So vermeiden Sie Dateninkonsistenzen auf Ihren PowerPoint-Folien

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Dateninkonsistenzen sind der schnellste Weg, Ihr Publikum zu verlieren, wenn Sie ein Reporting-Update präsentieren. Im Newsletter dieses Monats zeigen wir Ihnen vier Möglichkeiten, wie Sie Widersprüche vermeiden und sicherstellen, dass Ihre Folien eine konsistente Datengeschichte erzählen.

Viel Spaß beim Lesen.

Datenbasierte Variablen in Texten auf Folien verknüpfen

Angenommen, Sie haben ein Callout-Feld, das ein starkes Wachstum in einem bestimmten Segment hervorhebt. Der Text könnte eine Erkenntnis wie diese enthalten: „76 % Steigerung der Laptop-Verkäufe im 2. Quartal.“

Wenn Sie Text haben, der sich auf ein Diagramm oder eine Tabelle auf der Folie bezieht, betrachten Sie den Text genau und überlegen Sie, wie er sich ändern könnte. In diesem Fall könnte sich der Wert von 76 % ändern, die Fokuskategorie „Laptops“ könnte sich ändern und der Analysezeitraum, das 2. Quartal, könnte sich ändern.

Das sind drei Variablen und drei potenzielle Fehler, wenn Sie neue Daten erhalten.

Wenn es sich jedoch um Variablen handelt, können Sie sie berechnen. Wenn Ihre Daten in Excel vorliegen, können Sie mit einfachen Formeln je eine Zelle für die Wachstumsrate, eine für die Kategorie mit dem höchsten Wachstum und eine für den neuesten Zeitraum erstellen. Anschließend können Sie Zellen aus Excel mit PowerPoint-Objekten verknüpfen, einschließlich Diagrammbeschriftungen, Tabellen, Formen oder Textfeldern.

Wenn Sie datenbasierte Informationen mit Ihrer PowerPoint-Folie verknüpfen, vermeiden Sie potenzielle Fehler – auch dann, wenn Sie Ihren Bericht im nächsten Quartal aktualisieren.

Automatisieren Sie visuelle Hinweise, wo immer es möglich ist

Wenn Sie Aufgaben oder Ziele verwalten, erledigen Sie die detaillierte Nachverfolgung möglicherweise in einer Excel-Arbeitsmappe, während Sie eine PowerPoint-Folie als präsentationsfähige Version pflegen, die Sie mit Stakeholdern teilen.

Es ist nichts dagegen einzuwenden, zwei verschiedene Versionen zu haben, die zwei sehr unterschiedliche Zwecke erfüllen. Problematisch wird es, wenn es eine Diskrepanz zwischen beiden gibt.

Ihre Excel-Arbeitsmappe könnte zum Beispiel Datenbalken verwenden, um den Zielerreichungsgrad anzuzeigen. Für Ihre PowerPoint-Folie möchten Sie jedoch etwas visuell leichter Verständliches, also verwenden Sie Harvey Balls.

Sie kämen nicht auf die Idee, die Längen der Datenbalken in Excel manuell festzulegen – sie basieren auf den Erfüllungsprozentsätzen in der Arbeitsmappe. Warum also nicht dasselbe für Ihre Harvey Balls tun?

Verwenden Sie die Erfüllungsprozentsätze direkt oder fügen Sie eine Spalte mit einer einfachen Formel wie =INT($A1*4) hinzu, wenn Sie einen Harvey Ball mit vier Segmenten möchten. Verknüpfen Sie sie mit Ihrer Folie, um visuelle Hinweise zu erhalten, die in PowerPoint automatisch aktualisiert werden, sobald Sie in Excel etwas ändern.

Vermeiden Sie Nebenberechnungen für Diagrammanmerkungen

Zusätzliche Daten in ein Diagramm einzufügen – etwa mit einem CAGR-Pfeil oder einer Wertlinie – ist eine hervorragende Möglichkeit, die wichtigste Erkenntnis auf einen Blick zu zeigen. Anmerkungen, die auf konkreten Zahlen basieren, sind deutlich aussagekräftiger als Pfeile, die lediglich zeigen, dass eine Kennzahl um einen nicht näher bezeichneten Betrag gestiegen ist.

Die Gefahr bei zahlenbasierten Anmerkungen besteht darin, dass sie korrekt sein müssen. Wenn Sie zeigen, dass der Umsatz von 70.000 auf 100.000 steigt, und Ihr Pfeil eine Veränderung von 30 % angibt, wirkt das wie mangelnde Datenkompetenz. Danach werden Sie Ihr Publikum nicht mehr zurückgewinnen.

Aber man muss nicht dateninkompetent sein, um einen Fehler zu machen. Menschliche Fehler schleichen sich leicht ein – durch hastige Nebenberechnungen, eine Anmerkung, die stehen bleibt, obwohl sich die Diagrammdaten geändert haben, oder einen einfachen Tippfehler.

All diese Fallstricke können Sie vermeiden, indem Sie ein Diagrammtool wie thinkcell verwenden, das CAGR-Pfeile, Wertlinien, Differenzpfeile und andere Anmerkungen automatisch generiert – allesamt untrennbar mit dem Diagramm und den zugrunde liegenden Daten verbunden.

Vorsicht bei der manuellen Verwendung von Farben, die Bedeutung vermitteln

Wie oft haben Sie schon eine Folie gesehen, auf der eine positive Zahl rot eingefärbt war, und sich gefragt: Soll diese Zahl rot sein, weil ein Anstieg schlecht ist? Oder sollte sie grün sein und wurde nicht aktualisiert?

Wann immer Ihr Publikum von den Farben von Zahlen und Pfeilen abgelenkt wird, konzentriert es sich nicht auf die Botschaft der Folie.

Wenn Sie eine automatische Formatierung haben, die Farben auf Grundlage Ihrer Daten ändert, ist das in Ordnung. Wenn Sie Farben manuell festlegen, ist das jedoch riskant. Ein einziger Fehler kann die ganze Folie schlimmer als nutzlos machen.

Mit thinkcell haben Sie die Möglichkeit, Farben mithilfe bedingter Formatierung zu automatisieren, die mit einer Excel-Arbeitsmappe verknüpft ist. Mehr dazu erfahren Sie in unserem früheren Newsletter zur bedingten Formatierung in PowerPoint.

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Das war es für den Newsletter dieses Monats. Wenn Sie mehr über Daten-Workflows mit Excel, PowerPoint und thinkcell-Folienarbeitsmappen erfahren möchten, lesen Sie diese frühere Ausgabe von Behind the slides.

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