Simplifiez les modifications de présentations PowerPoint à grande échelle

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Une présentation professionnelle bien conçue peut faire toute la différence, qu’il s’agisse de remporter un contrat avec un client ou de communiquer clairement les mises à jour d’un projet à votre équipe. Mais soyons honnêtes : créer des diapositives professionnelles et attrayantes peut prendre beaucoup de temps.

Cette newsletter LinkedIn mensuelle s’adresse aux professionnels qui souhaitent créer des présentations qui se démarquent et travailler plus efficacement avec PowerPoint et thinkcell. Que vous soyez un utilisateur expérimenté de PowerPoint ou que vous fassiez vos premiers pas dans l’univers des présentations professionnelles, cette newsletter vous aidera à créer des diapositives qui captivent votre audience et influencent la prise de décision.

Chaque mois, nous partagerons des analyses et des conseils que vous pourrez facilement intégrer à votre travail quotidien pour commencer à créer des présentations professionnelles plus percutantes.

Dans cette édition, nous examinons de plus près la modification des diapositives à grande échelle, tout en optimisant votre temps et vos efforts.

Bonne lecture !

Modifier les présentations plus rapidement grâce aux raccourcis

Toute personne ayant créé des présentations PowerPoint sait que la rapidité est un atout lorsqu’il s’agit de livrer à temps des présentations claires et pertinentes. Lorsque vous travaillez sur des diapositives riches en données, ce sont souvent les petits ajustements et les tâches de mise en forme qui vous font perdre du temps. Même si ces petites tâches de mise en forme ne peuvent pas être ignorées, vous pouvez toujours les effectuer plus efficacement et à grande échelle.

Chaque modification peut sembler n’être qu’une petite goutte d’eau isolée, mais lorsque vous devez répéter les mêmes changements encore et encore, vous pouvez vite avoir l’impression d’être submergé. Pour vous aider à garder la tête hors de l’eau, nous avons rassemblé quelques conseils afin de travailler plus vite et de rendre les petites tâches de mise en forme un peu moins fastidieuses.

Maîtriser certains raccourcis pour mettre en forme par lots les éléments de vos graphiques réduira non seulement les frictions dans vos flux de travail, mais garantira aussi l’aspect professionnel de vos diapositives.

Sélectionner plusieurs objets et diapositives dans PowerPoint

Vous savez probablement que PowerPoint prend en charge des raccourcis courants comme Ctrl+C, Ctrl+V et l’indispensable Ctrl+Z. Ceux-ci sont assez simples, mais les raccourcis de sélection multiple sont plus intéressants, car leur comportement dépend de la manière et de l’endroit où ils sont appliqués dans l’environnement PowerPoint.

Les raccourcis de sélection multiple ne sont pas compliqués, mais ils comportent quelques subtilités. Maîtriser les différentes façons de sélectionner plusieurs objets renforcera votre efficacité et vous permettra de créer des diapositives plus rapidement et avec plus de précision.

Tout sélectionner

Le classique Ctrl+A pour "tout sélectionner" fonctionne dans PowerPoint, mais le sens de "tout" dépend de la partie de l’interface utilisateur de PowerPoint dans laquelle vous travaillez :

Si vous travaillez dans le volet des miniatures de diapositives, appuyer sur Ctrl+A sélectionne toutes les diapositives de votre présentation. Cela peut être utile pour des modifications groupées, comme changer la couleur d’arrière-plan de toutes vos diapositives en une seule fois.
Si vous travaillez quelque part sur une diapositive, Ctrl+A sélectionne tous les objets de cette diapositive. Vous ne voudrez pas souvent changer la couleur de tout en même temps, mais tout sélectionner puis utiliser Ctrl+clic pour désélectionner ce que vous ne voulez pas peut être plus rapide que de cliquer sur chaque objet individuellement.
Si vous modifiez du texte à l’intérieur d’une forme ou d’une zone de texte, Ctrl+A sélectionnera uniquement tout le texte de cet objet, ce qui vous permettra d’ajuster sa mise en forme. Pour assurer la cohérence de vos diapositives, vous voudrez normalement sélectionner plusieurs formes et zones de texte ensemble et effectuer des modifications groupées afin d’éviter des polices et tailles de police variables.

Même si vous pouvez sélectionner tous les objets depuis le ruban PowerPoint, dans l’onglet Accueil, groupe Modification, en sélectionnant Sélectionner > Sélectionner tout, les simples raccourcis clavier sont toujours plus efficaces que de parcourir les menus et de cliquer à répétition avec la souris.

