So halten Sie Ihre Excel- und PowerPoint-Tabellen synchron

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Wenn Sie dies lesen, verbringen Sie wahrscheinlich viel Zeit damit, in Excel mit Zahlen zu arbeiten. Wenn Sie schon einmal eine Analyse in Excel erstellt haben, wissen Sie vermutlich, wie aufwendig es sein kann, die Formatierung für eine Präsentation in einer PowerPoint-Tabelle nachzubilden.

In diesem Monat zeigen wir Ihnen die Details dieses Prozesses und wie Sie Zeit sparen, wenn Sie Ihre Excel-Tabellen nach PowerPoint übertragen.

Viel Spaß beim Lesen!

Tabellen aus Excel nach PowerPoint kopieren

Es gibt mehrere Möglichkeiten, Ihre Excel-Daten in eine PowerPoint-Tabelle zu übernehmen. Jede Methode hat jedoch ihre Eigenheiten, die sich auf Folgendes auswirken:

• Die Formatierung in PowerPoint.
• Die Verbindung zwischen Excel und PowerPoint.
• Wie Sie Zahlen in PowerPoint aktualisieren können.

Zielformatvorlagen verwenden

Die Verwendung von Zielformatvorlagen ist die Standardmethode für einfaches Kopieren und Einfügen. Das erhalten Sie, wenn Sie in Excel für den Zellbereich STRG+C und in PowerPoint STRG+V verwenden.

Die Tabelle wird im Stil Ihres aktuellen PowerPoint-Designs eingefügt. Anschließend können Sie die Zellen genauso bearbeiten, als hätten Sie die Tabelle direkt in PowerPoint erstellt.

Die Verwendung von Zielformatvorlagen ist hilfreich, die Tabelle erfordert aber wahrscheinlich etwas Feinarbeit, z. B. Fettdruck anwenden, Farben anpassen usw., damit sie zu Ihrem gesamten Folienlayout passt.

Wichtig ist: Wenn Sie diese Methode verwenden, sind die Daten in Ihrer PowerPoint-Tabelle nicht mit Ihrer Excel-Datei verbunden. Änderungen an den Excel-Zahlen müssen manuell auf der Folie aktualisiert werden. Außerdem verlieren Sie durch die Verwendung der auf dem Design Ihrer Präsentation basierenden Zielformatvorlage alle Formatierungen, die Sie bereits in Excel vorgenommen haben.

Ursprüngliche Formatierung beibehalten

Wenn Sie in Excel eine bestimmte Formatierung festgelegt haben und diese in Ihrer PowerPoint-Präsentation nicht verlieren möchten, sollten Sie die Option „Ursprüngliche Formatierung beibehalten“ wählen.

Jede kopierte Zelle ist in einer PowerPoint-Tabelle bearbeitbar, aber das Format, etwa Farben, Ausrichtungen oder sogar bedingte Formatierungen, bleibt wie in Ihrer Excel-Tabelle erhalten.

Wie bei der Verwendung von Zielformatvorlagen besteht keine Verbindung zu Excel. Änderungen in Excel müssen manuell auf der Folie aktualisiert werden.

Einbetten

Einbetten ist eine Option, wenn Sie Excel-Funktionen direkt in PowerPoint nutzen möchten. Ihre Excel-Tabelle erscheint zunächst in PowerPoint, ähnlich wie bei der Auswahl der Option zum Beibehalten der ursprünglichen Formatierung. Wenn Sie jedoch in PowerPoint auf die Tabelle klicken, können Sie die Zellen in einer Kopie Ihrer Excel-Datei bearbeiten.

Der Nachteil ist, dass die eingebettete Excel-Oberfläche sehr umständlich ist und Änderungen innerhalb von PowerPoint schwer umzusetzen sind. Außerdem wird beim Einbetten nur eine Kopie Ihrer ursprünglichen Excel-Datei erstellt. Wie bei den anderen Optionen werden Änderungen, die Sie an der Originaldatei vornehmen, daher nicht in PowerPoint übernommen.

Bild

Diese Option fügt Ihre Excel-Tabelle als Bild ein. Die Daten und die Formatierung können auf der Folie nicht bearbeitet werden, aber Sie können das Bild wie jedes andere Bild verschieben oder in der Größe ändern.

Das kann nützlich sein, wenn Sie einen Schnappschuss davon festhalten möchten, wie Ihre Excel-Datei zum Zeitpunkt des Einfügens aussieht, und sich keine Gedanken über spätere Änderungen machen möchten. Wenn Sie jedoch Änderungen aus Excel übernehmen möchten, müssen Sie das Bild erneut kopieren und einfügen, da die Aktualisierungen nicht automatisch angewendet werden.

