Come evitare incongruenze nei dati nelle slide di PowerPoint

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Le incongruenze nei dati sono il modo più rapido per perdere l’attenzione del pubblico quando condividi un aggiornamento di reporting. Nella newsletter di questo mese ti guideremo attraverso quattro modi per evitare contraddizioni e assicurarti che le tue slide raccontino una storia dei dati coerente.

Buona lettura.

Collega variabili basate sui dati nei testi sulle slide

Immagina di avere un riquadro di richiamo che evidenzia una forte crescita in un determinato segmento. Il testo potrebbe includere un risultato come: “aumento del 76% nelle vendite di laptop nel Q2”.

Ogni volta che hai un testo collegato a un grafico o a una tabella presente nella slide, esamina il testo nel dettaglio e valuta come potrebbe cambiare. In questo caso, potrebbe cambiare il valore del 76%, potrebbe cambiare la categoria di riferimento, cioè i laptop, e potrebbe cambiare l’intervallo temporale dell’analisi, Q2.

Sono tre variabili e tre potenziali errori se ricevi nuovi dati.

Ma se sono variabili, puoi calcolarle. Se i tuoi dati sono in Excel, puoi usare formule semplici per creare una cella per il tasso di crescita, una per la categoria con la crescita più alta e una che mostra il periodo di tempo più recente. Puoi quindi collegare le celle dal tuo Excel agli oggetti di PowerPoint, inclusi etichette dei grafici, tabelle, forme o caselle di testo.

Collegare qualsiasi informazione basata sui dati alla tua slide di PowerPoint ti aiuta a evitare potenziali errori, anche quando aggiorni il report nel trimestre successivo.

Automatizza gli indicatori visivi ogni volta che puoi

Se gestisci attività o obiettivi, potresti fare il monitoraggio di dettaglio in una cartella di lavoro Excel, mantenendo al contempo una slide di PowerPoint come versione presentabile da condividere con gli stakeholder.

Non c’è nulla di sbagliato nell’avere due versioni diverse che servono a due scopi molto diversi. Il problema può nascere quando le due versioni non sono allineate.

Ad esempio, la tua cartella di lavoro Excel potrebbe usare barre dati per mostrare lo stato di completamento degli obiettivi, ma per la tua slide di PowerPoint vuoi qualcosa di più immediato da leggere visivamente, quindi usi gli Harvey ball.

Non ti verrebbe mai in mente di impostare manualmente la lunghezza delle barre dati in Excel: si basano sulle percentuali di completamento nella cartella di lavoro. Allora perché non fare lo stesso con i tuoi Harvey ball?

Usa direttamente le percentuali di completamento oppure aggiungi una colonna con una formula semplice come =INT($A1*4) se vuoi un Harvey ball a quattro segmenti. Collegala alla tua slide per ottenere indicatori visivi che si aggiornano automaticamente in PowerPoint ogni volta che modifichi qualcosa in Excel.

Evita calcoli separati per le annotazioni dei grafici

Aggiungere dati supplementari a un grafico con una freccia CAGR o una linea di valore è un ottimo modo per mostrare subito il messaggio chiave. Le annotazioni supportate da numeri specifici hanno un impatto molto maggiore rispetto a frecce che mostrano semplicemente che una metrica è aumentata di un importo non specificato.

Il rischio delle annotazioni basate sui numeri è che devono essere corrette. Se mostri vendite in crescita da 70K a 100K e la tua freccia indica una variazione del 30%, sembra che tu non sappia interpretare i dati. Dopo un errore così, non riconquisterai più il pubblico.

Ma non serve essere inesperti di dati per commettere un errore. Gli errori umani si insinuano facilmente con calcoli separati fatti di fretta, un’annotazione rimasta lì quando i dati del grafico cambiano, o un semplice refuso.

Puoi evitare tutte queste insidie usando uno strumento per grafici come thinkcell, che genera automaticamente frecce CAGR, linee di valore, frecce di differenza e altre annotazioni, tutte inseparabili dal grafico e dai dati sottostanti.

Fai attenzione all’uso manuale del colore quando comunica un significato

Quante volte hai visto una slide con un numero positivo colorato in rosso e ti sei ritrovato a chiederti: questo numero deve essere rosso perché un aumento è negativo? Oppure dovrebbe essere verde e non è stato aggiornato?

Ogni volta che il pubblico è distratto dai colori di numeri e frecce, non si sta concentrando sul messaggio della slide.

Se hai una formattazione automatica che cambia i colori in base ai dati, va bene. Se imposti i colori manualmente, invece, è rischioso. Basta un solo errore per rendere l’intera slide peggio che inutile.

Con thinkcell hai diverse opzioni per automatizzare i colori usando la formattazione condizionale collegata a una cartella di lavoro Excel. Puoi saperne di più nella nostra precedente newsletter sulla formattazione condizionale in PowerPoint.

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Per la newsletter di questo mese è tutto. Se vuoi saperne di più sui flussi di lavoro con i dati usando Excel, PowerPoint e le cartelle di lavoro per slide di thinkcell, puoi leggere questa edizione precedente di Behind the slides.

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