Optimiza las ediciones de presentaciones de PowerPoint a gran escala

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Una presentación empresarial bien preparada puede marcar una gran diferencia, ya sea para cerrar un trato con un cliente o para comunicar con claridad las novedades de un proyecto a tu equipo. Pero seamos sinceros: crear diapositivas profesionales y atractivas puede llevar mucho tiempo.

Este boletín mensual de LinkedIn está pensado para profesionales que quieren crear presentaciones que destaquen y trabajar de forma más inteligente con PowerPoint y thinkcell. Tanto si ya tienes experiencia con PowerPoint como si estás empezando en el mundo de las presentaciones empresariales, este boletín te ayudará a crear diapositivas que capten la atención de tu audiencia e influyan en la toma de decisiones.

Cada mes compartiremos ideas y consejos que podrás incorporar fácilmente a tu trabajo diario para empezar a crear presentaciones empresariales con más impacto.

En esta edición, analizamos más de cerca cómo editar diapositivas a gran escala de forma eficiente, optimizando tanto tu tiempo como tu esfuerzo.

¡Que disfrutes la lectura!

Edita presentaciones más rápido con atajos

Cualquiera que haya creado presentaciones de PowerPoint sabe que la rapidez es una virtud cuando se trata de entregar a tiempo presentaciones claras y relevantes. Al trabajar con diapositivas cargadas de datos, a menudo son los pequeños ajustes y las tareas de formato los que consumen tu tiempo. Aunque esas pequeñas tareas de formato no pueden dejarse de lado, siempre puedes hacer estas ediciones de forma más eficiente y a gran escala.

Cada edición puede parecer solo una gota de agua por sí sola, pero cuando tienes que hacer los mismos cambios una y otra vez, es fácil sentir que te estás ahogando. Para ayudarte a mantenerte a flote, hemos reunido algunos consejos que te permitirán trabajar más rápido y hacer que las pequeñas tareas de formato sean un poco menos tediosas.

Dominar ciertos atajos para aplicar formato por lotes a los elementos de tus gráficos no solo reducirá la fricción en tus flujos de trabajo, sino que también mantendrá tus diapositivas con un aspecto profesional.

Seleccionar varios objetos y diapositivas en PowerPoint

Probablemente ya sabes que PowerPoint admite atajos conocidos como Ctrl+C, Ctrl+V y el imprescindible Ctrl+Z. Estos son bastante sencillos, pero los atajos de selección múltiple son más interesantes, porque su comportamiento depende de cómo y dónde se apliquen dentro del entorno de PowerPoint.

Los atajos de selección múltiple no son complicados, pero tienen sus matices. Dominar las distintas formas de seleccionar varios objetos aumentará tu soltura y te ayudará a crear diapositivas con más rapidez y precisión.

Seleccionar todo

El clásico Ctrl+A para "seleccionar todo" funciona en PowerPoint, pero el significado de "todo" depende de la parte de la interfaz de usuario de PowerPoint en la que estés trabajando:

Si estás trabajando en el panel de miniaturas de diapositivas, al pulsar Ctrl+A se seleccionan todas las diapositivas de la presentación. Esto puede ser útil para ediciones masivas, como cambiar el color de fondo de todas las diapositivas a la vez.
Si estás trabajando en una diapositiva en sí, Ctrl+A selecciona todos los objetos de esa diapositiva. No es habitual que quieras cambiar el color de todo a la vez, pero seleccionar todo y luego usar Ctrl+clic para deseleccionar lo que no necesitas puede ser más rápido que hacer clic en cada objeto por separado.
Si estás editando texto dentro de una forma o un cuadro de texto, Ctrl+A seleccionará solo todo el texto de ese objeto, lo que te permitirá ajustar el formato del texto. Para mantener la coherencia de tus diapositivas, normalmente te convendrá seleccionar varias formas y cuadros de texto a la vez y hacer ediciones masivas, de modo que no acabes con fuentes y tamaños de fuente distintos.

Aunque puedes seleccionar todos los objetos desde la cinta de PowerPoint, en la pestaña Inicio, dentro del grupo Edición, seleccionando Seleccionar > Seleccionar todo, los atajos de teclado sencillos siempre son más eficientes que navegar por menús y hacer clic repetidamente con el ratón.

