Behind the slides は、PowerPoint をより効率的に使いこなすために作られた定番リソースです。各号を受信トレイで受け取るには、LinkedIn で登録してください。
よく作り込まれたビジネスプレゼンテーションは、クライアントとの契約獲得でも、チームへのプロジェクト進捗の明確な共有でも、大きな違いを生み出します。しかし現実には、プロフェッショナルで魅力的なスライドの作成には時間がかかります。
この月刊 LinkedIn ニュースレターは、PowerPoint と thinkcell を活用して、ひときわ目を引くプレゼンテーションをよりスマートに作成したいプロフェッショナルのためのものです。PowerPoint の経験豊富なユーザーでも、ビジネスプレゼンテーションの世界に足を踏み入れたばかりの方でも、このニュースレターは、聴衆を引き込み、意思決定に影響を与えるスライド作成に役立ちます。
毎月、日々の業務にすぐ取り入れられ、よりインパクトのあるビジネスプレゼンテーション作りを始められるインサイトやヒントをお届けします。
今回の号では、時間と労力の両方を効率化しながら、スライドを大規模に編集する方法を詳しく見ていきます。
ぜひお楽しみください。
ショートカットでプレゼンテーション編集を高速化
PowerPoint プレゼンテーションを作成したことがある方なら、明確で意味のあるプレゼンテーションを期限内に仕上げるうえで、スピードが重要であることをご存じでしょう。データが多いスライドを扱う場合、時間を奪うのは小さな調整や書式設定作業であることが少なくありません。こうした細かな書式設定作業を放置することはできませんが、より効率的に、かつ大規模に編集することは可能です。
1つひとつの編集は小さな水滴のようなものかもしれませんが、同じ変更を何度も繰り返す必要があると、簡単に溺れているように感じてしまいます。そんな状況を乗り切れるよう、作業を速め、小さな書式設定作業の負担を少しでも軽くするためのヒントをまとめました。
グラフ要素を一括で書式設定するための特定のショートカットを使いこなすことで、ワークフローの摩擦を減らせるだけでなく、スライドをプロフェッショナルな見た目に保てます。
PowerPoint でオブジェクトとスライドを複数選択する
PowerPoint が Ctrl+C、Ctrl+V、そして何より重要な Ctrl+Z といったおなじみのショートカットに対応していることは、おそらくご存じでしょう。これらはとても分かりやすいものですが、複数選択のショートカットはより興味深いものです。PowerPoint 環境内でどのように、どこで適用するかによって動作が変わるためです。
複数選択のショートカットは複雑ではありませんが、細かな違いがあります。複数のオブジェクトを選択するさまざまな方法を習得すれば、習熟度が上がり、より速く正確にスライドを作成できるようになります。
すべてを選択
「すべて選択」の定番である Ctrl+A は PowerPoint でも機能しますが、「すべて」が何を意味するかは、PowerPoint のユーザーインターフェイスのどの部分で作業しているかによって異なります。
- スライドのサムネイル ペインで作業している場合、Ctrl+A を押すとプレゼンテーション内のすべてのスライドが選択されます。これは、すべてのスライドの背景色を一度に変更するような一括編集に便利です。
- 実際のスライド上のどこかで作業している場合、Ctrl+A はそのスライド上のすべてのオブジェクトを選択します。すべての色を一度に変更したい場面は多くありませんが、すべてを選択してから Ctrl+クリックで不要なものを選択解除する方が、各オブジェクトを個別にクリックするより速い場合があります。
- 図形やテキスト ボックス内のテキストを編集している場合、Ctrl+A はそのオブジェクト内のテキストだけをすべて選択し、テキストの書式を調整できるようにします。スライドの一貫性を保つには、通常、複数の図形やテキスト ボックスをまとめて選択し、一括編集することで、フォントやフォント サイズがばらつかないようにします。
PowerPoint リボンから、[ホーム] タブの [編集] グループで [選択] > [すべて選択] を選ぶことで、すべてのオブジェクトを選択することもできますが、シンプルなキーボード ショートカットは、メニューを移動したりマウス ボタンを何度もクリックしたりするより常に効率的です。
特定のスライドを選択する
多くの場合、プレゼンテーション内の一部のスライドだけを変更したいはずです。つまり、編集する特定のスライドを選択する必要があります。ここではいくつかの方法があります。
