プレゼンテーションに最適なデータワークフローを選ぶ

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今月は、PowerPointでデータを扱う際に、手作業を減らし、正確性を高める方法を取り上げます。新しい年に向けて取り入れられる、新しい働き方が見つかるかもしれません。

ぜひお楽しみください。

ニーズに合わせたさまざまなワークフロー

一度限りの分析に基づくアドホックなプレゼンテーションと、複数のソースからデータを取得する自動化された月次レポートでは、要件が大きく異なります。プレゼンテーションのニーズを理解することで、不要な手間を避けながら、十分なスピードと正確性を得られるデータワークフローを選択できます。

データに基づく要素をスライドに取り込む3つの方法を簡単に見ていき、それぞれがどのような場面に最も適しているかを確認します。

1. グラフのデータシートを使う従来型ワークフロー

最も取り入れやすいワークフローは、ネイティブのPowerPointグラフまたはthinkcellグラフを挿入したときに開くグラフのデータシートを使用する方法です。

データシートには、データを直接入力することも、Excelから貼り付けることもできます。そのため柔軟に作業できます。各グラフ、表、その他のデータに基づく要素にはそれぞれ独自のデータシートがあり、スライドを作成しながら必要な情報を追加できます。

ただし、複数の関連する要素で構成されるデータストーリーがある場合、グラフのデータシートで作業するには限界があります。データシートは個別に分かれており、相互にリンクできないため、何かが変更されるたびに整合性を確認するために行き来する必要があります。

また、ネイティブのPowerPointグラフのデータシートを行き来していると、一度に表示できるのは1つのグラフのデータだけであることを説明する警告メッセージが頻繁に表示されます。

thinkcellグラフを使う直接的なメリットは、警告メッセージなしでよりスムーズに作業できることです。ただし、それぞれのデータシートは依然として独立しているため、同じストーリーの一部となるグラフが複数ある場合は、別のワークフローを検討するとよいでしょう。

2. Excelリンクを使う高度なワークフロー

より高度なワークフローとして、PowerPointプレゼンテーション内のデータに基づく要素をExcelにリンクできます。これには、次のようないくつかの利点があります。

• 相互に依存するグラフ: 複数の要素が同じデータテーブルに基づいている場合、Excelの数式を使ってそれらを接続できます。メインテーブルを更新すると、関連するすべてのグラフが一度に更新されます。
• 自動更新: Excelで作業していてデータが変更された場合、PowerPointのグラフを手動で更新する必要はありません。多くの場合、データリンクを更新するだけで済みます。
• 強力な機能: Excelファイルにリンクすると、Excelのすべての機能を活用できます。たとえば、条件付き書式などの高度な機能を使って、thinkcellグラフの色やフォントを制御できます。

複数のグラフや表を含む定期レポートやダッシュボードを作成する場合、これらはいずれも有用な機能です。ただし、主に柔軟性の面で欠点もあります。

• セットアップ: PowerPoint内だけで作業するのではなく、グラフを設定するためにExcelブックが必要です。
• 手間: Excelブック全体をリンクする必要がありますが、そのファイルが複数のシートを含む非常に大きなファイルである場合があります。プレゼンテーション内の1つまたは2つのグラフを動かすだけには、過剰になることがあります。
• 共同作業: PowerPointスライドを共有する相手全員にExcelファイル全体を共有する必要があり、権限に関する問題や機密データの意図しない開示につながる可能性があります。

ネイティブのPowerPointと比べて、thinkcellではExcelリンクの管理方法について可視性と制御性が高まりますが、それでも、より柔軟なソリューションが役立つケースがあります。

3. thinkcellのスライドブックを使う最も柔軟なワークフロー

thinkcell 14の一部として利用できるスライドブックは、PowerPointスライドに直接組み込まれた、完全に機能するExcel環境です。スライドブックは、グラフのデータシートの柔軟性と、リンクされたExcelブックのすべての機能を組み合わせたものです。

• 整合性を自動化: すべてのグラフと表を同じデータ範囲から作成し、視覚的にも表形式でも常に完全な整合性を確保します。
• ソースデータをそのまま維持: スライドブックをリンクするだけで、マスターデータファイルの編集に伴うリスクを回避できます。必要なフィルターや書式を適用しながら、ソースデータはクリーンで手つかずのまま保持できます。
• 簡単にエクスポート: チームメイトとプレゼンテーションを共有すると、メモ、コメント、補助的な計算を含むすべてのデータをスライドブック内で利用できます。

スライドブックについて詳しく知り、データワークフローをどのように変革できるかをご覧になるには、ブログ記事をお読みください。

データワークフローのオプションと機能の概要

各データシートオプションで何ができるかを簡単にまとめました。比較しやすいように、ネイティブのPowerPointの同等機能ではなく、thinkcellグラフのデータシートとthinkcellのExcelリンクに絞って説明します。ネイティブのPowerPointは、thinkcellのスライドブックに相当する機能をサポートしていません。

これらの機能はグラフだけでなく、表、Harvey balls、リンクされたテキストなど、その他のデータに基づく要素にも適用されます。

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以上で、2025年最後のBehind the slidesは終わりです。更新を見逃さないよう、ぜひニュースレターを購読してください。また、まだフォローしていない方は、ニュース、会社の最新情報、PowerPointのヒントを受け取るために、LinkedInでフォローすることもできます。