Cómo evitar incoherencias de datos en tus diapositivas de PowerPoint

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Las incoherencias de datos son la forma más rápida de perder a tu audiencia cuando compartes una actualización de informes. En el boletín de este mes, te explicamos cuatro formas de evitar contradicciones y lograr que tus diapositivas cuenten una historia con datos coherente.

Que disfrutes la lectura.

Vincula variables basadas en datos en los textos de las diapositivas

Imagina que tienes un cuadro de llamada que destaca un fuerte crecimiento en un segmento determinado. El texto podría incluir un hallazgo como: “Aumento del 76 % en las ventas de portátiles en el segundo trimestre”.

Siempre que tengas un texto relacionado con un gráfico o una tabla en la diapositiva, revisa el texto en detalle y piensa cómo podría cambiar. En este caso, podría cambiar el valor del 76 %, la categoría principal de portátiles y el periodo del análisis, el segundo trimestre.

Eso son tres variables y tres posibles errores si recibes datos nuevos.

Pero si son variables, puedes calcularlas. Si tus datos están en Excel, puedes usar fórmulas sencillas para crear una celda para la tasa de crecimiento, otra para la categoría con mayor crecimiento y otra que muestre el periodo más reciente. Luego puedes vincular celdas de Excel a objetos de PowerPoint, incluidas etiquetas de gráficos, tablas, formas o cuadros de texto.

Vincular cualquier información basada en datos a tu diapositiva de PowerPoint te ayuda a evitar posibles errores, incluso cuando actualices el informe el próximo trimestre.

Automatiza las señales visuales siempre que puedas

Si gestionas tareas u objetivos, puede que lleves el seguimiento detallado en un libro de Excel, mientras mantienes una diapositiva de PowerPoint como la versión presentable que compartes con las partes interesadas.

No hay nada de malo en tener dos versiones distintas que cumplen propósitos muy diferentes. El problema puede surgir cuando se desconectan entre sí.

Por ejemplo, tu libro de Excel podría usar barras de datos para mostrar el estado de cumplimiento de objetivos, pero para tu diapositiva de PowerPoint quieres algo más fácil de interpretar visualmente, así que usas Harvey balls.

Nunca se te ocurriría definir manualmente la longitud de las barras de datos en Excel: se basan en los porcentajes de finalización del libro. Entonces, ¿por qué no hacer lo mismo con tus Harvey balls?

Usa directamente los porcentajes de finalización o añade una columna con una fórmula sencilla como =INT($A1*4) si quieres un Harvey ball de cuatro segmentos. Vincúlalo a tu diapositiva para obtener señales visuales que se actualicen automáticamente en PowerPoint cada vez que cambies algo en Excel.

Evita cálculos aparte para las anotaciones de gráficos

Añadir datos adicionales a un gráfico con una flecha de CAGR o una línea de valor es una excelente forma de mostrar la idea clave al instante. Las anotaciones respaldadas por cifras concretas tienen mucho más impacto que las flechas que solo muestran que una métrica aumentó en una cantidad sin especificar.

El riesgo de usar anotaciones respaldadas por cifras es que tienen que ser correctas. Si muestras ventas que suben de 70K a 100K y tu flecha dice que es un cambio del 30 %, parece que no entiendes los datos. Después de eso, no recuperarás a tu audiencia.

Pero no hace falta no entender de datos para cometer un error. Los errores humanos se cuelan fácilmente con cálculos aparte hechos con prisa, una anotación que se queda ahí cuando cambian los datos del gráfico o una simple errata.

Puedes evitar todos estos problemas usando una herramienta de creación de gráficos como thinkcell, que genera automáticamente flechas de CAGR, líneas de valor, flechas de diferencia y otras anotaciones, todas ellas inseparables del gráfico y de sus datos subyacentes.

Ten cuidado con el uso manual del color cuando transmite significado

¿Cuántas veces has visto una diapositiva con un número positivo en rojo y te has preguntado: ¿este número debe estar en rojo porque un aumento es malo? ¿O debería estar en verde y no se ha actualizado?

Cuando tu audiencia se distrae con los colores de números y flechas, deja de centrarse en el mensaje de la diapositiva.

Si tienes un formato automático que cambia los colores según tus datos, perfecto. Si defines los colores manualmente, entonces es peligroso. Un solo descuido puede hacer que toda la diapositiva sea peor que inútil.

Con thinkcell, tienes opciones para automatizar colores mediante formato condicional vinculado a un libro de Excel. Puedes obtener más información en nuestro boletín anterior sobre formato condicional en PowerPoint.

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Eso es todo por el boletín de este mes. Si quieres saber más sobre flujos de trabajo con datos usando Excel, PowerPoint y los libros de diapositivas de thinkcell, puedes leer esta edición anterior de Behind the slides.

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