Escolha o melhor fluxo de trabalho com dados para suas apresentações

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Este mês, vamos ver como você pode reduzir o trabalho manual e melhorar a precisão ao trabalhar com dados no PowerPoint. Quem sabe você descubra novas formas de trabalhar para levar para o próximo ano?

Boa leitura!

Fluxos de trabalho diferentes para necessidades diferentes

Uma apresentação ad hoc baseada em uma análise pontual tem requisitos muito diferentes de um relatório mensal automatizado que coleta dados de várias fontes. Entender as necessidades da sua apresentação ajudará você a escolher um fluxo de trabalho com dados que ofereça velocidade e precisão suficientes, evitando sobrecargas desnecessárias.

Vamos dar uma olhada rápida em três maneiras diferentes de preencher seus slides com elementos orientados por dados e ver qual delas é mais adequada para cada cenário.

1. Fluxo de trabalho clássico com planilhas de dados de gráficos

O fluxo de trabalho mais acessível é usar a planilha de dados do gráfico, que é aberta quando você insere um gráfico nativo do PowerPoint ou um gráfico do thinkcell.

Para preencher a planilha de dados, você pode digitar seus dados ou colá-los do Excel. Isso mantém sua flexibilidade. Cada gráfico, tabela e outro elemento orientado por dados tem sua própria planilha de dados, permitindo adicionar o que você precisa conforme constrói o slide.

No entanto, trabalhar com planilhas de dados de gráficos tem limites se você tiver uma narrativa de dados com vários elementos conectados. As planilhas de dados são separadas e você não pode vinculá-las entre si; por isso, precisa alternar entre elas para verificar a consistência sempre que algo muda.

E, se você estiver alternando entre planilhas de dados de gráficos nativos do PowerPoint, verá com frequência uma mensagem de alerta explicando que só é possível visualizar os dados de um gráfico por vez.

Uma vantagem imediata de trabalhar com gráficos do thinkcell é que você pode trabalhar com mais fluidez, sem mensagens de alerta. No entanto, cada planilha de dados ainda é independente; portanto, se você tiver mais de um gráfico que faz parte da mesma narrativa, talvez valha a pena explorar um fluxo de trabalho alternativo.

2. Fluxo de trabalho avançado com vínculos do Excel

Para um fluxo de trabalho mais sofisticado, você pode vincular os elementos orientados por dados da sua apresentação do PowerPoint ao Excel. Isso traz várias vantagens, incluindo:

• Gráficos interdependentes: Se mais de um elemento se baseia na mesma tabela de dados, você pode conectá-los usando fórmulas do Excel. Atualize a tabela principal e todos os gráficos relacionados serão atualizados ao mesmo tempo.
• Atualizações automáticas: Se você estiver trabalhando no Excel e os dados mudarem, não será preciso atualizar manualmente os gráficos do PowerPoint. No máximo, você precisará atualizar o vínculo de dados.
• Recursos poderosos: Se você vincular a um arquivo do Excel, poderá aproveitar toda a funcionalidade do Excel. Por exemplo, é possível usar recursos avançados, como formatação condicional, para controlar as cores e fontes dos seus gráficos do thinkcell.

Todos esses recursos são valiosos se você estiver criando um relatório recorrente ou um dashboard com vários gráficos e tabelas. No entanto, há desvantagens, principalmente em relação à flexibilidade:

• Configuração: Você precisa de uma pasta de trabalho do Excel para configurar seu gráfico, em vez de trabalhar exclusivamente no PowerPoint.
• Sobrecarga: Você precisa vincular a pasta de trabalho inteira do Excel, que pode ser um arquivo extremamente grande com várias planilhas. Isso pode ser excessivo apenas para alimentar um ou dois gráficos na sua apresentação.
• Colaboração: Você precisa compartilhar o arquivo completo do Excel com qualquer pessoa com quem compartilhar o slide do PowerPoint, o que pode gerar problemas relacionados a permissões ou à exposição não intencional de dados confidenciais.

Em comparação com o PowerPoint nativo, o thinkcell oferece mais visibilidade e controle sobre como você gerencia os vínculos do Excel, mas ainda há casos em que você pode se beneficiar de uma solução mais flexível.

3. Fluxo de trabalho mais flexível com pastas de trabalho de slide do thinkcell

A pasta de trabalho de slide, disponível como parte do thinkcell 14, é um ambiente Excel totalmente funcional integrado diretamente ao seu slide do PowerPoint. As pastas de trabalho de slide combinam a flexibilidade de uma planilha de dados de gráfico com toda a funcionalidade de uma pasta de trabalho do Excel vinculada:

• Automatize a consistência: Crie todos os gráficos e tabelas a partir do mesmo intervalo de dados, garantindo sempre perfeita consistência visual e tabular.
• Mantenha seus dados de origem intactos: Evite os riscos associados à edição do seu arquivo de dados mestre simplesmente vinculando sua pasta de trabalho de slide. Aplique os filtros e a formatação de que você precisa, mantendo seus dados de origem limpos e intocados.
• Exporte com facilidade: Compartilhe sua apresentação com seus colegas de equipe e todos os dados, incluindo notas, comentários e cálculos auxiliares, ficarão disponíveis dentro da pasta de trabalho de slide.

Você pode ler nosso post no blog para saber mais sobre pastas de trabalho de slide e ver como elas podem transformar seus fluxos de trabalho com dados.

Visão geral das opções e dos recursos de fluxos de trabalho com dados

Aqui está um breve resumo do que você pode fazer com cada opção de planilha de dados. Para uma comparação útil, vamos nos ater às planilhas de dados de gráficos do thinkcell e aos vínculos do Excel do thinkcell, em vez dos equivalentes nativos do PowerPoint. O PowerPoint nativo não oferece suporte a um equivalente das pastas de trabalho de slide do thinkcell.

Observe que essas funcionalidades se aplicam não apenas a gráficos, mas também a outros elementos orientados por dados, como tabelas, Harvey balls ou textos vinculados.

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E assim encerramos nosso último Behind the slides de 2025. Não se esqueça de assinar a newsletter para não perder nenhuma atualização. E, se ainda não fizer isso, você também pode nos seguir no LinkedIn para conferir mais notícias, atualizações da empresa e dicas de PowerPoint.