Effektiver Wissensaustausch in PowerPoint

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Effektiver Wissensaustausch fördert Konsistenz und Markenkonformität, beschleunigt Arbeitsabläufe und schafft Freiräume für kreativere PowerPoint-Präsentationen.

Wir gehen auf einige häufige Hürden beim Wissensaustausch ein und schlagen Maßnahmen vor, mit denen Sie die Zusammenarbeit verbessern und die Effizienz in Ihren Teams steigern können.

Viel Spaß beim Lesen!

Eine Kultur der Zusammenarbeit

Zunächst einmal kommen Sie ohne eine Unternehmenskultur, die Teamwork und Zusammenarbeit wertschätzt, nicht weit. Der Aufbau einer solchen Kultur ist nicht nur eine Frage der Technologie, aber Sie können ihre Entwicklung durchaus unterstützen, indem Sie technische Hürden abbauen und Ihren Teams die Tools an die Hand geben, die sie benötigen, um einfach zusammenzuarbeiten, Wissen zu teilen und als einheitliches Team zu agieren.

Workspace-Apps für den Wissensaustausch

Um die Zusammenarbeit ihrer Teams zu unterstützen, investieren viele Unternehmen in eine Workspace-App wie Loop, Notion oder Confluence. Diese bieten einen zentralen Ort, an dem alle Wikis, Dokumente, Anleitungen, Links, Besprechungsnotizen und andere Materialien erstellen und teilen können.

Workspace-Apps bieten ein hohes Maß an Flexibilität. Ein Nachteil ist jedoch, dass Nutzerinnen und Nutzer immer in den Browser wechseln und ihren Workflow zur Präsentationserstellung unterbrechen müssen, um nach den benötigten Assets oder Informationen zu suchen.

Das Wechseln zwischen Apps bremst die Produktivität sofort aus. Deshalb betrachten wir Möglichkeiten, wie Teams Wissen teilen können, ohne die PowerPoint-Umgebung zu verlassen.

Zugriff auf PowerPoint-Assets demokratisieren

Die grundlegendste Voraussetzung für Wissensaustausch ist die Demokratisierung des Zugriffs auf Assets – und das bedeutet mehr, als Präsentationen einfach auf einem Team-SharePoint zu speichern. Für echte Demokratisierung sollten alle nicht nur technisch auf das zugreifen können, was sie benötigen, sondern auch schnell und eigenständig finden, wonach sie suchen.

Teammitglieder können sich gegenseitig unterstützen, indem sie sich an eine logische Ordnerstruktur halten und verstehen, dass alle von einem disziplinierten Ansatz beim Wissensaustausch profitieren. Neben dem Aufbau dieser Kultur gibt es drei praktische Möglichkeiten, wie Sie sicherstellen können, dass gemeinsame Ordner als wirklich nützliche Wissensspeicher funktionieren:

• Eindeutige Verantwortlichkeit: Jemand muss den Prozess verantworten, einschließlich der Definition der Ordnerstruktur sowie der Kommunikation und Durchsetzung von Best Practices im Team. Es ist völlig in Ordnung, verschiedene Ordner unterschiedlichen Verantwortlichen zuzuweisen. Jeder Ordner ohne klare Verantwortlichkeit wird jedoch schnell zu einer unkuratierten Ablage für alles Mögliche.
• Namenskonventionen: Es spart allen Zeit, wenn Teams klare Namenskonventionen verwenden, die dabei helfen, Dateien zu sortieren und Versionen zu unterscheiden, ohne die Präsentationen öffnen zu müssen. Zur Verantwortung gehört auch sicherzustellen, dass vereinbarte Konventionen eingehalten werden.
• Regelmäßiges Aufräumen: Auch wenn Teams Best Practices befolgen, ist es wichtig, die Inhalte gemeinsamer Ordner regelmäßig zu überprüfen, um Duplikate zu entfernen und veraltete Präsentationen zu löschen. Gemeinsame Ordner sind nur dann nützlich, wenn sich die Nutzerinnen und Nutzer darauf verlassen können, dass die dort gefundenen Assets korrekt und für ihre Präsentationen geeignet sind.

Einfache Maßnahmen wie diese helfen, die Zeit zu verkürzen, die alle zwischen dem Drücken von CTRL+O in PowerPoint und dem Finden der gesuchten Präsentation verbringen.

Unternehmensfoliensätze und Vorlagen

Gut gestaltete Unternehmensvorlagen sind unerlässlich, wenn Teams in Ihrer gesamten Organisation markenkonforme Präsentationen erstellen sollen. Neben der Erstellung und Pflege der Vorlagen müssen Sie Ihre Teams darüber informieren, wo sie diese finden und wie sie sie richtig verwenden. Bei thinkcell haben wir eine helle und eine dunkle Variante unserer Präsentationsvorlage, die allen neuen Mitarbeitenden im Rahmen des Onboardings vorgestellt werden.

