Wählen Sie den besten Datenworkflow für Ihre Präsentationen

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In diesem Monat beschäftigen wir uns damit, wie Sie bei der Arbeit mit Daten in PowerPoint manuelle Arbeit reduzieren und die Genauigkeit verbessern können. Vielleicht entdecken Sie ja neue Arbeitsweisen, die Sie mit ins neue Jahr nehmen können?

Viel Spaß beim Lesen!

Unterschiedliche Workflows für unterschiedliche Anforderungen

Eine Ad-hoc-Präsentation, die auf einer einmaligen Analyse basiert, stellt ganz andere Anforderungen als ein automatisierter Monatsbericht, der Daten aus mehreren Quellen bezieht. Wenn Sie die Anforderungen Ihrer Präsentation kennen, können Sie einen Datenworkflow wählen, der Ihnen ausreichend Geschwindigkeit und Genauigkeit bietet, ohne unnötigen Aufwand zu verursachen.

Wir werfen einen kurzen Blick auf drei verschiedene Möglichkeiten, Ihre Folien mit datengesteuerten Elementen zu füllen, und schauen, welche Methode sich für welches Szenario am besten eignet.

1. Klassischer Workflow mit Diagrammdatenblättern

Der einfachste Workflow besteht darin, das Diagrammdatenblatt zu verwenden, das sich öffnet, wenn Sie entweder ein natives PowerPoint-Diagramm oder ein thinkcell-Diagramm einfügen.

Um das Datenblatt zu füllen, können Sie Ihre Daten entweder eingeben oder aus Excel einfügen. So bleiben Sie flexibel. Jedes Diagramm, jede Tabelle und jedes andere datengesteuerte Element verfügt über ein eigenes Datenblatt, sodass Sie beim Erstellen Ihrer Folie genau das hinzufügen können, was Sie benötigen.

Wenn Sie jedoch eine Datengeschichte mit mehreren miteinander verbundenen Elementen erzählen möchten, stößt die Arbeit mit Diagrammdatenblättern an Grenzen. Datenblätter sind voneinander getrennt und lassen sich nicht miteinander verknüpfen. Daher müssen Sie immer wieder hin- und herwechseln, um die Konsistenz zu prüfen, sobald sich etwas ändert.

Wenn Sie zwischen nativen PowerPoint-Diagrammdatenblättern hin- und herwechseln, wird zudem häufig eine Warnmeldung angezeigt, die erklärt, dass Sie die Daten jeweils nur für ein Diagramm gleichzeitig anzeigen können.

Ein unmittelbarer Vorteil der Arbeit mit thinkcell-Diagrammen besteht darin, dass Sie nahtloser und ohne Warnmeldungen arbeiten können. Dennoch bleibt jedes Datenblatt unabhängig. Wenn Sie also mehr als ein Diagramm haben, das Teil derselben Geschichte ist, sollten Sie möglicherweise einen alternativen Workflow in Betracht ziehen.

2. Erweiterter Workflow mit Excel-Verknüpfungen

Für einen anspruchsvolleren Workflow können Sie die datengesteuerten Elemente in Ihrer PowerPoint-Präsentation mit Excel verknüpfen. Das hat mehrere Vorteile, darunter:

• Abhängige Diagramme: Wenn mehr als ein Element auf derselben Datentabelle basiert, können Sie diese mithilfe von Excel-Formeln verbinden. Aktualisieren Sie die Haupttabelle, und alle zugehörigen Diagramme werden gleichzeitig aktualisiert.
• Automatische Aktualisierungen: Wenn Sie in Excel arbeiten und sich die Daten ändern, müssen Sie Ihre PowerPoint-Diagramme nicht manuell aktualisieren. Höchstens müssen Sie die Datenverknüpfung aktualisieren.
• Leistungsstarke Funktionen: Wenn Sie eine Verknüpfung zu einer Excel-Datei herstellen, können Sie den gesamten Funktionsumfang von Excel nutzen. Sie können beispielsweise erweiterte Funktionen wie bedingte Formatierung verwenden, um die Farben und Schriftarten Ihrer thinkcell-Diagramme zu steuern.

