Elige el mejor flujo de trabajo de datos para tus presentaciones

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Este mes vemos cómo puedes reducir el trabajo manual y mejorar la precisión al trabajar con datos en PowerPoint. ¿Quizás descubras nuevas formas de trabajar que puedas llevarte al nuevo año?

¡Que disfrutes la lectura!

Diferentes flujos de trabajo para diferentes necesidades

Una presentación ad hoc basada en un análisis puntual tiene requisitos muy distintos a los de un informe mensual automatizado que extrae datos de varias fuentes. Entender las necesidades de tu presentación te ayudará a elegir un flujo de trabajo de datos que te dé la velocidad y precisión suficientes, evitando a la vez cualquier carga innecesaria.

Vamos a echar un vistazo rápido a tres formas diferentes de rellenar tus diapositivas con elementos basados en datos y veremos cuál encaja mejor con cada escenario.

1. Flujo de trabajo clásico con hojas de datos de gráficos

El flujo de trabajo más accesible consiste en usar la hoja de datos del gráfico, que se abre cuando insertas un gráfico nativo de PowerPoint o un gráfico de thinkcell.

Para rellenar la hoja de datos, puedes escribir tus datos o pegarlos desde Excel. Esto te da flexibilidad. Cada gráfico, tabla y otros elementos basados en datos tienen su propia hoja de datos, lo que te permite añadir lo que necesitas a medida que construyes la diapositiva.

Sin embargo, trabajar con hojas de datos de gráficos tiene sus límites si tienes una historia de datos con varios elementos conectados. Las hojas de datos están separadas y no puedes vincularlas entre sí, así que tienes que ir alternando entre ellas para comprobar la coherencia cada vez que cambia algo.

Y si vas alternando entre hojas de datos de gráficos nativos de PowerPoint, a menudo verás un mensaje de alerta que explica que solo puedes ver los datos de un gráfico a la vez.

Una ventaja inmediata de trabajar con gráficos de thinkcell es que puedes trabajar de forma más fluida, sin mensajes de alerta. Sin embargo, cada hoja de datos sigue siendo independiente, así que si tienes más de un gráfico que forma parte de la misma historia, quizá te convenga explorar un flujo de trabajo alternativo.

2. Flujo de trabajo avanzado con vínculos de Excel

Para un flujo de trabajo más sofisticado, puedes vincular los elementos basados en datos de tu presentación de PowerPoint a Excel. Esto tiene varias ventajas, entre ellas:

• Gráficos interdependientes: Si más de un elemento se basa en la misma tabla de datos, puedes conectarlos mediante fórmulas de Excel. Actualiza la tabla principal y todos los gráficos relacionados se actualizarán a la vez.
• Actualizaciones automáticas: Si estás trabajando en Excel y los datos cambian, no tienes que actualizar manualmente tus gráficos de PowerPoint. Como mucho, tendrás que actualizar el vínculo de datos.
• Funciones potentes: Si vinculas a un archivo de Excel, puedes aprovechar toda la funcionalidad de Excel. Por ejemplo, puedes usar funciones avanzadas como el formato condicional para controlar los colores y las fuentes de tus gráficos de thinkcell.

Todas estas capacidades son muy valiosas si estás creando un informe o panel recurrente con varios gráficos y tablas. Sin embargo, también hay inconvenientes, sobre todo en lo que respecta a la flexibilidad:

• Configuración: Necesitas un libro de Excel para configurar tu gráfico, en lugar de trabajar exclusivamente dentro de PowerPoint.
• Carga adicional: Necesitas vincular todo el libro de Excel, que puede ser un archivo extremadamente grande con varias hojas. Esto podría ser excesivo solo para alimentar uno o dos gráficos en tu presentación.
• Colaboración: Necesitas compartir el archivo completo de Excel con cualquier persona con la que compartas la diapositiva de PowerPoint, lo que puede generar problemas de permisos o exposición no deseada de datos sensibles.

En comparación con PowerPoint nativo, thinkcell te da más visibilidad y control sobre cómo gestionas los vínculos de Excel, pero aún hay casos en los que puedes beneficiarte de una solución más flexible.

3. Flujo de trabajo más flexible con libros de diapositivas de thinkcell

El libro de diapositiva, disponible como parte de thinkcell 14, es un entorno de Excel totalmente funcional integrado directamente en tu diapositiva de PowerPoint. Los libros de diapositivas combinan la flexibilidad de una hoja de datos de gráfico con toda la funcionalidad de un libro de Excel vinculado:

• Automatiza la coherencia: Crea todos los gráficos y tablas a partir del mismo rango de datos, garantizando siempre una coherencia visual y tabular perfecta.
• Mantén intactos tus datos de origen: Evita los riesgos asociados a editar tu archivo de datos maestro simplemente vinculando tu libro de diapositiva. Aplica los filtros y el formato que necesites, mientras mantienes tus datos de origen limpios e intactos.
• Exporta fácilmente: Comparte tu presentación con tus compañeros de equipo y todos los datos, incluidas notas, comentarios y cálculos auxiliares, estarán disponibles dentro del libro de diapositiva.

Puedes leer nuestro artículo del blog para obtener más información sobre los libros de diapositivas y ver cómo pueden transformar tus flujos de trabajo de datos.

Resumen de opciones y capacidades de flujos de trabajo de datos

Aquí tienes un breve resumen de lo que puedes hacer con cada opción de hoja de datos. Para que la comparación sea útil, nos centraremos en las hojas de datos de gráficos de thinkcell y en los vínculos de Excel de thinkcell, en lugar de sus equivalentes nativos de PowerPoint. PowerPoint nativo no admite un equivalente de los libros de diapositivas de thinkcell.

Ten en cuenta que estas funcionalidades se aplican no solo a los gráficos, sino también a otros elementos basados en datos, como tablas, Harvey balls o textos vinculados.

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Y con esto terminamos nuestro último Behind the slides de 2025. No olvides suscribirte al boletín para no perderte ninguna novedad, y si aún no lo haces, también puedes seguirnos en LinkedIn para recibir más noticias, novedades de la empresa y consejos sobre PowerPoint.