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本月，我们将探讨如何在 PowerPoint 中处理数据时减少手动操作并提高准确性。也许你会发现一些新工作方式，并在新的一年中加以运用？
祝你阅读愉快！
不同需求，不同工作流
基于一次性分析制作的临时演示文稿，与从多个来源提取数据的自动化月度报告，在需求上有很大不同。了解演示文稿的需求，有助于你选择既能提供足够速度和准确性，又能避免不必要开销的数据工作流。
我们将快速了解三种不同方式，用数据驱动元素填充幻灯片，并看看哪种方式最适合哪类场景。
1. 使用图表数据表的经典工作流
最容易上手的工作流，是使用图表数据表；当你插入原生 PowerPoint 图表或 thinkcell 图表时，它就会打开。
要填充数据表，你可以手动输入数据，也可以从 Excel 粘贴。这样可以保持灵活性。每个图表、表格和其他数据驱动元素都有自己的数据表，让你在构建幻灯片时按需添加内容。
不过，如果你的数据叙事包含多个相互关联的元素，使用图表数据表也会受到限制。各个数据表彼此独立，无法相互链接，因此每当内容发生变化时，你都必须来回切换以检查一致性。
而且，如果你在原生 PowerPoint 图表数据表之间来回切换，通常会看到一条提示消息，说明一次只能查看一个图表的数据。
使用 thinkcell 图表的一个直接优势是，你可以更顺畅地工作，不会遇到提示消息。不过，每个数据表仍然是独立的，因此如果有多个图表共同构成同一个叙事，你可能需要探索另一种工作流。
2. 使用 Excel 链接的高级工作流
对于更复杂的工作流，你可以将 PowerPoint 演示文稿中的数据驱动元素链接到 Excel。这有多项优势，包括：
- 相互依赖的图表：如果多个元素基于同一个数据表，你可以使用 Excel 公式将它们连接起来。更新主表后，所有相关图表都会同时更新。
- 自动更新：如果你在 Excel 中工作且数据发生变化，无需手动更新 PowerPoint 图表。最多只需刷新数据链接。
- 强大功能：如果链接到 Excel 文件，你就可以充分利用 Excel 的完整功能。例如，你可以使用条件格式等高级功能来控制 thinkcell 图表的颜色和字体。
如果你要创建包含多个图表和表格的定期报告或仪表板，这些功能都非常有价值。不过，它也存在一些缺点，主要与灵活性有关：
- 设置：你需要使用 Excel 工作簿来设置图表，而不是完全在 PowerPoint 中完成。
- 开销：你需要链接整个 Excel 工作簿，而它可能是一个包含多个工作表的超大文件。如果只是为演示文稿中的一两个图表提供数据，这可能有些过度。
- 协作：你需要将完整的 Excel 文件分享给任何与你共享 PowerPoint 幻灯片的人，这可能会带来权限问题，或导致敏感数据被意外暴露。
与原生 PowerPoint 相比，thinkcell 让你在管理 Excel 链接时拥有更高的可见性和控制力，但在某些情况下，你仍然可以从更灵活的解决方案中受益。
3. 使用 thinkcell 幻灯片工作簿的最灵活工作流
幻灯片工作簿是 thinkcell 14 的一项功能，它是一个直接内置在 PowerPoint 幻灯片中的完整 Excel 环境。幻灯片工作簿将图表数据表的灵活性与链接 Excel 工作簿的完整功能结合在一起：
- 自动保持一致性：从同一数据范围创建所有图表和表格，确保每次都实现完美的视觉和表格一致性。
- 保持源数据完整：只需链接你的幻灯片工作簿，即可避免编辑主数据文件带来的风险。应用所需的筛选和格式设置，同时让源数据保持干净且不被改动。
- 轻松导出：与团队成员分享演示文稿时，所有数据（包括注释、评论和辅助计算）都会包含在幻灯片工作簿中。
你可以阅读我们的博客文章，进一步了解幻灯片工作簿，并看看它们如何改变你的数据工作流。
数据工作流选项和功能概览
下面简要总结了每种数据表选项可实现的功能。为了便于比较，我们这里讨论的是 thinkcell 图表数据表和 thinkcell Excel 链接，而不是原生 PowerPoint 中的对应功能。原生 PowerPoint 不支持与 thinkcell 幻灯片工作簿等效的功能。
请注意，这些功能不仅适用于图表，也适用于表格、Harvey balls 或链接文本等其他数据驱动元素。
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