All dies sind wertvolle Funktionen, wenn Sie einen wiederkehrenden Bericht oder ein Dashboard mit mehreren Diagrammen und Tabellen erstellen. Es gibt jedoch auch Nachteile, vor allem in Bezug auf die Flexibilität:

• Einrichtung: Sie benötigen eine Excel-Arbeitsmappe, um Ihr Diagramm einzurichten, anstatt ausschließlich in PowerPoint zu arbeiten.
• Aufwand: Sie müssen die gesamte Excel-Arbeitsmappe verknüpfen, die unter Umständen eine sehr große Datei mit mehreren Tabellenblättern ist. Das kann überdimensioniert sein, wenn Sie nur ein oder zwei Diagramme in Ihrer Präsentation damit speisen möchten.
• Zusammenarbeit: Sie müssen die vollständige Excel-Datei mit allen Personen teilen, mit denen Sie die PowerPoint-Folie teilen. Das kann zu Problemen mit Berechtigungen oder zur unbeabsichtigten Offenlegung sensibler Daten führen.

Im Vergleich zum nativen PowerPoint bietet Ihnen thinkcell mehr Transparenz und Kontrolle darüber, wie Sie Excel-Verknüpfungen verwalten. Dennoch gibt es Fälle, in denen Sie von einer flexibleren Lösung profitieren können.

3. Flexibelster Workflow mit thinkcell-Folienarbeitsmappen

Die Folienarbeitsmappe, verfügbar als Teil von thinkcell 14, ist eine voll funktionsfähige Excel-Umgebung, die direkt in Ihre PowerPoint-Folie integriert ist. Folienarbeitsmappen verbinden die Flexibilität eines Diagrammdatenblatts mit dem vollen Funktionsumfang einer verknüpften Excel-Arbeitsmappe:

• Konsistenz automatisieren: Erstellen Sie alle Diagramme und Tabellen aus demselben Datenbereich und sorgen Sie so jedes Mal für perfekte visuelle und tabellarische Konsistenz.
• Quelldaten intakt halten: Vermeiden Sie Risiken, die mit der Bearbeitung Ihrer Masterdatendatei verbunden sind, indem Sie einfach Ihre Folienarbeitsmappe verknüpfen. Wenden Sie die benötigten Filter und Formatierungen an, während Ihre Quelldaten sauber und unverändert bleiben.
• Einfach exportieren: Teilen Sie Ihre Präsentation mit Ihren Teamkollegen, und alle Daten, einschließlich Notizen, Kommentare und Nebenberechnungen, sind innerhalb der Folienarbeitsmappe verfügbar.

Sie können unseren Blogbeitrag lesen, um mehr über Folienarbeitsmappen zu erfahren und zu sehen, wie sie Ihre Datenworkflows verändern können.

Überblick über Optionen und Funktionen für Datenworkflows

Hier finden Sie eine kurze Zusammenfassung dessen, was Sie mit den einzelnen Datenblattoptionen tun können. Für einen sinnvollen Vergleich beschränken wir uns auf thinkcell-Diagrammdatenblätter und thinkcell-Excel-Verknüpfungen anstelle der nativen PowerPoint-Entsprechungen. Das native PowerPoint unterstützt keine Entsprechung zu thinkcell-Folienarbeitsmappen.

Bitte beachten Sie, dass diese Funktionen nicht nur für Diagramme gelten, sondern auch für andere datengesteuerte Elemente wie Tabellen, Harvey Balls oder verknüpfte Texte.

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Das war die letzte Ausgabe von Behind the slides im Jahr 2025. Vergessen Sie nicht, den Newsletter zu abonnieren, damit Sie kein Update verpassen. Und falls Sie es noch nicht tun, können Sie uns auch auf LinkedIn folgen, um weitere Neuigkeiten, Unternehmensupdates und PowerPoint-Tipps zu erhalten.