Semplificare le modifiche alle presentazioni PowerPoint su larga scala

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Una presentazione aziendale ben realizzata può fare una grande differenza, che si tratti di conquistare un cliente o di comunicare chiaramente al tuo team gli aggiornamenti di un progetto. Ma diciamolo: creare diapositive professionali e coinvolgenti può richiedere molto tempo.

Questa newsletter mensile su LinkedIn è pensata per i professionisti che vogliono creare presentazioni che si distinguono e lavorare in modo più intelligente con PowerPoint e thinkcell. Che tu sia un utente PowerPoint esperto o stia muovendo i primi passi nel mondo delle presentazioni aziendali, questa newsletter ti aiuterà a creare diapositive che catturano l’attenzione del pubblico e influenzano il processo decisionale.

Ogni mese condivideremo spunti e consigli che potrai integrare facilmente nel tuo lavoro quotidiano e iniziare a creare presentazioni aziendali più incisive.

In questa edizione analizziamo più da vicino come modificare le diapositive su larga scala, ottimizzando tempo e impegno.

Buona lettura!

Modificare le presentazioni più velocemente con le scorciatoie

Chiunque abbia creato presentazioni PowerPoint sa che la velocità è una virtù quando si tratta di consegnare in tempo presentazioni chiare e significative. Quando lavori con diapositive ricche di dati, spesso sono le piccole regolazioni e le attività di formattazione a consumare il tuo tempo. Anche se le attività di formattazione più piccole non possono essere ignorate, puoi sempre eseguire queste modifiche in modo più efficiente e su larga scala.

Ogni modifica, da sola, può sembrare solo una piccola goccia d’acqua, ma quando devi apportare le stesse modifiche più e più volte, è facile sentirsi sommersi. Per aiutarti a restare a galla, abbiamo raccolto alcuni consigli per lavorare più velocemente e rendere le piccole attività di formattazione un po’ meno spiacevoli.

Imparare a usare alcune scorciatoie per formattare in blocco gli elementi dei grafici non solo riduce gli attriti nei flussi di lavoro, ma mantiene anche le diapositive professionali.

Selezionare più oggetti e diapositive in PowerPoint

Probabilmente sai che PowerPoint supporta scorciatoie familiari come Ctrl+C, Ctrl+V e l’importantissimo Ctrl+Z. Sono abbastanza immediate, ma le scorciatoie per la selezione multipla sono più interessanti, perché il loro comportamento dipende da come e dove vengono applicate nell’ambiente PowerPoint.

Le scorciatoie per la selezione multipla non sono complicate, ma hanno le loro sfumature. Imparare i diversi modi per selezionare più oggetti aumenterà la tua padronanza e ti permetterà di creare diapositive in modo più rapido e preciso.

Selezionare tutto

Il classico Ctrl+A per "seleziona tutto" funziona in PowerPoint, ma il significato di "tutto" dipende dalla parte dell’interfaccia utente di PowerPoint in cui stai lavorando:

Se stai lavorando nel riquadro delle miniature delle diapositive, premendo Ctrl+A selezioni tutte le diapositive della presentazione. Può essere utile per modifiche in blocco, come cambiare il colore di sfondo di tutte le diapositive in una sola volta.
Se stai lavorando su una diapositiva vera e propria, Ctrl+A seleziona tutti gli oggetti presenti su quella diapositiva. Non capiterà spesso di voler cambiare il colore di tutto in una volta, ma selezionare tutto e poi usare Ctrl+clic per deselezionare ciò che non ti serve può essere più rapido che fare clic su ogni oggetto singolarmente.
Se stai modificando il testo all’interno di una forma o di una casella di testo, Ctrl+A selezionerà solo tutto il testo in quell’oggetto, permettendoti di modificarne la formattazione. Per mantenere le diapositive coerenti, di solito conviene selezionare insieme più forme e caselle di testo e applicare modifiche in blocco, così da non ritrovarti con font e dimensioni dei caratteri diversi.

Anche se puoi selezionare tutti gli oggetti dalla barra multifunzione di PowerPoint, nella scheda Home, nel gruppo Modifica, selezionando Seleziona > Seleziona tutto, le semplici scorciatoie da tastiera sono sempre più efficienti che navigare tra i menu e fare ripetutamente clic con il mouse.

