Cómo mantener sincronizadas tus tablas de Excel y PowerPoint

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Si estás leyendo esto, es muy probable que dediques tiempo a trabajar con números en Excel. Si has hecho un análisis en Excel, seguramente sabes el esfuerzo que supone replicar el formato en una tabla de PowerPoint para una presentación.

Este mes te mostraremos todos los detalles de este proceso y cómo ahorrar tiempo al llevar tus tablas de Excel a PowerPoint.

¡Que disfrutes la lectura!

Copiar tablas de Excel a PowerPoint

Hay varias opciones para llevar tus datos de Excel a una tabla de PowerPoint. Sin embargo, cada método tiene sus particularidades, que afectan a:

• El formato dentro de PowerPoint.
• La conexión entre Excel y PowerPoint.
• La forma en que puedes actualizar cualquier número en PowerPoint.

Usar estilos de destino

Usar estilos de destino es el método predeterminado para copiar y pegar de forma sencilla. Es lo que obtendrás si usas CTRL+C en el rango de celdas en Excel y CTRL+V en PowerPoint.

La tabla se pega con el estilo del tema de PowerPoint actual. Después puedes editar las celdas como si hubieras creado la tabla directamente en PowerPoint.

Usar estilos de destino es útil, pero es probable que la tabla necesite algunos ajustes, como aplicar negrita, cambiar colores, etc., para encajar con el diseño general de la diapositiva.

Es importante tener en cuenta que, al usar este método, los datos de tu tabla de PowerPoint no están conectados a tu Excel. Cualquier cambio en los números de Excel requerirá una actualización manual de la diapositiva. Además, al usar el estilo de destino basado en el tema de tu presentación, perderás cualquier formato que ya hayas aplicado en Excel.

Mantener formato de origen

Si has definido un formato específico en Excel y no quieres perderlo en tu presentación de PowerPoint, entonces “mantener formato de origen” es la opción que debes elegir.

Cada celda copiada se puede editar en una tabla de PowerPoint, pero el formato, como los colores, las alineaciones o incluso el formato condicional, se mantiene igual que en tu tabla de Excel.

Al igual que al usar estilos de destino, no hay conexión con Excel. Cualquier cambio en Excel requiere una actualización manual de la diapositiva.

Incrustar

Incrustar es una opción si quieres tener la funcionalidad de Excel directamente dentro de PowerPoint. Tu tabla de Excel aparece inicialmente en PowerPoint, de forma muy similar a cuando eliges mantener el formato de origen. Sin embargo, al hacer clic en la tabla en PowerPoint, puedes editar las celdas dentro de una copia de tu Excel.

La desventaja es que la interfaz de Excel incrustada es muy engorrosa y resulta difícil hacer cambios dentro de PowerPoint. Además, incrustar solo crea una copia de tu archivo de Excel original. Por eso, al igual que con las demás opciones, cualquier cambio que hagas en el archivo original no se reflejará en PowerPoint.

Imagen

Esta opción pega tu tabla de Excel como una imagen. Los datos y el formato no se pueden editar en la diapositiva, pero puedes mover o cambiar el tamaño de la imagen como harías con cualquier otra.

Esto puede ser útil si quieres capturar una instantánea del aspecto de tu archivo de Excel en el momento en que se pega y no quieres preocuparte de que cambie más adelante. Sin embargo, si sí quieres reflejar los cambios que hagas en Excel, tendrás que copiar y pegar la imagen otra vez, ya que las actualizaciones no se aplicarán automáticamente.

Mantener solo texto

Si eliges mantener solo texto, PowerPoint elimina todo el formato de la tabla de Excel y conserva únicamente el texto.

Esto puede resultar práctico cuando copias una sola celda con mucho texto, pero no es adecuado en absoluto para rangos de datos, ya que pierdes la estructura tabular (como se ve en la imagen de arriba).

Vincular Excel con PowerPoint mediante pegado especial

Con la opción Pegado especial, puedes insertar tablas en PowerPoint sincronizadas con Excel. Cuando actualizas los datos y el formato en Excel, los cambios aparecen automáticamente en PowerPoint. Esta función es práctica si actualizas tus datos con frecuencia.

1. En Excel, copia el rango de celdas que quieres pegar en PowerPoint.
2. En PowerPoint, en la pestaña Inicio, selecciona Pegar > Pegado especial.
3. Selecciona Pegar vínculo, luego selecciona Objeto de hoja de cálculo de Microsoft Excel y Aceptar.

El rango de celdas aparece en PowerPoint como una tabla con un formato idéntico al de Excel. Cualquier cambio que hagas en el rango de celdas en Excel aparecerá automáticamente en PowerPoint. Sin embargo, no puedes cambiar el formato de la tabla en PowerPoint. Para cambiar el formato de la tabla, edita el rango de celdas en Excel.

Añadir una tabla de Excel a PowerPoint con thinkcell

Si usas thinkcell, tienes opciones con una sincronización mucho mejor entre Excel y PowerPoint.

Ya sea que elijas mantener el formato original de Excel o usar una imagen de los datos, tendrás una conexión en directo entre ambas fuentes. Cualquier actualización en Excel puede reflejarse fácilmente en PowerPoint. Esto significa menos tiempo dedicado a dar formato y volver a dar formato.

Insertar una tabla con formato de Excel

Crea una tabla de thinkcell que coincida con el formato definido en Excel. El formato sigue siendo totalmente editable en PowerPoint, así que puedes ajustarlo para tu diapositiva como lo harías con cualquier tabla de thinkcell. También puedes mantener la sincronización en directo y reflejar sin problemas cualquier cambio de formato que hagas en Excel.

1. En Excel, resalta las celdas que quieres en PowerPoint.
2. Selecciona Link to PowerPoint en la pestaña de thinkcell.
3. Selecciona Table with Formatting y elige en qué parte de la presentación quieres añadir la tabla.

Este método es ideal si tu Excel se actualiza con regularidad, ya sea en el formato o en los números. Además, insertar con formato de Excel es útil si tu empresa usa un formato específico (por ejemplo, formato de número o colores), ya que se conservará en PowerPoint.

Insertar una imagen de tu tabla de Excel

Si tu tabla debe coincidir exactamente con Excel, puedes insertarla como una imagen cuyo formato se controla directamente en Excel.

1. En Excel, resalta las celdas que quieres en PowerPoint.
2. Haz clic en el botón Link to PowerPoint en la pestaña de thinkcell.
3. Selecciona Table as Image y elige en qué parte de la presentación quieres añadir la tabla.

Aunque se trate de una imagen, puedes reflejar automáticamente en la diapositiva cualquier cambio realizado en Excel. Esto ahorra un tiempo valioso y elimina la necesidad de copiar y pegar una y otra vez. Este método es especialmente valioso cuando trabajas con cifras delicadas que requieren total confianza.

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