在 PowerPoint 中高效共享知识

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高效的知识共享有助于保持一致性和品牌合规，加快工作流程，并腾出更多时间制作更具创意的 PowerPoint 演示文稿。

我们将介绍一些常见的知识共享障碍，并建议你可以采取的措施，以改善团队协作并提升效率。

祝你阅读愉快！

协作文化

首先，如果公司文化不重视团队合作与协作，就很难取得进展。建设文化并不只是技术问题，但你当然可以通过消除技术障碍、为团队配备所需工具来支持其发展，让团队能够轻松协作、共享知识，并像一个统一的团队一样运作。

用于知识共享的工作区应用

为了支持团队协作，许多公司会投资使用 Loop、Notion 或 Confluence 等工作区应用。这些应用提供了一个集中空间，让每个人都可以创建和共享 Wiki、文档、操作指南、链接、会议记录和其他资料。

工作区应用具有很高的灵活性，但缺点是用户总是需要打开浏览器，并中断演示文稿创建流程，去查找所需的素材或信息。

在应用之间切换会立刻拉低工作效率，因此我们将探讨团队如何在不离开 PowerPoint 环境的情况下共享知识。

让 PowerPoint 素材访问更民主化

知识共享最基本的前提是让素材访问民主化，这不仅仅是在团队 SharePoint 上保存演示文稿。真正的民主化意味着每个人不仅在技术上能够访问所需内容，还能快速、独立地找到自己要找的内容。

团队成员可以通过遵循合理的文件夹结构来相互支持，并理解采用规范化的知识共享方式会让每个人受益。除了建设这种文化之外，你还可以通过三种实际方法，帮助确保共享文件夹真正成为有用的知识库：

• 明确的所有权：需要有人负责整个流程，包括定义文件夹结构，以及在团队中沟通并执行最佳实践。将不同文件夹分配给不同负责人没有问题，但任何没有明确负责人的文件夹都会很快变成无人整理的堆放场。
• 命名规范：当团队使用清晰的命名规范，帮助大家整理文件并在无需打开演示文稿的情况下区分不同版本时，就能为所有人节省时间。所有权的一部分，就是确保大家遵守已达成一致的规范。
• 定期整理：即使团队遵循最佳实践，也需要定期检查共享文件夹内容，移除重复项并删除任何过时的演示文稿。只有当人们相信在共享文件夹中找到的素材是正确且适合用于演示文稿时，共享文件夹才真正有用。

这些简单措施有助于减少每个人在 PowerPoint 中按下 CTRL+O 到找到目标演示文稿之间所花的时间。

企业幻灯片集和模板

如果你希望组织内各团队都能制作符合品牌规范的演示文稿，设计良好的企业模板必不可少。除了创建和维护模板，你还需要让团队了解在哪里找到模板以及如何正确使用。在 thinkcell，我们的演示文稿模板有浅色和深色两个版本，并会在入职流程中向所有新员工介绍。

如果从零开始制作，企业模板非常适合；但人们通常也希望通过查找可复用和改编的现有演示文稿来节省时间。因此，确保共享的资源都基于官方模板且符合品牌规范就更加重要，否则不一致之处可能会在未来的演示文稿中被继续复制。

使用 Copilot 复用幻灯片

如果你可以在 PowerPoint 中使用 Copilot，它可以帮助你识别可用于演示文稿的幻灯片。在 Copilot 侧边栏中，你可以让它搜索某个主题的幻灯片，它会建议可能相关的结果，包括链接、简短摘要，以及有关谁创建或编辑了该演示文稿的信息。

虽然这可能比你自己在 SharePoint 文件夹中逐一翻找更快，但你仍然需要打开单个演示文稿并导航到相关幻灯片，才能判断它是否真的有助于你的演示文稿。

此外，这类由 AI 驱动的搜索缺乏精确性和完整性，因为你依赖的是 Copilot 给出的建议。如果你在寻找一份你知道存在但不确定位置的特定演示文稿，可能需要优化搜索，才会在推荐结果中出现。

使用 thinkcell Library 进行知识共享

thinkcell Library 解决了一些最常见的知识共享障碍，并帮助团队在 PowerPoint 中更高效地协作。

精准找到所需幻灯片

共享文件夹甚至 Copilot 的一个大问题是，找到所需文件只是整个过程的一部分。大多数情况下，你要找的是某一张特定幻灯片，而不是整份演示文稿。

因此，thinkcell Library 提供了多种筛选和排序选项，并会显示与你的查询匹配的单张幻灯片。在结果中，高分辨率预览可让你放大查看所需内容，并将其添加到你的幻灯片集中，无需打开任何其他演示文稿。

兼顾协作与个人灵活性

thinkcell Library 的工作方式是，每个人都可以设置自己偏好的文件夹，用来链接所需素材。链接共享团队文件夹非常简单，每位团队成员都可以选择是否包含子文件夹。

让每个人都拥有自己的 Library 结构所有权，意味着每个人都可以自由添加所需文件夹，任何人都能加入自己喜欢的演示文稿和视觉素材，而不会干扰团队的共享目录结构。

保持品牌合规

使用 thinkcell Library，你无需担心旧幻灯片的格式问题。如果你需要特定的幻灯片母版或宽高比，可以应用筛选条件，避免浪费时间调整旧版布局。

当你插入模板或示例幻灯片时，thinkcell Library 会对其进行适配，使所有颜色、字体和视觉元素都与你当前演示文稿的主题匹配。这意味着你无需更新任何品牌元素，就可以轻松将喜欢的幻灯片复用于不同部门、子品牌或客户演示文稿。

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希望你喜欢本期 Behind the slides，也希望我们能启发你重新审视团队在 PowerPoint 中的知识共享方式。

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