Scegli il workflow dati migliore per le tue presentazioni

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Questo mese vediamo come ridurre il lavoro manuale e migliorare l’accuratezza quando lavori con i dati in PowerPoint. Magari scoprirai nuovi modi di lavorare da portare con te nel nuovo anno.

Buona lettura!

Workflow diversi per esigenze diverse

Una presentazione ad hoc basata su un’analisi una tantum ha requisiti molto diversi rispetto a un report mensile automatizzato che estrae dati da più fonti. Capire le esigenze della tua presentazione ti aiuterà a scegliere un workflow dati che offra velocità e accuratezza sufficienti, evitando al tempo stesso sovraccarichi inutili.

Diamo una rapida occhiata a tre modi diversi per popolare le tue slide con elementi basati sui dati e vediamo quale si adatta meglio a ogni scenario.

1. Workflow classico con fogli dati dei grafici

Il workflow più accessibile consiste nell’usare il foglio dati del grafico, che si apre quando inserisci un grafico nativo di PowerPoint oppure un grafico thinkcell.

Per popolare il foglio dati, puoi digitare i dati oppure incollarli da Excel. Questo ti lascia flessibilità. Ogni grafico, tabella e altro elemento basato sui dati ha il proprio foglio dati, così puoi aggiungere ciò che ti serve mentre costruisci la slide.

Tuttavia, lavorare con i fogli dati dei grafici ha dei limiti se hai una storia basata sui dati con più elementi collegati. I fogli dati sono separati e non puoi creare collegamenti tra loro, quindi devi passare avanti e indietro per verificare la coerenza ogni volta che cambia qualcosa.

E se passi avanti e indietro tra i fogli dati dei grafici nativi di PowerPoint, vedrai spesso un messaggio di avviso che spiega che puoi visualizzare i dati di un solo grafico alla volta.

Un vantaggio immediato dell’uso dei grafici thinkcell è che puoi lavorare in modo più fluido, senza messaggi di avviso. Tuttavia, ogni foglio dati resta indipendente, quindi se hai più di un grafico che fa parte della stessa storia, potrebbe valere la pena esplorare un workflow alternativo.

2. Workflow avanzato con collegamenti a Excel

Per un workflow più sofisticato, puoi collegare a Excel gli elementi basati sui dati nella tua presentazione PowerPoint. Questo offre diversi vantaggi, tra cui:

• Grafici interdipendenti: se più di un elemento si basa sulla stessa tabella dati, puoi collegarli usando le formule di Excel. Aggiorna la tabella principale e tutti i grafici correlati si aggiornano insieme.
• Aggiornamenti automatici: se stai lavorando in Excel e i dati cambiano, non devi aggiornare manualmente i grafici di PowerPoint. Al massimo, devi aggiornare il collegamento ai dati.
• Funzionalità avanzate: se ti colleghi a un file Excel, puoi sfruttare tutte le funzionalità di Excel. Ad esempio, puoi usare funzioni avanzate come la formattazione condizionale per controllare colori e font dei tuoi grafici thinkcell.

Sono tutte funzionalità preziose se stai creando un report ricorrente o una dashboard con più grafici e tabelle. Tuttavia, ci sono anche svantaggi, soprattutto in termini di flessibilità:

• Configurazione: hai bisogno di una cartella di lavoro Excel per configurare il grafico, invece di lavorare esclusivamente in PowerPoint.
• Sovraccarico: devi collegare l’intera cartella di lavoro Excel, che potrebbe essere un file estremamente grande con più fogli. Potrebbe essere eccessivo solo per alimentare uno o due grafici nella presentazione.
• Collaborazione: devi condividere l’intero file Excel con chiunque condivida con te la slide PowerPoint, il che può creare problemi di autorizzazioni o portare all’esposizione involontaria di dati sensibili.

Rispetto a PowerPoint nativo, thinkcell ti offre maggiore visibilità e controllo su come gestisci i collegamenti a Excel, ma ci sono comunque casi in cui puoi trarre vantaggio da una soluzione più flessibile.

3. Workflow più flessibile con le cartelle di lavoro delle slide di thinkcell

La cartella di lavoro della slide, disponibile come parte di thinkcell 14, è un ambiente Excel completamente funzionale integrato direttamente nella tua slide PowerPoint. Le cartelle di lavoro delle slide combinano la flessibilità di un foglio dati del grafico con tutte le funzionalità di una cartella di lavoro Excel collegata:

• Automatizza la coerenza: crea tutti i grafici e le tabelle dallo stesso intervallo di dati, garantendo ogni volta una perfetta coerenza visiva e tabellare.
• Mantieni intatti i dati di origine: evita i rischi legati alla modifica del file master dei dati collegando semplicemente la cartella di lavoro della slide. Applica i filtri e la formattazione di cui hai bisogno, lasciando i dati di origine puliti e invariati.
• Esporta con facilità: condividi la presentazione con i tuoi colleghi e tutti i dati, incluse note, commenti e calcoli laterali, saranno disponibili nella cartella di lavoro della slide.

Puoi leggere il nostro articolo del blog per saperne di più sulle cartelle di lavoro delle slide e vedere come possono trasformare i tuoi workflow dati.

Panoramica delle opzioni e delle funzionalità dei workflow dati

Ecco un breve riepilogo di cosa puoi fare con ciascuna opzione di foglio dati. Per un confronto utile, ci concentriamo sui fogli dati dei grafici thinkcell e sui collegamenti thinkcell a Excel, invece che sugli equivalenti nativi di PowerPoint. PowerPoint nativo non supporta un equivalente delle cartelle di lavoro delle slide di thinkcell.

Nota che queste funzionalità si applicano non solo ai grafici, ma anche ad altri elementi basati sui dati, come tabelle, Harvey balls o testi collegati.

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Si chiude così il nostro ultimo Behind the slides del 2025. Non dimenticare di iscriverti alla newsletter per non perdere nessun aggiornamento e, se non lo fai già, puoi anche seguirci su LinkedIn per altre notizie, aggiornamenti sull’azienda e consigli su PowerPoint.