Como evitar inconsistências de dados nos seus slides do PowerPoint

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Inconsistências de dados são o caminho mais rápido para perder a atenção do seu público ao compartilhar uma atualização de relatório. Na newsletter deste mês, vamos apresentar quatro maneiras de evitar contradições e garantir que seus slides contem uma narrativa de dados consistente.

Boa leitura.

Vincule variáveis orientadas por dados em textos no slide

Imagine que você tenha uma caixa de destaque que enfatiza um forte crescimento em determinado segmento. O texto pode incluir uma constatação como: “aumento de 76% nas vendas de laptops no 2º trimestre”.

Sempre que você tiver um texto relacionado a um gráfico ou tabela no slide, analise o texto em detalhes e considere como ele pode mudar. Nesse caso, o valor de 76% pode mudar, a categoria em foco, laptops, pode mudar, e o período da análise, 2º trimestre, também pode mudar.

São três variáveis e três possíveis erros se você receber novos dados.

Mas, se são variáveis, você pode calculá-las. Se seus dados estiverem no Excel, você pode usar fórmulas simples para criar uma célula para a taxa de crescimento, outra para a categoria com maior crescimento e outra exibindo o período mais recente. Depois, você pode vincular células do Excel a objetos do PowerPoint, incluindo rótulos de gráficos, tabelas, formas ou caixas de texto.

Vincular qualquer informação orientada por dados ao seu slide do PowerPoint ajuda a evitar possíveis erros, mesmo quando você atualizar seu relatório no próximo trimestre.

Automatize sinais visuais sempre que possível

Se você gerencia tarefas ou metas, talvez faça o acompanhamento detalhado em uma pasta de trabalho do Excel, enquanto mantém um slide do PowerPoint como a versão apresentável que compartilha com as partes interessadas.

Não há nada de errado em ter duas versões diferentes que atendem a propósitos muito distintos. O problema pode surgir quando há uma desconexão entre as duas.

Por exemplo, sua pasta de trabalho do Excel pode usar barras de dados para mostrar o status de conclusão de metas, mas, para o slide do PowerPoint, você quer algo mais fácil de entender visualmente, então usa Harvey balls.

Você jamais pensaria em definir manualmente os comprimentos das barras de dados no Excel — elas se baseiam nas porcentagens de conclusão da pasta de trabalho. Então, por que não fazer o mesmo com suas Harvey balls?

Use as porcentagens de conclusão diretamente ou adicione uma coluna com uma fórmula simples, como =INT($A1*4), se quiser uma Harvey ball de quatro segmentos. Vincule-a ao seu slide para obter sinais visuais que são atualizados automaticamente no PowerPoint sempre que você alterar algo no Excel.

Evite cálculos paralelos para anotações em gráficos

Adicionar dados adicionais a um gráfico com uma seta de CAGR ou uma linha de valor é uma ótima maneira de mostrar a principal conclusão em um instante. Anotações apoiadas por números específicos têm muito mais impacto do que setas que apenas mostram que uma métrica aumentou em algum valor não especificado.

O risco de usar anotações baseadas em números é que elas precisam estar corretas. Se você mostrar as vendas subindo de 70K para 100K e sua seta disser que é uma variação de 30%, isso passa a impressão de falta de letramento em dados. Depois disso, você não recupera o seu público.

Mas você não precisa ter pouca familiaridade com dados para cometer um erro. Erros humanos acontecem facilmente com cálculos paralelos feitos às pressas, uma anotação esquecida quando os dados do gráfico mudam ou um simples erro de digitação.

Você pode evitar todas essas armadilhas usando uma ferramenta de criação de gráficos como o thinkcell, que gera automaticamente setas de CAGR, linhas de valor, setas de diferença e outras anotações, todas inseparáveis do gráfico e dos dados subjacentes.

Cuidado com o uso manual de cores que transmitem significado

Quantas vezes você já viu um slide com um número positivo em vermelho e se pegou perguntando: esse número deveria estar em vermelho porque um aumento é ruim? Ou deveria estar em verde e não foi atualizado?

Sempre que seu público se distrai com as cores de números e setas, ele deixa de focar na mensagem do slide.

Se você tem uma formatação automática que altera as cores com base nos seus dados, tudo bem. Se você define as cores manualmente, isso é perigoso. Basta um deslize para tornar o slide inteiro pior do que inútil.

Com o thinkcell, você tem opções para automatizar cores usando formatação condicional vinculada a uma pasta de trabalho do Excel. Saiba mais em nossa newsletter anterior sobre formatação condicional no PowerPoint.

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É isso para a newsletter deste mês. Se quiser saber mais sobre fluxos de trabalho de dados usando Excel, PowerPoint e pastas de trabalho de slides do thinkcell, você pode ler esta edição anterior do Behind the slides.

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