Unternehmensvorlagen sind ideal, wenn Sie bei null anfangen. Häufig möchten Mitarbeitende jedoch Zeit sparen, indem sie nach einer bestehenden Präsentation suchen, die sie wiederverwenden und anpassen können. Umso wichtiger ist es, dass nur markenkonforme Ressourcen auf Basis der offiziellen Vorlagen geteilt werden, da sich andernfalls Inkonsistenzen in künftigen Präsentationen fortsetzen können.

Folien mit Copilot wiederverwenden

Wenn Sie Zugriff auf Copilot in PowerPoint haben, kann er Ihnen dabei helfen, Folien für Ihre Präsentationen zu finden. Im Copilot-Seitenbereich können Sie ihn bitten, nach Folien zu einem bestimmten Thema zu suchen. Er schlägt dann potenziell relevante Ergebnisse vor, einschließlich eines Links, einer kurzen Zusammenfassung und Informationen dazu, wer die Präsentation erstellt oder bearbeitet hat.

Das kann zwar schneller sein, als SharePoint-Ordner selbst zu durchsuchen, dennoch müssen Sie die einzelnen Präsentationen öffnen und zur relevanten Folie navigieren, bevor Sie sehen können, ob sie Ihrer Präsentation wirklich weiterhilft.

Außerdem fehlt dieser Art von KI-gestützter Suche Präzision und Vollständigkeit, da Sie von den Vorschlägen abhängig sind, die Copilot macht. Wenn Sie nach einer bestimmten Präsentation suchen, von der Sie wissen, dass sie existiert, aber nicht genau wissen, wo, müssen Sie Ihre Suche möglicherweise verfeinern, bevor sie unter den Empfehlungen erscheint.

Wissensaustausch mit der thinkcell Library

Die thinkcell Library beseitigt einige der häufigsten Hürden beim Wissensaustausch und hilft Teams, in PowerPoint effektiver zusammenzuarbeiten.

Die benötigte Folie gezielt finden

Ein großes Problem bei gemeinsamen Ordnern oder sogar Copilot ist, dass das Finden der benötigten Datei nur ein Teil des Weges ist. In den meisten Fällen suchen Sie nach einer bestimmten Folie und nicht nach einer ganzen Präsentation.

Deshalb bietet die thinkcell Library mehrere Filter- und Sortieroptionen und zeigt Ihnen die einzelnen Folien an, die zu Ihrer Suchanfrage passen. In den Ergebnissen können Sie mithilfe der hochauflösenden Vorschauen hineinzoomen, genau erkennen, was Sie brauchen, und es zu Ihrem Foliensatz hinzufügen, ohne andere Präsentationen öffnen zu müssen.

Zusammenarbeit mit individueller Flexibilität verbinden

Die thinkcell Library funktioniert so, dass jede Person ihre eigenen bevorzugten Ordner einrichten kann, um die gewünschten Assets zu verknüpfen. Ein gemeinsamer Teamordner lässt sich einfach verknüpfen, und jedes Teammitglied kann entscheiden, ob Unterordner einbezogen werden sollen oder nicht.

Wenn jede Person die Verantwortung für ihre eigene Library-Struktur erhält, kann jede und jeder die benötigten Ordner hinzufügen. Außerdem kann jede Person ihre eigenen bevorzugten Präsentationen und visuellen Assets einbinden, ohne in die gemeinsame Verzeichnisstruktur des Teams einzugreifen.

Markenkonformität sicherstellen

Mit der thinkcell Library müssen Sie sich keine Sorgen um die Formatierung einer alten Folie machen. Wenn Sie einen bestimmten Folienmaster oder ein bestimmtes Seitenverhältnis benötigen, können Sie die Filter anwenden, damit Sie keine Zeit mit dem Anpassen alter Layouts verschwenden.

Und wenn Sie eine Vorlage oder eine Beispielfolie einfügen, passt die thinkcell Library diese so an, dass alle Farben, Schriftarten und visuellen Elemente zum Design Ihrer aktuellen Präsentation passen. Das bedeutet, dass Sie kein Branding aktualisieren müssen und Ihre Lieblingsfolien problemlos für verschiedene Abteilungen, Submarken oder Kundenpräsentationen wiederverwenden können.

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Wir hoffen, dass Ihnen diese Ausgabe von Behind the slides gefallen hat, und vielleicht haben wir Sie dazu inspiriert, den Wissensaustausch in PowerPoint in Ihrem Team neu zu betrachten.

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