Condivisione efficace delle conoscenze in PowerPoint

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Una condivisione efficace delle conoscenze favorisce coerenza e conformità al brand, accelera i flussi di lavoro e libera tempo per creare presentazioni PowerPoint più creative.

Affronteremo alcuni ostacoli comuni alla condivisione delle conoscenze e suggeriremo alcune misure che puoi implementare per migliorare la collaborazione e aumentare l’efficienza nei tuoi team.

Buona lettura!

Una cultura della collaborazione

Per prima cosa, non si va da nessuna parte senza una cultura aziendale che valorizzi il lavoro di squadra e la collaborazione. Costruire una cultura non è solo una questione di tecnologia, ma puoi senz’altro sostenerne lo sviluppo eliminando gli ostacoli tecnici e dotando i tuoi team degli strumenti di cui hanno bisogno per lavorare insieme con facilità, condividere conoscenze e operare come un team unito.

App di workspace per la condivisione delle conoscenze

Per supportare la collaborazione dei propri team, molte aziende investono in un’app di workspace come Loop, Notion o Confluence. Queste offrono uno spazio centralizzato in cui tutti possono creare e condividere wiki, documenti, guide pratiche, link, note delle riunioni e altri materiali.

Le app di workspace offrono un elevato livello di flessibilità, ma hanno uno svantaggio: l’utente deve sempre andare sul browser e interrompere il flusso di creazione della presentazione per cercare le risorse o le informazioni di cui ha bisogno.

Passare da un’app all’altra riduce subito la produttività, ed è per questo che vedremo alcuni modi in cui i team possono condividere conoscenze senza uscire dall’ambiente PowerPoint.

Democratizzare l’accesso alle risorse PowerPoint

Il prerequisito più importante per la condivisione delle conoscenze è democratizzare l’accesso alle risorse, il che significa molto più che salvare le presentazioni in uno SharePoint del team. Per una vera democratizzazione, tutti dovrebbero non solo poter accedere tecnicamente a ciò di cui hanno bisogno, ma anche trovare rapidamente e in autonomia ciò che cercano.

I colleghi possono supportarsi a vicenda rispettando una struttura di cartelle logica e comprendendo che tutti traggono vantaggio da un approccio disciplinato alla condivisione delle conoscenze. Oltre a costruire questa cultura, ci sono tre modi pratici per contribuire a garantire che le cartelle condivise funzionino come archivi di conoscenze davvero utili:

• Responsabilità chiara: Qualcuno deve essere responsabile del processo, compresa la definizione della struttura delle cartelle, la comunicazione e l’applicazione delle best practice all’interno del team. Va benissimo assegnare cartelle diverse a responsabili diversi, ma qualsiasi cartella senza una responsabilità chiara diventerà rapidamente un contenitore disordinato e non curato.
• Convenzioni di denominazione: Si fa risparmiare tempo a tutti quando i team utilizzano convenzioni di denominazione chiare che aiutano a ordinare i file e a distinguere le versioni senza dover aprire le presentazioni. Parte della responsabilità consiste nell’assicurarsi che le convenzioni concordate vengano seguite.
• Manutenzione regolare: Anche quando i team seguono le best practice, è importante rivedere regolarmente i contenuti delle cartelle condivise per rimuovere i duplicati ed eliminare eventuali presentazioni obsolete. Le cartelle condivise sono utili solo se le persone possono fidarsi del fatto che le risorse che vi trovano siano corrette e adatte all’uso nelle loro presentazioni.

Misure semplici come queste aiutano a ridurre il tempo che tutti trascorrono tra il momento in cui premono CTRL+O in PowerPoint e quello in cui trovano la presentazione che cercano.

Deck e modelli di slide aziendali

Modelli aziendali ben progettati sono essenziali se vuoi che i team di tutta l’organizzazione creino presentazioni conformi al brand. Oltre a creare e mantenere i modelli, devi spiegare ai tuoi team dove trovarli e come usarli correttamente. In thinkcell abbiamo una variante chiara e una scura del nostro modello di presentazione, che vengono presentate a tutti i nuovi dipendenti durante il processo di onboarding.

I modelli aziendali sono perfetti se parti da zero, ma spesso le persone vorranno risparmiare tempo cercando una presentazione esistente da riutilizzare e adattare. Questo rende ancora più importante condividere solo risorse conformi al brand e basate sui modelli ufficiali, altrimenti le incoerenze possono essere replicate nelle presentazioni future.

Riutilizzare le slide con Copilot

Se hai accesso a Copilot in PowerPoint, può aiutarti a individuare slide da usare nelle tue presentazioni. Nel pannello laterale di Copilot puoi chiedergli di cercare slide su un determinato argomento e ti suggerirà risultati potenzialmente rilevanti, inclusi un link, un breve riepilogo e informazioni su chi ha creato o modificato la presentazione.

Anche se può essere più veloce che passare in rassegna manualmente le cartelle di SharePoint, dovrai comunque aprire le singole presentazioni e andare alla slide pertinente prima di poter capire se sarà davvero utile per la tua presentazione.

Inoltre, questo tipo di ricerca basata sull’IA manca di precisione e completezza, perché dipendi dai suggerimenti forniti da Copilot. Se stai cercando una presentazione specifica che sai esistere ma non sai dove si trovi, potresti dover affinare la ricerca prima che compaia tra i suggerimenti.

Condivisione delle conoscenze con thinkcell Library

thinkcell Library affronta alcuni degli ostacoli più comuni alla condivisione delle conoscenze e aiuta i team a collaborare in modo più efficace all’interno di PowerPoint.

Individuare con precisione la slide di cui hai bisogno

Un grosso problema delle cartelle condivise, o persino di Copilot, è che trovare il file di cui hai bisogno è solo una parte del percorso. Nella maggior parte dei casi cerchi una slide specifica, non un’intera presentazione.

Ecco perché thinkcell Library include diversi filtri e opzioni di ordinamento, e ti mostra le singole slide che corrispondono alla tua ricerca. Dai risultati, le anteprime ad alta risoluzione ti permettono di ingrandire per vedere esattamente ciò che ti serve e aggiungerlo al tuo deck, senza dover aprire altre presentazioni.

Combinare collaborazione e flessibilità individuale

Per come funziona thinkcell Library, ogni persona può configurare le proprie cartelle preferite per collegare le risorse che desidera. Collegare una cartella condivisa del team è semplice, e ogni membro del team può scegliere se includere o meno le sottocartelle.

Dare a ciascuno il controllo della propria struttura della Library significa che tutti sono liberi di aggiungere le cartelle di cui hanno bisogno, e chiunque può includere le proprie presentazioni e risorse visive preferite, senza interferire con la struttura di directory condivisa del team.

Mantenere la conformità al brand

Con thinkcell Library non devi preoccuparti della formattazione di una vecchia slide. Se hai bisogno di uno specifico schema diapositiva o rapporto d’aspetto, puoi applicare i filtri per non perdere tempo ad adattare vecchi layout.

E quando inserisci un modello o una slide di esempio, thinkcell Library lo adatta in modo che tutti i colori, i font e gli elementi visivi corrispondano al tema della presentazione corrente. Questo significa che non devi aggiornare alcun elemento di branding e puoi riutilizzare facilmente le tue slide preferite per reparti, sub-brand o presentazioni per i clienti diversi.

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Speriamo che questa edizione di Behind the slides ti sia piaciuta e magari ti abbia ispirato a rivedere l’approccio del tuo team alla condivisione delle conoscenze in PowerPoint.

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