Como manter suas tabelas do Excel e do PowerPoint sincronizadas

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Se você está lendo isto, há uma boa chance de passar tempo trabalhando com números no Excel. Se você já fez uma análise no Excel, provavelmente sabe o esforço necessário para replicar sua formatação em uma tabela do PowerPoint para uma apresentação.

Neste mês, vamos mostrar os detalhes desse processo e como economizar tempo ao levar suas tabelas do Excel para o PowerPoint.

Boa leitura!

Copiando tabelas do Excel para o PowerPoint

Há várias opções para levar seus dados do Excel para uma tabela do PowerPoint. No entanto, cada método tem suas particularidades que afetam:

• A formatação no PowerPoint.
• A conexão entre o Excel e o PowerPoint.
• Como você pode atualizar quaisquer números no PowerPoint.

Usar estilos de destino

Usar estilos de destino é o método padrão para copiar e colar de forma simples. É isso que você obtém ao usar CTRL+C no intervalo de células no Excel e CTRL+V no PowerPoint.

A tabela é colada no estilo do tema atual do PowerPoint. Depois, você pode editar as células como se tivesse criado a tabela diretamente no PowerPoint.

Usar estilos de destino é útil, mas a tabela provavelmente exigirá alguns ajustes finos, como aplicar negrito, alterar cores etc., para se adequar ao layout geral do slide.

É importante ressaltar que, ao usar esse método, os dados na sua tabela do PowerPoint não ficam conectados ao Excel. Qualquer alteração nos números do Excel exigirá uma atualização manual no slide. Além disso, ao usar o estilo de destino baseado no tema da sua apresentação, você perderá qualquer formatação que já tenha feito no Excel.

Manter formatação original

Se você definiu uma formatação específica no Excel e não quer perdê-la na sua apresentação do PowerPoint, então “manter formatação original” é a opção a escolher.

Cada célula copiada é editável em uma tabela do PowerPoint, mas o formato, como cores, alinhamentos ou até mesmo formatação condicional, permanece igual ao da sua tabela do Excel.

Assim como ao usar estilos de destino, não há conexão com o Excel. Qualquer alteração no Excel exige uma atualização manual no slide.

Incorporar

A incorporação é uma opção se você quer ter recursos do Excel diretamente no PowerPoint. Sua tabela do Excel aparece inicialmente no PowerPoint, de modo muito parecido com quando você opta por manter a formatação original. No entanto, clicar na tabela no PowerPoint permite editar as células dentro de uma cópia do seu Excel.

A desvantagem é que a interface incorporada do Excel é muito trabalhosa, e é difícil fazer alterações dentro do PowerPoint. Além disso, a incorporação cria apenas uma cópia do seu arquivo original do Excel. Portanto, assim como nas outras opções, quaisquer alterações feitas no arquivo original não serão refletidas no PowerPoint.

Imagem

Esta opção cola sua tabela do Excel como uma imagem. Os dados e a formatação não podem ser editados no slide, mas você pode mover ou redimensionar a imagem como faria com qualquer outra figura.

Isso pode ser útil se você quiser capturar um instantâneo de como seu arquivo do Excel está no momento em que é colado e não quiser se preocupar com alterações posteriores. No entanto, se você quiser refletir alterações feitas no Excel, precisará copiar e colar a imagem novamente, pois as atualizações não serão aplicadas automaticamente.

Manter somente texto

Se você optar por manter somente texto, o PowerPoint removerá toda a formatação da tabela do Excel, mantendo apenas o texto.

Isso pode ser prático quando você está copiando uma única célula com muito texto, mas não é nada adequado para intervalos de dados, pois você perde a estrutura tabular (como visto na imagem acima).

Vinculando o Excel ao PowerPoint com Colar Especial

Usando a opção Colar Especial, você pode inserir tabelas no PowerPoint que ficam sincronizadas com o Excel. Quando você atualiza os dados e a formatação no Excel, suas alterações aparecem automaticamente no PowerPoint. Esse recurso é conveniente se você atualiza seus dados com frequência.

1. No Excel, copie o intervalo de células que você deseja colar no PowerPoint.
2. No PowerPoint, na guia Início, selecione Colar > Colar Especial.
3. Selecione Colar vínculo, depois selecione Objeto de Planilha do Microsoft Excel e OK.

O intervalo de células aparece no PowerPoint como uma tabela com formatação idêntica à do Excel. Quaisquer alterações feitas no intervalo de células no Excel aparecerão automaticamente no PowerPoint. No entanto, você não pode alterar a formatação da tabela no PowerPoint. Para alterar a formatação da tabela, edite o intervalo de células no Excel.

Adicionando uma tabela do Excel ao PowerPoint com o thinkcell

Se você é usuário do thinkcell, tem opções com uma sincronização muito melhor entre Excel e PowerPoint.

Seja ao optar por manter a formatação original do Excel ou usar uma imagem dos dados, você terá uma conexão ativa entre as duas fontes. Qualquer atualização no Excel pode ser facilmente refletida no PowerPoint. Isso significa menos tempo gasto com formatação e reformatação.

Inserir uma tabela com formatação do Excel

Crie uma tabela do thinkcell que corresponda à formatação definida no Excel. A formatação continua totalmente editável no PowerPoint, para que você possa refiná-la para o seu slide como faria com qualquer tabela do thinkcell. Você também pode manter a sincronização ativa e refletir de forma contínua quaisquer alterações de formatação feitas no Excel.

1. No Excel, destaque as células que você deseja no PowerPoint.
2. Selecione Link to PowerPoint na guia do thinkcell.
3. Selecione Table with Formatting e escolha onde adicionar a tabela na sua apresentação.

Esse método é ideal se seu Excel é atualizado regularmente, seja na formatação ou nos números. Além disso, inserir com a formatação do Excel é útil se sua empresa usa uma formatação específica (por exemplo, formato numérico ou cores), pois ela será mantida no PowerPoint.

Inserir uma imagem da sua tabela do Excel

Se sua tabela precisa corresponder exatamente ao Excel, você pode inseri-la como uma imagem, com a formatação controlada diretamente no Excel.

1. No Excel, destaque as células que você deseja no PowerPoint.
2. Clique no botão Link to PowerPoint na guia do thinkcell.
3. Selecione Table as Image e escolha onde adicionar a tabela na sua apresentação.

Mesmo sendo uma imagem, você pode refletir automaticamente no slide qualquer alteração feita no Excel. Isso economiza um tempo precioso e elimina a necessidade de copiar e colar repetidamente. Esse método é especialmente valioso ao trabalhar com números sensíveis que exigem total confiança.

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