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レポートの更新内容を共有する際、データの不整合は聴衆の信頼を失う最も早い原因になります。今月のニュースレターでは、矛盾を避け、スライドで一貫したデータストーリーを伝えるための4つの方法をご紹介します。
ぜひお読みください。
スライド上のテキスト内のデータドリブンな変数をリンクする
たとえば、特定のセグメントでの大きな成長を強調する吹き出しボックスがあるとします。テキストには「第2四半期のノートPC売上が76%増加」といった結果が含まれるかもしれません。
スライド上のグラフや表に関連するテキストがある場合は、テキストを詳しく確認し、どのように変わり得るかを考えてください。この場合、76%という値、ノートPCという注目カテゴリ、そして分析対象期間である第2四半期が変わる可能性があります。
つまり、新しいデータを受け取った場合、3つの変数と3つの潜在的なエラーがあるということです。
しかし、それらが変数であれば計算できます。データがExcelにある場合、簡単な数式を使って、成長率用のセル、最も成長率の高いカテゴリ用のセル、最新の期間を表示するセルを作成できます。その後、Excelのセルを、グラフラベル、表、図形、テキストボックスなどのPowerPointオブジェクトにリンクできます。
データに基づく情報をPowerPointスライドにリンクしておくと、次の四半期にレポートを更新する場合でも、潜在的なエラーを避けることができます。
可能な限りビジュアルキューを自動化する
タスクや目標を管理している場合、細かな進捗管理はExcelブックで行い、関係者に共有する見栄えのよい版としてPowerPointスライドを維持しているかもしれません。
まったく異なる目的を持つ2つのバージョンを用意すること自体に問題はありません。問題が起こり得るのは、その2つの間にずれが生じたときです。
たとえば、Excelブックでは目標の達成状況を示すためにデータバーを使っている一方、PowerPointスライドではより視覚的に分かりやすいものにしたいので、Harvey ballsを使うとします。
Excelでデータバーの長さを手動で設定しようとは思わないはずです。データバーはブック内の達成率に基づいています。では、Harvey ballsでも同じようにしてみてはいかがでしょうか。
達成率をそのまま使用するか、4分割のHarvey ballにしたい場合は =INT($A1*4) のような簡単な数式を使った列を追加します。それをスライドにリンクすれば、Excelで何かを変更するたびにPowerPoint内で自動的に更新されるビジュアルキューを得られます。
グラフ注釈のための別計算を避ける
CAGR矢印や値ラインを使ってグラフに追加データを加えることは、重要なポイントを瞬時に示す優れた方法です。具体的な数値に基づく注釈は、指標が不特定の量だけ増加したことを示すだけの矢印よりも、はるかに強い印象を与えます。
数値に基づく注釈を使う際の危険は、それが正確でなければならないことです。売上が70Kから100Kに増加しているのに、矢印で30%の変化だと示していたら、データリテラシーがないように見えてしまいます。その後に聴衆の信頼を取り戻すことはできません。
しかし、データリテラシーがない人でなくてもミスは起こります。急いで行った別計算、グラフデータが変わった後に残された注釈、単純なタイプミスなど、人為的エラーは簡単に紛れ込みます。
thinkcellのようなグラフ作成ツールを使えば、こうした落とし穴をすべて避けることができます。CAGR矢印、値ライン、差分矢印、その他の注釈を自動生成でき、いずれもグラフおよびその基礎データと切り離せない形になります。
意味を伝える色の手動使用に注意する
プラスの数値が赤で表示されているスライドを見て、次のように疑問に思ったことはどれくらいありますか。この数値は、増加が悪いことを意味するため赤になっているのか。それとも本来は緑であるべきなのに更新されていないのか。
聴衆が数値や矢印の色に気を取られているとき、スライドのメッセージには集中していません。
データに基づいて色を変更する自動書式設定があるなら問題ありません。色を手動で設定している場合は危険です。たった一つのミスで、スライド全体が役に立たないどころか逆効果になりかねません。
thinkcellでは、Excelブックにリンクした条件付き書式を使用して色を自動化するためのオプションがあります。PowerPointでの条件付き書式について詳しくは、条件付き書式に関する過去のニュースレターをご覧ください。
今月のニュースレターは以上です。Excel、PowerPoint、thinkcellのスライドブックを使ったデータワークフローについてさらに知りたい方は、Behind the slidesの過去号をご覧いただけます。
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