Come mantenere sincronizzate le tabelle di Excel e PowerPoint

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Se stai leggendo queste righe, è molto probabile che passi del tempo a lavorare con i numeri in Excel. Se hai fatto un’analisi in Excel, probabilmente sai quanto impegno serve per replicare la formattazione in una tabella PowerPoint per una presentazione.

Questo mese ti mostreremo tutti i dettagli di questo processo e come risparmiare tempo quando porti le tue tabelle Excel in PowerPoint.

Buona lettura!

Copiare tabelle da Excel a PowerPoint

Ci sono diverse opzioni per portare i dati di Excel in una tabella PowerPoint. Tuttavia, ogni metodo ha le sue particolarità, che incidono su:

• La formattazione in PowerPoint.
• Il collegamento tra Excel e PowerPoint.
• Il modo in cui puoi aggiornare eventuali numeri in PowerPoint.

Usa stili destinazione

L’uso degli stili destinazione è il metodo predefinito per un semplice copia e incolla. È ciò che ottieni se usi CTRL+C sull’intervallo di celle in Excel e CTRL+V in PowerPoint.

La tabella viene incollata nello stile del tema PowerPoint corrente. Puoi quindi modificare le celle proprio come se avessi creato la tabella direttamente in PowerPoint.

Usare gli stili destinazione è utile, ma probabilmente la tabella richiederà qualche ritocco, come applicare il grassetto, modificare i colori e così via, per adattarsi al layout complessivo della slide.

È importante notare che, quando usi questo metodo, i dati nella tabella PowerPoint non sono collegati al tuo Excel. Qualsiasi modifica ai numeri in Excel richiederà un aggiornamento manuale della slide. Inoltre, usando lo stile destinazione basato sul tema della presentazione, perderai qualsiasi formattazione già applicata in Excel.

Mantieni formattazione originale

Se hai impostato una formattazione specifica in Excel e non vuoi perderla nella presentazione PowerPoint, allora l’opzione da scegliere è “mantieni formattazione originale”.

Ogni cella copiata è modificabile in una tabella PowerPoint, ma il formato, come colori, allineamenti o persino la formattazione condizionale, rimane uguale a quello della tabella Excel.

Come per l’uso degli stili destinazione, non c’è alcun collegamento con Excel. Qualsiasi modifica in Excel richiede un aggiornamento manuale della slide.

Incorpora

L’incorporamento è un’opzione se vuoi avere le funzionalità di Excel direttamente in PowerPoint. Inizialmente la tabella Excel appare in PowerPoint in modo molto simile a quando scegli di mantenere la formattazione originale. Tuttavia, facendo clic sulla tabella in PowerPoint puoi modificare le celle all’interno di una copia del tuo Excel.

Lo svantaggio è che l’interfaccia Excel incorporata è molto macchinosa ed è difficile apportare modifiche in PowerPoint. Inoltre, l’incorporamento crea solo una copia del file Excel originale. Quindi, come per le altre opzioni, qualsiasi modifica apportata al file originale non verrà riflessa in PowerPoint.

Immagine

Questa opzione incolla la tabella Excel come immagine. I dati e la formattazione non possono essere modificati nella slide, ma puoi spostare o ridimensionare l’immagine come faresti con qualsiasi altra immagine.

Può essere utile se vuoi acquisire un’istantanea dell’aspetto del file Excel nel momento in cui viene incollato e non vuoi preoccuparti che cambi in seguito. Tuttavia, se vuoi riflettere le modifiche apportate in Excel, dovrai copiare e incollare di nuovo l’immagine, perché gli aggiornamenti non verranno applicati automaticamente.

Mantieni solo testo

Se scegli di mantenere solo il testo, PowerPoint rimuove tutta la formattazione dalla tabella Excel e conserva solo il testo.

Può essere pratico quando copi una singola cella ricca di testo, ma non è affatto adatto agli intervalli di dati, perché perdi la struttura tabellare (come si vede nell’immagine sopra).

Collegare Excel a PowerPoint con Incolla speciale

Usando l’opzione Incolla speciale, puoi inserire in PowerPoint tabelle sincronizzate con Excel. Quando aggiorni i dati e la formattazione in Excel, le modifiche compaiono automaticamente in PowerPoint. Questa funzione è comoda se aggiorni spesso i dati.

1. In Excel, copia l’intervallo di celle che vuoi incollare in PowerPoint.
2. In PowerPoint, nella scheda Home, seleziona Incolla > Incolla speciale.
3. Seleziona Incolla collegamento, quindi seleziona Oggetto Foglio di lavoro Microsoft Excel e OK.

L’intervallo di celle appare in PowerPoint come una tabella con formattazione identica a quella di Excel. Qualsiasi modifica apportata all’intervallo di celle in Excel comparirà automaticamente in PowerPoint. Tuttavia, non puoi modificare la formattazione della tabella in PowerPoint. Per modificare la formattazione della tabella, modifica l’intervallo di celle in Excel.

Aggiungere una tabella Excel a PowerPoint con thinkcell

Se usi thinkcell, hai a disposizione opzioni con una sincronizzazione molto migliore tra Excel e PowerPoint.

Che tu scelga di mantenere la formattazione originale di Excel o di usare un’immagine dei dati, avrai un collegamento live tra le due fonti. Qualsiasi aggiornamento in Excel può essere riflesso facilmente in PowerPoint. Questo significa meno tempo speso a formattare e riformattare.

Inserisci una tabella con formattazione Excel

Crea una tabella thinkcell che corrisponda alla formattazione definita in Excel. La formattazione resta comunque completamente modificabile in PowerPoint, così puoi perfezionarla per la tua slide come faresti con qualsiasi tabella thinkcell. Puoi anche mantenere la sincronizzazione live e riflettere senza problemi qualsiasi modifica di formattazione apportata in Excel.

1. In Excel, evidenzia le celle che vuoi in PowerPoint.
2. Seleziona Link to PowerPoint dalla scheda thinkcell.
3. Seleziona Table with Formatting e scegli dove aggiungere la tabella nella presentazione.

Questo metodo è ideale se il tuo Excel viene aggiornato regolarmente, sia nella formattazione sia nei numeri. Inoltre, l’inserimento con formattazione Excel è utile se la tua azienda usa una formattazione specifica (ad esempio formato numero o colori), perché verrà mantenuta in PowerPoint.

Inserisci un’immagine della tua tabella Excel

Se la tabella deve corrispondere esattamente a Excel, puoi inserirla come immagine, con la formattazione controllata direttamente in Excel.

1. In Excel, evidenzia le celle che vuoi in PowerPoint.
2. Fai clic sul pulsante Link to PowerPoint nella scheda thinkcell.
3. Seleziona Table as Image e scegli dove aggiungere la tabella nella presentazione.

Anche se si tratta di un’immagine, puoi riflettere automaticamente nella slide qualsiasi modifica apportata in Excel. Questo fa risparmiare tempo prezioso ed elimina la necessità di copiare e incollare più volte. Questo metodo è particolarmente prezioso quando si lavora con numeri sensibili e serve la massima affidabilità.

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