O que fazer e o que evitar ao usar IA em apresentações

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Os ambientes de trabalho estão adotando cada vez mais a IA, criando oportunidades e desafios para melhorar a comunicação em apresentações.

Uma pesquisa interna sobre como os colaboradores da thinkcell usam ferramentas de IA de terceiros para apresentações mostra que algumas tarefas — como criar resumos executivos e fazer brainstorming de ideias — economizam uma quantidade significativa de tempo. Essa mesma pesquisa revelou que as tarefas específicas de texto em apresentações tiveram o maior nível de satisfação, demonstrando oportunidades de usar IA para melhorar a comunicação.

No entanto, usar a IA de forma eficaz para melhorar seus slides exige atenção a alguns detalhes. Veja o que fazer — e o que não fazer — ao usar IA como parte do seu fluxo de criação de apresentações.

Entenda seu público

Usando IA ou não, sua apresentação deve ser direcionada ao público certo. O que funciona para uma reunião interna de equipe provavelmente não será adequado para uma apresentação à alta liderança ou a clientes externos.

Prompts genéricos levam a resultados genéricos. Ajuste seus prompts de acordo com o contexto para fornecer detalhes importantes sobre o público-alvo. Inclua no prompt o setor, o nível de senioridade e o objetivo da apresentação para melhorar os resultados.

Try it out: Compare the results from two prompts, one with a generic prompt and the other with audience context. For the generic prompt, just ask, 'Rewrite this slide text to make it clearer.” For the audience-focused prompt, try something that closely matches the content of the slide, such as “Rewrite this slide for a CFO and executive-level audience. The goal is to help them quickly understand the financial situation. Keep the tone direct, professional, and concise.'

Não se deixe levar pela bajulação

Um uso popular da IA em apresentações é revisar e refinar o que está no slide. A IA pode ser uma parceira produtiva para testar ideias. No entanto, algumas ferramentas de IA, especialmente quando não recebem instruções claras, tendem a concordar com as sugestões do usuário em vez de questioná-las.

Se sua ferramenta de IA vive mencionando que suas ideias são excelentes e seus insights são notáveis, dê um passo para trás, ouça sua intuição e avalie se você está sendo influenciado pela bajulação da IA. Algumas ferramentas são projetadas para oferecer respostas naturalmente mais equilibradas, e você pode usar instruções no seu prompt para pedir que a IA seja mais crítica no feedback.

Try it out: Try this prompt the next time you get an overly-positive response: 'Review this slide as if you were a skeptical executive. Identify weak logic, hidden assumptions, and likely objections. Then suggest how to improve the framing while keeping the recommendation intact.' This helps shift the AI to a useful reviewer.

Priorize a sua voz e a voz da sua organização

As pessoas para quem você está apresentando, sejam externas ou internas, esperam um determinado tom de voz ao longo da apresentação. Algo que pareça inautêntico ou claramente gerado por IA, sem nenhum toque pessoal, reduz o impacto da sua apresentação.

Ao gerar texto com IA, é útil fornecer contexto sobre o tom de voz a ser adotado. Fornecer as diretrizes da sua marca, por exemplo, pode ajudar a garantir que o resultado siga o tom da empresa. Explicar quem você é e qual é sua função (por exemplo, um consultor especializado em manufatura) também é útil.

Try it out: Provide background information next time you prompt. 'Rewrite the following slide text in our organization’s voice. We are a marketing agency speaking to potential clients. The tone should be clear and analytical, similar to the attached brand guidelines.' Compare the output to how your team would speak in a meeting and adjust the prompt accordingly.

Não pule o processo de revisão

Não importa o quão perfeitos sejam seus prompts, o processo de análise e revisão deve começar e terminar com você — não com a IA. Revisar cuidadosamente o resultado é essencial, pois só você tem a visão mais clara do que a apresentação precisa para ter sucesso.

Em última análise, você é responsável pelo que apresenta, portanto, cada resultado deve ser revisado com atenção e alterado conforme necessário.

Try it out: You own the final output, but AI can help with grammar, spelling, and a professional tone. Try this prompt: 'Check this slide for grammar and spelling (US English) and flag any terms or phrases that an audience might consider too colloquial for a business context.' Check the output and use what fits best for your presentation.

Seja conciso e claro

A IA pode gerar uma quantidade enorme de texto quase instantaneamente. Grandes blocos de texto têm pouca utilidade em uma apresentação eficaz, já que concisão e clareza são ingredientes essenciais.

Cada insight é compreensível? O texto segue o princípio MECE (mutuamente exclusivo, coletivamente exaustivo) para agrupar informações? Marcadores funcionariam melhor do que frases completas? A IA pode fazer uma verificação de bom senso da sua narrativa e ajudar a responder a essas perguntas, mas sua experiência humana pode contribuir muito para trazer clareza a cada slide.

Try it out: If you’re dealing with a large block of text, try this prompt: 'Turn this text into three bullet points. Each bullet should start with a strong verb, avoid repetition, and support the slide’s main takeaway.' Be sure to check the output closely to ensure nothing critical was lost when the text was shortened.

Não deixe a IA ditar a narrativa da sua apresentação

As ferramentas de IA podem fazer um trabalho impressionante ao revelar insights importantes e identificar padrões nos dados. Seu papel como comunicador é saber quais descobertas são mais importantes, quais detalhes podem ficar de fora e, em última instância, quais ações recomendar com base nos insights.

A IA pode ajudar a elevar o nível das mensagens da sua apresentação, mas seu julgamento, sua experiência e sua compreensão do contexto de negócios devem orientar a história que você está tentando contar.

Try it out: When your presentation is nearing completion, try the prompt, “Review this slide sequence and tell me whether the story flows logically from context to insight to recommendation. Flag any slide that feels out of order, repetitive or unnecessary.” Such prompts allow AI to help you refine the narrative but not choose it for you.

Crie slides, construa credibilidade com o thinkcell AI Suite

Há mais de 20 anos, a thinkcell ajuda profissionais de negócios a criar apresentações de PowerPoint impactantes. Com base na nossa experiência, lançamos thinkcell AI Suite, contendo um conjunto de ferramentas de IA desenvolvidas especificamente para apresentações de negócios.

Os recursos de IA da thinkcell ajudam você a elevar o padrão de cada slide com funcionalidades que ajudam a comunicar melhor os insights.

• Crie slides ou apresentações inteiras com base nos seus próprios prompts, em documentos que você carrega ou em dados de pesquisas na web.
• Faça edições precisas em objetos e gráficos thinkcell sem regenerar o slide nem deslocar o layout do slide.
• Use o chat de IA generativa para fazer brainstorming, analisar e melhorar slides, tudo dentro do PowerPoint.
• Analise seus dados do Excel e crie novas tabelas baseadas em fórmulas que ajudam você a descobrir insights.
• Gere títulos de slides e slides de resumo com qualidade de consultoria.
• Traduza apresentações inteiras para mais de 70 idiomas preservando os layouts.
• E muito mais.

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