Choisissez le meilleur flux de travail de données pour vos présentations

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Ce mois-ci, nous nous penchons sur la manière de réduire le travail manuel et d’améliorer la précision lorsque vous travaillez avec des données dans PowerPoint. Peut-être découvrirez-vous de nouvelles méthodes de travail à adopter pour la nouvelle année ?

Bonne lecture !

Des flux de travail différents pour des besoins différents

Une présentation ponctuelle basée sur une analyse unique répond à des exigences très différentes de celles d’un rapport mensuel automatisé qui extrait des données de plusieurs sources. Comprendre les besoins de votre présentation vous aidera à choisir un flux de travail de données qui vous apporte suffisamment de rapidité et de précision, tout en évitant toute charge inutile.

Nous allons examiner rapidement trois façons différentes d’alimenter vos diapositives avec des éléments pilotés par les données, et déterminer laquelle convient le mieux à chaque scénario.

1. Flux de travail classique avec feuilles de données de graphiques

Le flux de travail le plus accessible consiste à utiliser la feuille de données du graphique, qui s’ouvre lorsque vous insérez un graphique PowerPoint natif ou un graphique thinkcell.

Pour alimenter la feuille de données, vous pouvez soit saisir vos données, soit les coller depuis Excel. Cela vous offre une grande flexibilité. Chaque graphique, tableau et autre élément piloté par les données dispose de sa propre feuille de données, ce qui vous permet d’ajouter ce dont vous avez besoin au fur et à mesure que vous construisez votre diapositive.

Cependant, travailler avec des feuilles de données de graphiques présente des limites si votre récit de données comporte plusieurs éléments connectés. Les feuilles de données sont séparées et vous ne pouvez pas créer de liens entre elles ; vous devez donc passer de l’une à l’autre pour vérifier la cohérence chaque fois qu’un élément change.

Et si vous passez d’une feuille de données de graphique PowerPoint natif à une autre, vous verrez souvent un message d’alerte indiquant que vous ne pouvez afficher les données que d’un seul graphique à la fois.

Un avantage immédiat des graphiques thinkcell est que vous pouvez travailler de manière plus fluide, sans messages d’alerte. Toutefois, chaque feuille de données reste indépendante ; si plusieurs graphiques font partie du même récit, vous pouvez donc envisager un autre flux de travail.

2. Flux de travail avancé avec liens Excel

Pour un flux de travail plus sophistiqué, vous pouvez lier les éléments pilotés par les données de votre présentation PowerPoint à Excel. Cela présente plusieurs avantages, notamment :

• Graphiques interdépendants : Si plusieurs éléments reposent sur le même tableau de données, vous pouvez les connecter à l’aide de formules Excel. Mettez à jour le tableau principal et tous les graphiques associés se mettent à jour en même temps.
• Mises à jour automatiques : Si vous travaillez dans Excel et que les données changent, vous n’avez pas besoin de mettre à jour manuellement vos graphiques PowerPoint. Tout au plus devez-vous actualiser le lien de données.
• Fonctionnalités puissantes : Si vous créez un lien vers un fichier Excel, vous pouvez bénéficier de toutes les fonctionnalités d’Excel. Par exemple, vous pouvez utiliser des fonctionnalités avancées comme la mise en forme conditionnelle pour contrôler les couleurs et les polices de vos graphiques thinkcell.

Ces capacités sont toutes précieuses si vous créez un rapport récurrent ou un tableau de bord comportant plusieurs graphiques et tableaux. Elles présentent toutefois des inconvénients, principalement en matière de flexibilité :

• Configuration : Vous avez besoin d’un classeur Excel pour configurer votre graphique, au lieu de travailler exclusivement dans PowerPoint.
• Charge : Vous devez lier l’intégralité du classeur Excel, qui peut être un fichier extrêmement volumineux comportant plusieurs feuilles. Cela peut être excessif simplement pour alimenter un ou deux graphiques dans votre présentation.
• Collaboration : Vous devez partager le fichier Excel complet avec toute personne à qui vous partagez la diapositive PowerPoint, ce qui peut entraîner des problèmes d’autorisations ou une exposition involontaire de données sensibles.

Par rapport à PowerPoint natif, thinkcell vous offre davantage de visibilité et de contrôle sur la gestion des liens Excel, mais il existe encore des cas où vous pouvez bénéficier d’une solution plus flexible.

3. Flux de travail le plus flexible avec les classeurs de diapositives thinkcell

Le classeur de diapositives, disponible dans thinkcell 14, est un environnement Excel entièrement fonctionnel intégré directement à votre diapositive PowerPoint. Les classeurs de diapositives combinent la flexibilité d’une feuille de données de graphique avec toutes les fonctionnalités d’un classeur Excel lié :

• Automatisez la cohérence : Créez tous les graphiques et tableaux à partir de la même plage de données, afin de garantir à chaque fois une cohérence visuelle et tabulaire parfaite.
• Préservez l’intégrité de vos données sources : Évitez les risques liés à la modification de votre fichier de données principal en liant simplement votre classeur de diapositives. Appliquez les filtres et la mise en forme dont vous avez besoin, tout en conservant des données sources propres et intactes.
• Exportez facilement : Partagez votre présentation avec vos collègues : toutes les données, y compris les notes, les commentaires et les calculs annexes, sont disponibles dans le classeur de diapositives.

Vous pouvez lire notre article de blog pour en savoir plus sur les classeurs de diapositives et découvrir comment ils peuvent transformer vos flux de travail de données.

Aperçu des options et capacités des flux de travail de données

Voici un bref résumé de ce que vous pouvez faire avec chaque option de feuille de données. Pour une comparaison utile, nous nous en tenons aux feuilles de données de graphiques thinkcell et aux liens Excel thinkcell, plutôt qu’aux équivalents natifs de PowerPoint. PowerPoint natif ne prend pas en charge d’équivalent des classeurs de diapositives thinkcell.

Notez que ces fonctionnalités s’appliquent non seulement aux graphiques, mais aussi à d’autres éléments pilotés par les données, comme les tableaux, les Harvey balls ou les textes liés.

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