Selezionare diapositive specifiche

Nella maggior parte dei casi vorrai apportare modifiche ad alcune diapositive della presentazione, ma non a tutte: dovrai quindi selezionare diapositive specifiche da modificare. Hai alcune opzioni:

Nel riquadro delle miniature delle diapositive puoi usare Ctrl+clic per selezionare più diapositive oppure Shift+clic per selezionare un intervallo contiguo di diapositive.
Se hai selezionato una diapositiva nel riquadro delle miniature, puoi usare Shift+tasti freccia per aggiungere rapidamente le diapositive adiacenti alla selezione.
Se la presentazione contiene sezioni, puoi anche selezionare il nome della sezione per selezionare e modificare tutte le diapositive al suo interno.
Per le presentazioni più grandi puoi usare Sequenza diapositive, accessibile dalla barra multifunzione di PowerPoint nella scheda Visualizza. Nella vista Sequenza diapositive puoi usare esattamente le stesse scorciatoie del riquadro delle miniature, ma hai una panoramica molto più chiara di tutte le diapositive. Questa panoramica ti aiuta a selezionare facilmente più diapositive, anche se non sono vicine tra loro nel flusso della presentazione.

Selezionare oggetti specifici in una diapositiva

Selezionare più oggetti è estremamente comune quando si regolano formattazione e allineamento per creare layout di diapositive coerenti e professionali. Esistono alcuni modi per selezionare più oggetti:

Fai clic e trascina per disegnare una cornice attorno agli oggetti e selezionarli insieme. Per includere un oggetto nella selezione, assicurati che sia completamente all’interno della cornice di selezione.
Per selezionare più oggetti singoli, tieni premuto Ctrl e fai clic sugli oggetti desiderati. Se hai selezionato più oggetti, puoi anche usare Ctrl+clic per rimuovere un oggetto dalla selezione. Tieni presente che, per apportare modifiche, devi rilasciare Ctrl prima di fare clic con il pulsante destro e aprire il menu di scelta rapida. In caso contrario, la selezione multipla andrà persa. In questo contesto specifico, Shift+clic funziona esattamente nello stesso modo.
Se lavori con il riquadro Selezione, accessibile dalla barra multifunzione di PowerPoint selezionando Home > Modifica > Seleziona, puoi tenere premuto Ctrl e fare clic sui nomi degli oggetti per selezionarli. Può essere utile quando modifichi una diapositiva molto affollata, con molti oggetti sovrapposti difficili da selezionare con il mouse. Ogni volta che usi il riquadro Selezione, semplificati la vita dando agli oggetti nomi significativi, così da poterli identificare rapidamente.

Selezionare più elementi con thinkcell

thinkcell ti aiuta a selezionare più elementi dei tuoi grafici e ad aggiornarli tutti in una volta. Non solo riduce le possibilità di errore, ma assicura anche che le modifiche in blocco siano coerenti nello stile e nella formattazione.

Shift + clic

Un modo per usare la selezione multipla logica degli elementi consiste nel fare clic sul primo elemento, tenere premuto il tasto Shift e fare clic sull’ultimo elemento dell’intervallo che vuoi selezionare. In questo modo puoi selezionare un intero intervallo di elementi, ad esempio tutta la serie.

Ctrl + A

Un altro modo per selezionare più elementi in un gruppo è fare clic con il pulsante sinistro su uno degli elementi, per esempio le etichette dei segmenti in un grafico a colonne, e selezionare Ctrl+A per estendere la selezione a tutti gli elementi dello stesso tipo. Così facendo, vengono selezionate tutte le etichette di quella serie. Facendo di nuovo clic su Ctrl+A, puoi estendere la selezione a tutte le etichette in tutte le serie.

Premendo ancora Ctrl+A, vengono selezionate anche tutte le serie e le etichette di categoria, estendendo di fatto la selezione a tutte le etichette del grafico.

Ctrl + clic

Se vuoi selezionare alcuni elementi del grafico non correlati tra loro, ad esempio un’etichetta di serie e un’etichetta del totale, thinkcell ti aiuta a selezionare facilmente anche questi elementi. Puoi farlo tenendo premuto il tasto Ctrl e selezionando poi gli elementi specifici che desideri scegliere. Che formino o meno un intervallo contiguo, thinkcell ti aiuta a selezionare facilmente questi elementi non correlati.

Ctrl + Alt + Shift + tasti freccia

Puoi estendere la selezione esistente per includere elementi adiacenti usando la scorciatoia Ctrl+Alt+Shift e premendo il tasto freccia nella direzione che preferisci.

La strada da seguire

Nelle prossime edizioni approfondiremo tecniche avanzate di PowerPoint per semplificare le tue presentazioni e condivideremo tutorial dettagliati su thinkcell per aiutarti a creare presentazioni aziendali davvero rilevanti.

Commenta qui sotto e dicci quali argomenti vorresti vedere nelle prossime edizioni di Behind the slides by thinkcell.

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