Comment synchroniser vos tableaux Excel et PowerPoint

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Si vous lisez ceci, il y a de fortes chances que vous passiez du temps à travailler avec des chiffres dans Excel. Si vous avez déjà réalisé une analyse dans Excel, vous savez probablement combien d’efforts il faut pour reproduire votre mise en forme dans un tableau PowerPoint destiné à une présentation.

Ce mois-ci, nous vous présentons les rouages de ce processus et vous expliquons comment gagner du temps lorsque vous importez vos tableaux Excel dans PowerPoint.

Bonne lecture !

Copier des tableaux d’Excel vers PowerPoint

Il existe plusieurs options pour importer vos données Excel dans un tableau PowerPoint. Cependant, chaque méthode a ses particularités, qui influent sur :

• La mise en forme dans PowerPoint.
• La connexion entre Excel et PowerPoint.
• La manière dont vous pouvez mettre à jour les nombres dans PowerPoint.

Utiliser les styles de destination

L’utilisation des styles de destination est la méthode par défaut pour un simple copier-coller. C’est ce que vous obtenez si vous utilisez CTRL+C sur la plage de cellules dans Excel et CTRL+V dans PowerPoint.

Le tableau est collé dans le style du thème PowerPoint actuel. Vous pouvez ensuite modifier les cellules comme si vous aviez créé le tableau directement dans PowerPoint.

L’utilisation des styles de destination est utile, mais le tableau nécessitera probablement quelques ajustements, comme appliquer du gras, modifier les couleurs, etc., afin de s’intégrer à la mise en page générale de votre diapositive.

Point important : lorsque vous utilisez cette méthode, les données de votre tableau PowerPoint ne sont pas connectées à votre fichier Excel. Toute modification des nombres dans Excel nécessitera une mise à jour manuelle de la diapositive. De plus, en utilisant le style de destination basé sur le thème de votre présentation, vous perdrez toute mise en forme déjà effectuée dans Excel.

Conserver la mise en forme source

Si vous avez défini une mise en forme spécifique dans Excel et que vous ne voulez pas la perdre dans votre présentation PowerPoint, l’option « conserver la mise en forme source » est celle à choisir.

Chaque cellule copiée est modifiable dans un tableau PowerPoint, mais le format, comme les couleurs, les alignements ou même la mise en forme conditionnelle, reste identique à celui de votre tableau Excel.

Comme avec les styles de destination, il n’y a pas de connexion à Excel. Toute modification dans Excel nécessite une mise à jour manuelle de la diapositive.

Incorporer

L’incorporation est une option si vous souhaitez disposer des fonctionnalités d’Excel directement dans PowerPoint. Votre tableau Excel apparaît initialement dans PowerPoint, un peu comme lorsque vous choisissez de conserver la mise en forme source. Toutefois, en cliquant sur le tableau dans PowerPoint, vous pouvez modifier les cellules dans une copie de votre fichier Excel.

L’inconvénient est que l’interface Excel intégrée est très lourde, et qu’il est difficile d’effectuer des modifications dans PowerPoint. De plus, l’incorporation ne fait qu’une copie de votre fichier Excel d’origine. Ainsi, comme avec les autres options, les modifications apportées au fichier d’origine ne seront pas reflétées dans PowerPoint.

Image

Cette option colle votre tableau Excel sous forme d’image. Les données et la mise en forme ne peuvent pas être modifiées sur la diapositive, mais vous pouvez déplacer ou redimensionner l’image comme n’importe quelle autre image.

Cela peut être utile si vous souhaitez capturer un instantané de l’apparence de votre fichier Excel au moment où il est collé, sans avoir à vous soucier d’éventuelles modifications ultérieures. Toutefois, si vous souhaitez refléter les changements effectués dans Excel, vous devrez copier et coller à nouveau l’image, car les mises à jour ne seront pas appliquées automatiquement.