Sélectionner des diapositives spécifiques

Le plus souvent, vous voudrez apporter des modifications à certaines diapositives de votre présentation, mais pas à toutes, ce qui signifie que vous devrez sélectionner des diapositives spécifiques à modifier. Plusieurs options s’offrent à vous :

Dans le volet des miniatures de diapositives, vous pouvez utiliser Ctrl+clic pour sélectionner plusieurs diapositives ou Maj+clic pour sélectionner une plage continue de diapositives.
Si vous avez sélectionné une diapositive dans le volet des miniatures de diapositives, vous pouvez utiliser Maj+touches fléchées pour ajouter rapidement des diapositives adjacentes à votre sélection.
Si votre présentation comporte des sections, vous pouvez également sélectionner le nom de la section pour sélectionner et modifier toutes les diapositives de cette section.
Pour les présentations plus volumineuses, vous pouvez utiliser la Trieuse de diapositives, accessible depuis le ruban PowerPoint dans l’onglet Affichage. Dans la vue Trieuse de diapositives, vous pouvez utiliser exactement les mêmes raccourcis que dans le volet des miniatures de diapositives, mais vous obtenez une vue d’ensemble beaucoup plus claire de toutes vos diapositives. Cette vue d’ensemble vous aide à sélectionner facilement plusieurs diapositives, même si elles ne sont pas proches les unes des autres dans le déroulé de votre présentation.

Sélectionner des objets spécifiques sur une diapositive

La sélection de plusieurs objets est extrêmement courante lorsque vous ajustez la mise en forme et l’alignement afin de créer des mises en page de diapositives cohérentes et professionnelles. Il existe plusieurs façons de sélectionner plusieurs objets :

Cliquez et faites glisser pour dessiner un cadre autour des objets afin de les sélectionner ensemble. Pour inclure un objet dans votre sélection, assurez-vous que l’objet se trouve entièrement dans votre cadre de sélection.
Pour sélectionner plusieurs objets individuels, maintenez Ctrl enfoncé et cliquez sur les objets souhaités. Si plusieurs objets sont sélectionnés, vous pouvez également utiliser Ctrl+clic pour retirer un objet de la sélection. Notez que pour effectuer des modifications, vous devez relâcher Ctrl avant de faire un clic droit pour ouvrir le menu contextuel. Sinon, votre sélection multiple sera perdue. Dans ce contexte précis, Maj+clic fonctionne exactement de la même manière.
Si vous travaillez avec le volet Sélection, accessible depuis le ruban PowerPoint en sélectionnant Accueil > Modification > Sélectionner, vous pouvez maintenir Ctrl enfoncé et cliquer sur les noms des objets pour les sélectionner. Cela peut être utile si vous modifiez une diapositive chargée avec de nombreux objets qui se chevauchent et sont difficiles à sélectionner à la souris. Chaque fois que vous utilisez le volet Sélection, facilitez-vous la vie en donnant à vos objets des noms explicites afin de pouvoir les identifier rapidement.

Sélectionner plusieurs éléments avec thinkcell

thinkcell vous aide à sélectionner plusieurs éléments de vos graphiques et à les mettre à jour tous en une seule fois. Cela réduit non seulement les risques d’erreur, mais garantit également que les modifications par lots restent cohérentes en matière de style et de mise en forme.

Maj + clic

Une façon d’utiliser la sélection multiple logique des éléments consiste à cliquer sur le premier élément, à maintenir la touche Maj enfoncée, puis à cliquer sur le dernier élément de la plage que vous souhaitez sélectionner. Vous pouvez ainsi sélectionner une plage complète d’éléments, comme l’ensemble d’une série.

Ctrl + A

Une autre façon de sélectionner plusieurs éléments d’un groupe consiste à faire un clic gauche sur l’un des éléments, par exemple les étiquettes de segment dans un graphique en colonnes, puis à utiliser Ctrl+A pour étendre votre sélection à tous les éléments du même type. Ainsi, toutes les étiquettes de cette série sont sélectionnées. En appuyant à nouveau sur Ctrl+A, vous pouvez étendre votre sélection à toutes les étiquettes de toutes les séries.

Appuyer encore une fois sur Ctrl+A sélectionne également toutes les séries et les étiquettes de catégories, ce qui étend en pratique la sélection à toutes les étiquettes du graphique.

Ctrl + clic

Si vous souhaitez sélectionner quelques éléments du graphique qui ne sont pas liés, par exemple une étiquette de série et une étiquette de total, thinkcell vous aide également à les sélectionner facilement. Pour ce faire, maintenez la touche Ctrl enfoncée, puis sélectionnez les éléments spécifiques que vous voulez choisir. Qu’ils forment ou non une plage continue, thinkcell vous aide à sélectionner facilement ces éléments sans lien entre eux.

Ctrl + Alt + Maj + touches fléchées

Vous pouvez étendre la sélection existante pour inclure des éléments adjacents à l’aide du raccourci Ctrl+Alt+Maj, puis déplacer la touche fléchée dans la direction de votre choix.

La suite

Dans les prochaines éditions, nous approfondirons des techniques PowerPoint avancées pour simplifier vos présentations et partagerons des tutoriels détaillés sur thinkcell afin de vous aider à créer des présentations professionnelles qui comptent.

Commentez ci-dessous et dites-nous les sujets que vous aimeriez nous voir aborder dans les prochaines éditions de Behind the slides by thinkcell.

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