Nur den Text beibehalten

Wenn Sie nur den Text beibehalten, entfernt PowerPoint die gesamte Formatierung aus der Excel-Tabelle und behält ausschließlich den Text bei.

Das kann praktisch sein, wenn Sie eine einzelne textlastige Zelle kopieren, ist für Datenbereiche jedoch überhaupt nicht geeignet, da die Tabellenstruktur verloren geht (wie im Bild oben zu sehen).

Excel über „Inhalte einfügen“ mit PowerPoint verknüpfen

Mit der Option „Inhalte einfügen“ können Sie Tabellen in PowerPoint einfügen, die mit Excel synchronisiert sind. Wenn Sie die Daten und die Formatierung in Excel aktualisieren, erscheinen Ihre Änderungen automatisch in PowerPoint. Diese Funktion ist praktisch, wenn Sie Ihre Daten häufig aktualisieren.

1. Kopieren Sie in Excel den Zellbereich, den Sie in PowerPoint einfügen möchten.
2. Wählen Sie in PowerPoint auf der Registerkarte Start die Option Einfügen > Inhalte einfügen.
3. Wählen Sie Verknüpfung einfügen, dann Microsoft Excel-Arbeitsblatt-Objekt und OK.

Der Zellbereich wird in PowerPoint als Tabelle mit identischer Formatierung wie in Excel angezeigt. Alle Änderungen, die Sie am Zellbereich in Excel vornehmen, erscheinen automatisch in PowerPoint. Sie können die Formatierung der Tabelle in PowerPoint jedoch nicht ändern. Um die Formatierung der Tabelle zu ändern, bearbeiten Sie den Zellbereich in Excel.

Eine Excel-Tabelle mit thinkcell zu PowerPoint hinzufügen

Wenn Sie thinkcell nutzen, stehen Ihnen Optionen mit einer deutlich verbesserten Synchronisierung zwischen Excel und PowerPoint zur Verfügung.

Unabhängig davon, ob Sie die ursprüngliche Excel-Formatierung beibehalten oder ein Bild der Daten verwenden, besteht eine Live-Verbindung zwischen den beiden Quellen. Aktualisierungen in Excel lassen sich leicht in PowerPoint übernehmen. Das bedeutet weniger Zeitaufwand für Formatierung und erneute Formatierung.

Eine Tabelle mit Excel-Formatierung einfügen

Erstellen Sie eine thinkcell-Tabelle, die der in Excel definierten Formatierung entspricht. Die Formatierung bleibt in PowerPoint vollständig bearbeitbar, sodass Sie sie für Ihre Folie wie bei jeder thinkcell-Tabelle anpassen können. Außerdem können Sie die Live-Synchronisierung beibehalten und alle Formatierungsänderungen, die Sie in Excel vornehmen, nahtlos übernehmen.

1. Markieren Sie in Excel die Zellen, die Sie in PowerPoint verwenden möchten.
2. Wählen Sie auf der thinkcell-Registerkarte Link to PowerPoint aus.
3. Wählen Sie Table with Formatting und legen Sie fest, wo in Ihrer Präsentation die Tabelle hinzugefügt werden soll.

Diese Methode ist ideal, wenn Ihre Excel-Datei regelmäßig aktualisiert wird – sei es bei der Formatierung oder bei den Zahlen. Das Einfügen mit Excel-Formatierung ist außerdem nützlich, wenn Ihr Unternehmen bestimmte Formatierungen verwendet (z. B. Zahlenformat oder Farben), da diese in PowerPoint beibehalten werden.

Ein Bild Ihrer Excel-Tabelle einfügen

Wenn Ihre Tabelle exakt mit Excel übereinstimmen muss, können Sie sie als Bild einfügen, wobei die Formatierung direkt in Excel gesteuert wird.

1. Markieren Sie in Excel die Zellen, die Sie in PowerPoint verwenden möchten.
2. Klicken Sie auf der thinkcell-Registerkarte auf die Schaltfläche Link to PowerPoint.
3. Wählen Sie Table as Image und legen Sie fest, wo in Ihrer Präsentation die Tabelle hinzugefügt werden soll.

Auch wenn es sich um ein Bild handelt, können Sie Änderungen in Excel automatisch auf der Folie übernehmen. Das spart wertvolle Zeit und macht wiederholtes Kopieren und Einfügen überflüssig. Diese Methode ist besonders wertvoll, wenn Sie mit sensiblen Zahlen arbeiten, bei denen absolute Sicherheit erforderlich ist.

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