' Be sure to check the output closely to ensure nothing critical was lost when the text was shortened.

Non lasciare che l’AI detti la narrazione della tua presentazione

Gli strumenti AI possono fare un lavoro notevole nel rivelare insight importanti e individuare schemi nei dati. Il tuo ruolo di comunicatore è sapere quali risultati sono più importanti, quali dettagli si possono tralasciare e, in ultima analisi, quali azioni raccomandare sulla base degli insight.

L’AI può aiutarti a portare i messaggi della tua presentazione a un livello superiore, ma sono il tuo giudizio, la tua competenza e la tua comprensione del contesto aziendale a dover guidare la storia che vuoi raccontare.

Try it out: When your presentation is nearing completion, try the prompt, “Review this slide sequence and tell me whether the story flows logically from context to insight to recommendation. Flag any slide that feels out of order, repetitive or unnecessary.” Such prompts allow AI to help you refine the narrative but not choose it for you.

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Da oltre 20 anni, thinkcell aiuta i professionisti aziendali a creare presentazioni PowerPoint d’impatto. Partendo dalla nostra esperienza, abbiamo lanciato thinkcell AI Suite, che contiene un set di strumenti AI progettati specificamente per le presentazioni aziendali.

Le funzionalità AI di thinkcell ti aiutano ad alzare lo standard di ogni slide con funzioni che ti permettono di comunicare meglio gli insight.

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