Compartilhamento eficaz de conhecimento no PowerPoint

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O compartilhamento eficaz de conhecimento ajuda a manter a consistência e a conformidade com a marca, acelerando fluxos de trabalho e liberando tempo para criar apresentações de PowerPoint mais criativas.

Vamos abordar algumas barreiras comuns ao compartilhamento de conhecimento e sugerir medidas que você pode implementar para melhorar a colaboração e aumentar a eficiência das suas equipes.

Boa leitura!

Uma cultura de colaboração

Para começar, não há como avançar sem uma cultura empresarial que valorize o trabalho em equipe e a colaboração. Construir uma cultura não é apenas uma questão de tecnologia, mas você certamente pode apoiar esse desenvolvimento removendo barreiras técnicas e equipando suas equipes com as ferramentas de que elas precisam para trabalhar juntas com facilidade, compartilhar conhecimento e atuar como uma equipe unificada.

Aplicativos de workspace para compartilhamento de conhecimento

Para apoiar a colaboração de suas equipes, muitas empresas investem em um aplicativo de workspace como Loop, Notion ou Confluence. Essas ferramentas oferecem um espaço centralizado onde todos podem criar e compartilhar wikis, documentos, tutoriais, links, notas de reunião e outros materiais.

Aplicativos de workspace oferecem um alto nível de flexibilidade, mas uma desvantagem é que o usuário sempre precisa acessar o navegador e interromper seu fluxo de criação de apresentações para procurar os ativos ou as informações de que precisa.

Alternar entre aplicativos reduz a produtividade imediatamente, por isso veremos maneiras de as equipes compartilharem conhecimento sem sair do ambiente do PowerPoint.

Democratize o acesso a ativos do PowerPoint

O pré-requisito mais fundamental para o compartilhamento de conhecimento é democratizar o acesso aos ativos, o que significa mais do que apenas salvar apresentações em um SharePoint da equipe. Para uma democratização real, todos devem não apenas conseguir acessar tecnicamente o que precisam, mas também encontrar o que procuram de forma rápida e independente.

Colegas de equipe podem se apoiar seguindo uma estrutura lógica de pastas e entendendo que todos se beneficiam de uma abordagem disciplinada ao compartilhamento de conhecimento. Além de construir essa cultura, há três maneiras práticas de ajudar a garantir que pastas compartilhadas funcionem como repositórios de conhecimento realmente úteis:

• Responsabilidade clara: Alguém precisa ser responsável pelo processo, incluindo definir a estrutura de pastas, comunicar e aplicar as melhores práticas entre a equipe. Não há problema em atribuir pastas diferentes a responsáveis diferentes, mas qualquer pasta sem uma responsabilidade clara rapidamente se tornará um depósito sem curadoria.
• Convenções de nomenclatura: Todos economizam tempo quando as equipes usam convenções de nomenclatura claras que ajudam a classificar arquivos e a diferenciar versões sem precisar abrir as apresentações. Parte da responsabilidade é garantir que as convenções acordadas sejam seguidas.
• Organização regular: Mesmo quando as equipes seguem as melhores práticas, é importante revisar regularmente o conteúdo das pastas compartilhadas para remover duplicatas e excluir apresentações desatualizadas. Pastas compartilhadas só são úteis se as pessoas puderem confiar que os ativos encontrados ali estão corretos e são adequados para uso em suas apresentações.

Medidas simples como essas ajudarão a reduzir o tempo que todos passam entre pressionar CTRL+O no PowerPoint e encontrar a apresentação que procuram.

Decks de slides e modelos corporativos

Modelos corporativos bem projetados são essenciais se você quer que equipes em toda a organização criem apresentações em conformidade com a marca. Além de criar e manter os modelos, você precisa orientar suas equipes sobre onde encontrá-los e como usá-los corretamente. Na thinkcell, temos uma variante clara e uma escura do nosso modelo de apresentação, e elas são apresentadas a todos os novos colaboradores como parte do processo de integração.

Modelos corporativos são perfeitos quando você está começando do zero, mas muitas vezes as pessoas querem economizar tempo procurando uma apresentação existente que possam reutilizar e adaptar. Isso torna ainda mais importante que apenas recursos em conformidade com a marca e baseados nos modelos oficiais sejam compartilhados, caso contrário inconsistências podem ser replicadas em apresentações futuras.

Reutilização de slides com o Copilot

Se você tem acesso ao Copilot no PowerPoint, ele pode ajudar a identificar slides para usar em suas apresentações. No painel lateral do Copilot, você pode pedir que ele procure slides sobre determinado tema, e ele sugerirá resultados potencialmente relevantes, incluindo um link, um breve resumo e informações sobre quem criou ou editou a apresentação.

Embora isso possa ser mais rápido do que vasculhar pastas do SharePoint por conta própria, você ainda precisará abrir as apresentações individuais e navegar até o slide relevante antes de saber se ele realmente ajudará na sua apresentação.

Além disso, esse tipo de busca com tecnologia de IA carece de precisão e completude, pois você depende das sugestões feitas pelo Copilot. Se estiver procurando uma apresentação específica que você sabe que existe, mas não tem certeza de onde está, talvez seja necessário refinar a busca antes que ela apareça entre as recomendações.

Compartilhamento de conhecimento com a thinkcell Library

A thinkcell Library resolve algumas das barreiras mais comuns ao compartilhamento de conhecimento e ajuda as equipes a colaborar com mais eficácia no PowerPoint.

Encontrando exatamente o slide de que você precisa

Um grande problema com pastas compartilhadas, ou até mesmo com o Copilot, é que encontrar o arquivo de que você precisa é apenas parte do caminho. Na maioria dos casos, você estará procurando um slide específico, e não uma apresentação inteira.

Por isso, a thinkcell Library inclui vários filtros e opções de classificação, e mostra os slides individuais que correspondem à sua consulta. A partir dos resultados, as visualizações em alta resolução permitem ampliar para ver exatamente o que você precisa e adicionar ao seu deck, sem precisar abrir outras apresentações.

Combinando colaboração com flexibilidade individual

Da forma como a thinkcell Library funciona, cada pessoa pode configurar suas próprias pastas preferidas para vincular os ativos que deseja. É fácil vincular uma pasta compartilhada da equipe, e cada integrante pode escolher se quer incluir subpastas ou não.

Dar a cada pessoa a responsabilidade pela própria estrutura da Library significa que todos têm liberdade para adicionar as pastas de que precisam, e qualquer pessoa pode incluir suas apresentações e ativos visuais favoritos, sem interferir na estrutura de diretórios compartilhada da equipe.

Mantendo a conformidade com a marca

Com a thinkcell Library, você não precisa se preocupar com a formatação de um slide antigo. Se precisar de um slide mestre ou uma proporção específica, você pode aplicar os filtros para não perder tempo adaptando layouts antigos.

E, ao inserir um modelo ou um slide de exemplo, a thinkcell Library o adaptará para que todas as cores, fontes e elementos visuais correspondam ao tema da sua apresentação atual. Isso significa que você não precisa atualizar nenhuma identidade visual e pode reutilizar facilmente seus slides favoritos para diferentes departamentos, submarcas ou apresentações para clientes.

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Esperamos que você tenha gostado desta edição de Behind the slides e que talvez tenhamos inspirado você a rever a abordagem da sua equipe para o compartilhamento de conhecimento no PowerPoint.

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