Comment éviter les incohérences de données dans vos diapositives PowerPoint

Behind the slides est la ressource incontournable conçue pour vous aider à travailler plus intelligemment avec PowerPoint. Inscrivez-vous sur LinkedIn pour recevoir chaque édition dans votre boîte de réception.

Les incohérences de données sont le moyen le plus rapide de perdre votre audience lorsque vous présentez un reporting. Dans la newsletter de ce mois-ci, nous vous présenterons quatre façons d’éviter les contradictions et de vous assurer que vos diapositives racontent une histoire de données cohérente.

Bonne lecture.

Liez les variables issues des données dans les textes de vos diapositives

Imaginons que vous ayez un encadré qui met en avant une forte croissance dans un segment donné. Le texte pourrait inclure un constat tel que : « 76 % d’augmentation des ventes d’ordinateurs portables au T2 ».

Chaque fois qu’un texte est lié à un graphique ou à un tableau présent sur une diapositive, examinez-le en détail et réfléchissez à la façon dont il pourrait évoluer. Dans ce cas, la valeur de 76 % pourrait changer, la catégorie mise en avant, à savoir les ordinateurs portables, pourrait changer, et la période d’analyse, le T2, pourrait changer.

Cela fait trois variables et trois erreurs potentielles si vous recevez de nouvelles données.

Mais s’il s’agit de variables, vous pouvez les calculer. Si vos données se trouvent dans Excel, vous pouvez utiliser des formules simples pour créer une cellule pour le taux de croissance, une pour la catégorie affichant la plus forte croissance, et une qui affiche la période la plus récente. Vous pouvez ensuite lier des cellules de votre fichier Excel à des objets PowerPoint, notamment des étiquettes de graphique, des tableaux, des formes ou des zones de texte.

Lier toute information fondée sur les données à votre diapositive PowerPoint vous aide à éviter les erreurs potentielles, même lorsque vous mettrez à jour votre rapport au trimestre suivant.

Automatisez les repères visuels dès que possible

Si vous gérez des tâches ou des objectifs, vous pouvez effectuer votre suivi détaillé dans un classeur Excel, tout en conservant une diapositive PowerPoint comme version présentable à partager avec les parties prenantes.

Il n’y a rien de mal à disposer de deux versions différentes répondant à deux objectifs très distincts. Ce qui peut poser problème, c’est lorsqu’il existe un décalage entre les deux.

Par exemple, votre classeur Excel peut utiliser des barres de données pour afficher l’état d’avancement des objectifs, mais pour votre diapositive PowerPoint, vous souhaitez quelque chose de plus facile à comprendre visuellement ; vous utilisez donc des Harvey balls.

Vous n’imagineriez pas définir manuellement la longueur des barres de données dans Excel : elles sont basées sur les pourcentages d’avancement du classeur. Alors pourquoi ne pas faire de même pour vos Harvey balls ?

Utilisez directement les pourcentages d’avancement ou ajoutez une colonne avec une formule simple comme =INT($A1*4) si vous souhaitez une Harvey ball à quatre segments. Liez-la à votre diapositive pour obtenir des repères visuels qui s’actualisent automatiquement dans PowerPoint chaque fois que vous modifiez quelque chose dans Excel.

Évitez les calculs annexes pour les annotations de graphiques

Ajouter des données supplémentaires à un graphique à l’aide d’une flèche de TCAC ou d’une ligne de valeur est un excellent moyen de faire ressortir instantanément le message clé. Les annotations étayées par des chiffres précis sont bien plus percutantes que des flèches qui indiquent simplement qu’un indicateur a augmenté d’un montant non spécifié.

Le risque avec les annotations fondées sur des chiffres, c’est qu’elles doivent être exactes. Si vous montrez des ventes passant de 70 K à 100 K et que votre flèche indique une variation de 30 %, cela donne l’impression d’un manque de maîtrise des données. Vous ne regagnerez pas votre audience après cela.

Mais il n’est pas nécessaire de manquer de maîtrise des données pour commettre une erreur. Les erreurs humaines s’insinuent facilement avec des calculs annexes effectués dans la précipitation, une annotation oubliée lorsque les données du graphique changent, ou une simple faute de frappe.

Vous pouvez éviter tous ces écueils en utilisant un outil de création de graphiques comme thinkcell, qui génère automatiquement des flèches de TCAC, des lignes de valeur, des flèches de différence et d’autres annotations, toutes indissociables du graphique et de ses données sous-jacentes.

Méfiez-vous de l’utilisation manuelle des couleurs lorsqu’elles transmettent une signification

Combien de fois avez-vous vu une diapositive avec un nombre positif en rouge et vous êtes-vous posé des questions : ce nombre est-il censé être rouge parce qu’une augmentation est négative ? Ou devrait-il être vert et n’a-t-il simplement pas été mis à jour ?

Chaque fois que votre audience est distraite par les couleurs des chiffres et des flèches, elle ne se concentre pas sur le message de la diapositive.

Si vous disposez d’une mise en forme automatique qui modifie les couleurs en fonction de vos données, tout va bien. Si vous définissez les couleurs manuellement, c’est risqué. Une seule erreur peut rendre toute la diapositive pire qu’inutile.

Avec thinkcell, vous disposez d’options pour automatiser les couleurs à l’aide d’une mise en forme conditionnelle liée à un classeur Excel. Pour en savoir plus, consultez notre précédente newsletter sur la mise en forme conditionnelle dans PowerPoint.

---

C’est tout pour la newsletter de ce mois-ci. Si vous souhaitez en savoir plus sur les workflows de données utilisant Excel, PowerPoint et les classeurs de diapositives thinkcell, vous pouvez lire cette précédente édition de Behind the slides.

N’oubliez pas de vous abonner pour ne manquer aucune actualité et, si ce n’est pas déjà fait, vous pouvez également suivre notre page LinkedIn pour découvrir davantage d’actualités, d’informations sur l’entreprise et d’astuces PowerPoint.