Seleccionar diapositivas específicas

La mayoría de las veces querrás hacer cambios en algunas diapositivas de la presentación, pero no en todas, lo que significa que tendrás que seleccionar diapositivas específicas para editarlas. Aquí tienes algunas opciones:

En el panel de miniaturas de diapositivas, puedes usar Ctrl+clic para seleccionar varias diapositivas o Shift+clic para seleccionar un rango contiguo de diapositivas.
Si has seleccionado una diapositiva en el panel de miniaturas, puedes usar Shift+teclas de flecha para añadir rápidamente diapositivas adyacentes a tu selección.
Si tu presentación tiene secciones, también tienes la opción de seleccionar el nombre de la sección para seleccionar y editar todas las diapositivas de esa sección.
Para presentaciones más grandes, puedes usar el Clasificador de diapositivas, al que puedes acceder desde la cinta de PowerPoint en la pestaña Vista. En la vista Clasificador de diapositivas, puedes usar exactamente los mismos atajos que en el panel de miniaturas de diapositivas, pero tendrás una visión mucho más clara de todas tus diapositivas. Esta vista general te ayuda a seleccionar fácilmente varias diapositivas, incluso si no están cerca unas de otras en el flujo de la presentación.

Seleccionar objetos específicos en una diapositiva

Seleccionar varios objetos es muy habitual al ajustar el formato y la alineación para crear diseños de diapositivas coherentes y profesionales. Hay varias formas de seleccionar varios objetos:

Haz clic y arrastra para dibujar un marco alrededor de los objetos y seleccionarlos juntos. Para incluir un objeto en tu selección, asegúrate de que el objeto quede completamente dentro del marco de selección.
Para seleccionar varios objetos individuales, mantén pulsada la tecla Ctrl y haz clic en los objetos que quieras. Si tienes varios objetos seleccionados, también puedes usar Ctrl+clic para quitar un objeto de la selección. Ten en cuenta que, para hacer ediciones, debes soltar Ctrl antes de hacer clic con el botón derecho y abrir el menú contextual. De lo contrario, perderás la selección múltiple. En este contexto concreto, Shift+clic funciona exactamente de la misma manera.
Si trabajas con el panel Selección, al que puedes acceder desde la cinta de PowerPoint seleccionando Inicio > Edición > Seleccionar, puedes mantener pulsada la tecla Ctrl y hacer clic en los nombres de los objetos para seleccionarlos. Esto puede ser útil si estás editando una diapositiva muy cargada, con muchos objetos superpuestos que son difíciles de seleccionar con el ratón. Siempre que uses el panel Selección, hazte la vida más fácil asignando nombres descriptivos a tus objetos para poder identificarlos rápidamente.

Seleccionar varios elementos con thinkcell

thinkcell te ayuda a seleccionar varios elementos de tus gráficos y actualizarlos todos de una sola vez. No solo reduce las probabilidades de error, sino que también garantiza que los cambios por lotes sean coherentes en estilo y formato.

Shift + clic

Una forma de usar la selección múltiple lógica de elementos es hacer clic en el primer elemento, mantener pulsada la tecla Shift y hacer clic en el último elemento del rango que quieres seleccionar. Así puedes seleccionar un rango completo de elementos, como toda la serie.

Ctrl + A

Otra forma de seleccionar varios elementos de un grupo es hacer clic con el botón izquierdo en uno de los elementos, por ejemplo las etiquetas de segmento en un gráfico de columnas, y pulsar Ctrl+A para ampliar la selección a todos los elementos del mismo tipo. Al hacerlo, se seleccionan todas las etiquetas de esa serie. Si vuelves a pulsar Ctrl+A, puedes ampliar la selección a todas las etiquetas de todas las series.

Al pulsar Ctrl+A de nuevo, se seleccionan también todas las series y las etiquetas de categoría, ampliando básicamente la selección a todas las etiquetas del gráfico.

Ctrl + clic

Si quieres seleccionar algunos elementos del gráfico que no están relacionados, por ejemplo una etiqueta de serie y una etiqueta de total, thinkcell también te ayuda a seleccionar estos elementos fácilmente. Puedes hacerlo manteniendo pulsada la tecla Ctrl y seleccionando los elementos específicos que quieras elegir. Independientemente de si forman un rango contiguo o no, thinkcell te ayuda a seleccionar fácilmente estos elementos no relacionados.

Ctrl + Alt + Shift + teclas de flecha

Puedes ampliar la selección existente para incluir elementos adyacentes usando el atajo Ctrl+Alt+Shift y moviendo la tecla de flecha en la dirección que prefieras.

El camino a seguir

En las próximas ediciones, profundizaremos en técnicas avanzadas de PowerPoint para optimizar tus presentaciones y compartiremos tutoriales detallados de thinkcell para ayudarte a crear presentaciones empresariales que marquen la diferencia.

Deja un comentario abajo y cuéntanos qué te gustaría que tratáramos en las próximas ediciones de Behind the slides by thinkcell.

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