- スライドのサムネイル ペインでは、Ctrl+クリックで複数のスライドを選択したり、Shift+クリックで連続した範囲のスライドを選択したりできます。
- スライドのサムネイル ペインでスライドを選択している場合、Shift+矢印キーを使うと、選択範囲に隣接するスライドをすばやく追加できます。
- プレゼンテーションにセクションがある場合は、セクション名を選択して、そのセクション内のすべてのスライドを選択して編集することもできます。
- 大規模なプレゼンテーションでは、PowerPoint リボンの [表示] タブからアクセスできるスライド一覧を使用できます。スライド一覧表示では、スライドのサムネイル ペインとまったく同じショートカットを使用できますが、すべてのスライドをはるかに見やすく俯瞰できます。この概要表示により、プレゼンテーションの流れの中で近くにないスライドであっても、複数のスライドを簡単に選択できます。
スライド上の特定のオブジェクトを選択する
一貫性のあるプロフェッショナルなスライド レイアウトにするために、書式設定や配置を調整する際、複数のオブジェクトを選択することは非常によくあります。複数のオブジェクトを選択する方法はいくつかあります。
- クリックしてドラッグし、オブジェクトの周囲に枠を描いてまとめて選択します。選択範囲にオブジェクトを含めるには、そのオブジェクトが選択枠の内側に完全に収まっていることを確認してください。
- 複数の個別オブジェクトを選択するには、Ctrl を押しながら目的のオブジェクトをクリックします。複数のオブジェクトを選択している場合、Ctrl+クリックで選択範囲からオブジェクトを削除することもできます。編集を行うには、右クリックしてショートカット メニューを開く前に Ctrl を離す必要がある点に注意してください。そうしないと、複数選択が失われます。この特定の状況では、Shift+クリックもまったく同じように機能します。
- 選択ウィンドウを使う場合は、PowerPoint リボンから [ホーム] > [編集] > [選択] を選択してアクセスし、Ctrl を押しながらオブジェクト名をクリックして選択できます。これは、重なり合ったオブジェクトが多く、マウスで選択しにくい混み合ったスライドを編集する場合に便利です。選択ウィンドウを使用するときは、オブジェクトをすばやく識別できるよう、分かりやすい名前を付けておくと作業が楽になります。
thinkcell で要素を複数選択する
thinkcell は、グラフの複数の要素を選択し、それらを一括で更新するのに役立ちます。エラーの可能性を減らすだけでなく、一括変更におけるスタイルや書式の一貫性も確保します。
Shift + クリック
要素の論理的な複数選択を使用する方法の1つは、最初の要素をクリックし、Shift キーを押したまま、選択したい範囲の最後の要素をクリックすることです。これにより、系列全体など、要素の範囲全体を選択できます。
Ctrl + A
要素のグループを複数選択するもう1つの方法は、たとえば縦棒グラフのセグメント ラベルなど、いずれかの要素を左クリックし、Ctrl+A を選択して、同じ種類のすべての要素に選択範囲を拡張することです。これにより、その系列内のすべてのラベルが選択されます。もう一度 Ctrl+A をクリックすると、すべての系列内のすべてのラベルに選択範囲を拡張できます。
さらにもう一度 Ctrl+A を押すと、すべての系列ラベルとカテゴリ ラベルが選択され、基本的にはグラフ内のすべてのラベルに選択範囲が広がります。
Ctrl + クリック
たとえば1つの系列ラベルと1つの合計ラベルのように、グラフ内の関連のないいくつかの要素を選択したい場合も、thinkcell なら簡単に選択できます。Ctrl キーを押したまま、選択したい特定の要素を選択することで実行できます。それらが連続した範囲を形成しているかどうかに関係なく、thinkcell はこうした関連のない要素を簡単に選択できるようにします。
Ctrl + Alt + Shift + 矢印キー
Ctrl+Alt+Shift のショートカットを使用し、任意の方向に矢印キーを動かすことで、既存の選択範囲を隣接する要素まで拡張できます。
今後の展望
今後の号では、プレゼンテーションを効率化するための高度な PowerPoint テクニックをさらに掘り下げ、成果につながるビジネスプレゼンテーションの作成に役立つ thinkcell の詳しいチュートリアルをお届けします。
今後の Behind the slides by thinkcell で取り上げてほしい内容を、ぜひ下のコメントでお知らせください。
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