Conserver uniquement le texte

Si vous choisissez de conserver uniquement le texte, PowerPoint supprime toute la mise en forme du tableau Excel et ne conserve que le texte.

Cela peut être pratique lorsque vous copiez une seule cellule contenant beaucoup de texte, mais ce n’est pas du tout adapté aux plages de données, car vous perdez la structure tabulaire (comme on le voit dans l’image ci-dessus).

Lier Excel à PowerPoint avec le collage spécial

Avec l’option Collage spécial, vous pouvez insérer dans PowerPoint des tableaux synchronisés avec Excel. Lorsque vous mettez à jour les données et la mise en forme dans Excel, vos modifications apparaissent automatiquement dans PowerPoint. Cette fonctionnalité est pratique si vous mettez fréquemment vos données à jour.

1. Dans Excel, copiez la plage de cellules que vous souhaitez coller dans PowerPoint.
2. Dans PowerPoint, dans l’onglet Accueil, sélectionnez Coller > Collage spécial.
3. Sélectionnez Coller avec liaison, puis Objet Feuille de calcul Microsoft Excel et OK.

La plage de cellules apparaît dans PowerPoint sous forme de tableau avec une mise en forme identique à celle d’Excel. Toute modification que vous apportez à la plage de cellules dans Excel apparaîtra automatiquement dans PowerPoint. Toutefois, vous ne pouvez pas modifier la mise en forme du tableau dans PowerPoint. Pour modifier la mise en forme du tableau, modifiez la plage de cellules dans Excel.

Ajouter un tableau Excel à PowerPoint avec thinkcell

Si vous utilisez thinkcell, vous disposez d’options offrant une synchronisation nettement améliorée entre Excel et PowerPoint.

Que vous choisissiez de conserver la mise en forme Excel d’origine ou d’utiliser une image des données, vous bénéficierez d’une connexion dynamique entre les deux sources. Toute mise à jour dans Excel peut être facilement reflétée dans PowerPoint. Vous passez ainsi moins de temps à mettre en forme et à reformater.

Insérer un tableau avec la mise en forme Excel

Créez un tableau thinkcell qui reprend la mise en forme définie dans Excel. La mise en forme reste entièrement modifiable dans PowerPoint, ce qui vous permet de l’affiner pour votre diapositive comme vous le feriez pour n’importe quel tableau thinkcell. Vous pouvez également conserver la synchronisation dynamique et refléter de manière fluide toute modification de mise en forme effectuée dans Excel.

1. Dans Excel, mettez en surbrillance les cellules que vous souhaitez utiliser dans PowerPoint.
2. Sélectionnez Link to PowerPoint dans l’onglet thinkcell.
3. Sélectionnez Table with Formatting et choisissez l’emplacement où ajouter le tableau dans votre présentation.

Cette méthode est idéale si votre fichier Excel est régulièrement mis à jour, que ce soit au niveau de la mise en forme ou des chiffres. De plus, l’insertion avec la mise en forme Excel est utile si votre entreprise utilise une mise en forme spécifique (par exemple, le format des nombres ou les couleurs), car celle-ci sera conservée dans PowerPoint.

Insérer une image de votre tableau Excel

Si votre tableau doit correspondre exactement à Excel, vous pouvez l’insérer sous forme d’image, la mise en forme étant alors contrôlée directement dans Excel.

1. Dans Excel, mettez en surbrillance les cellules que vous souhaitez utiliser dans PowerPoint.
2. Cliquez sur le bouton Link to PowerPoint dans l’onglet thinkcell.
3. Sélectionnez Table as Image et choisissez l’emplacement où ajouter le tableau dans votre présentation.

Même s’il s’agit d’une image, vous pouvez refléter automatiquement toute modification apportée dans Excel sur la diapositive. Vous gagnez ainsi un temps précieux et évitez d’avoir à copier-coller à répétition. Cette méthode est particulièrement précieuse lorsque vous travaillez avec des chiffres sensibles qui exigent une fiabilité totale.

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