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今回は、「小さな改善の積み重ね」という考え方をPowerPointプレゼンテーションにどのように取り入れられるかを見ていきます。スライドの品質に大きな効果をもたらすために、どのような小さな改善ができるでしょうか。
重要なスライドチェック項目をAからZまでまとめた完全版を、当社のブログで公開しています。ここでは全リストは取り上げませんが、まずはAの「alignment（配置）」から始めます。今月のBehind the slidesニュースレターでは、このテーマを詳しく掘り下げます。
ぜひお楽しみください。
Aはalignment（配置）のA
配置は、小さな変更が大きな効果を生む好例です。洗練された配置はそれほど目立ちませんが、ずれた配置は大きな妨げになります。ここでは、図形をより効率的に整列し、完璧にバランスの取れたレイアウトを簡単に作成するための、専門家による6つのヒントをご紹介します。
スマートガイドでマウスにもチャンスを
配置は精密さが求められる操作です。残念ながら、PowerPointには配置用のキーボードショートカットがなく、マウスも慎重で計算された動きが得意とは言えません。ただし、スマートガイドを有効にすれば、少し楽になります。スライド上の何もない場所を右クリックし、Gid and Guides > Smart Guidesを選択すると、図形を所定の位置に吸着させるのに役立つ細い線が表示され、マウス操作をある程度コントロールしやすくなります。
ヒント: 専用のキーボードショートカットがなくても、オブジェクトを効率よく複数選択する方法を身につければ、配置作業をスピードアップできます。選択範囲を正確に指定するためのオプションやショートカットをおさらいしたい場合は、当社の過去のニュースレターをご覧ください。
配置ツールにすばやくアクセスする
PowerPointの配置ツールは、［ホーム］タブの［配置］メニュー、さらに［整列］の下に隠れています。そこまで移動してから、必要な具体的なツールを選択する必要があります。スライドレイアウトを調整するたびに何度も行う可能性のある1つの操作に、少なくとも3回のクリックが必要になります。
thinkcellを使用している場合は、すべての配置ツールと分布ツールにthinkcellタブからアクセスできます。使用していない場合でも、クイックアクセスツールバーに追加すれば、すべてワンクリックで利用でき、マウスの移動も大幅に減らせます。これだけで即座に3倍の改善になります。キーボード操作派の方は、Altキーと対応する番号コードでクイックアクセスツールバーのコマンドを使うこともできます。
ヒント: クイックアクセスツールバーで、どのツールがどの番号に割り当てられているかを覚えるのは大変ですし、試行錯誤に頼ると作業が遅くなります。賢い解決策は、主要な配置ツールの順序をテンキーのレイアウトに合わせることです。Align Topを8（上矢印）、下を2、左を4、右を6に配置すれば、要素をすばやく直感的に整列できます。
スライド間でオブジェクトを揃える
スライド内のオブジェクトの配置だけでなく、プレゼンテーション全体で一貫した位置に保つことも重要です。デッキをクリックして進めるたびに、見出しが上下に跳ねるような状態は避けたいものです。
位置を一貫させる方法の1つは、テンプレートとスライドマスターを使うことです。また、スライドマスターに含まれていない図形を追加する場合は、あるスライドから別のスライドへコピーします。貼り付けると、自動的に同じ位置に配置されます。すばやく、簡単で、正確です。
ヒント: 右クリック > Grid and Guides > Add Horizontal/Vertical Guideから個別のガイドを追加できます。ガイドを追加したら、マウスで適切な位置までドラッグできます。すると、プレゼンテーション全体のすべてのスライドで一貫した配置に使える線が得られます。既存のガイドを表示/非表示にしたい場合は、Alt+F9です。
スライドに合わせるをオフにする
2つのオブジェクトを選択して整列ボタンのいずれかを押したとき、両方が予期せずスライドの端に移動してしまうことがあります。おかしくなったわけではありません。PowerPointのHome > Arrange > Alignにはトグル設定があり、Align to Selected ObjectsではなくAlign to Slideに設定されている場合があります。この設定を変更すれば、オブジェクトは通常どおり整列するはずです。
ヒント: 配置の動作を変更しようとしてもAlign to Selected Objectsがグレー表示になっている場合は、先に少なくとも2つのオブジェクトを選択する必要があるためである可能性が高いです。2つの図形を一緒に選択すると、そのオプションを利用できるようになります。
自動調整しない
配置を大きく乱す可能性がある設定の1つが、「テキストに合わせて図形のサイズを調整する」オプションが設定されたテキストボックスです。レイアウトを確実にコントロールする最善の方法は、すべての図形を「自動調整しない」に設定することです。そうすれば、テキストが長すぎる場合はすぐに気づけますし、気づかないうちに図形が変形してしまうこともありません。
ヒント: 新しい図形すべてに目的の設定を適用するには、「自動調整しない」に設定された図形を右クリックし、コンテキストメニューから［既定の図形に設定］を選択するだけです。
図形内のテキスト配置に注意する
2つの図形の境界線が上揃えになっていても、一方のテキストがもう一方より長い場合、その中のテキストはずれて見えることがあります。これを解決するには、図形のテキスト配置も調整する必要があります。たとえば、プレゼンテーションの見出しのテキストは左上に揃えるべきです。これにより、1行の見出しでも2行の見出しでも、同じ位置に固定されます。
ヒント: 通常は、図形自体の配置に対応する垂直方向のテキスト配置を適用するのが望ましいです。図形が下揃えの場合は、垂直方向のテキスト配置を下揃えに設定すると、スライド全体のレイアウトにとって最も重要な図形の端にテキストが結び付いて表示されます。
今回のBehind the slidesは以上です。最新情報を見逃さないよう、ぜひご登録ください。まだフォローしていない方は、ニュース、会社の最新情報、PowerPointのヒントを受け取るために、LinkedInでフォローすることもできます。