Intercambio eficaz de conocimiento en PowerPoint

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Compartir conocimiento de forma eficaz ayuda a mantener la coherencia y el cumplimiento de la marca, acelera los flujos de trabajo y libera tiempo para crear presentaciones de PowerPoint más creativas.

Veremos algunas barreras habituales para compartir conocimiento y propondremos medidas que puedes implementar para mejorar la colaboración y aumentar la eficiencia en tus equipos.

¡Que disfrutes la lectura!

Una cultura de colaboración

Para empezar, no llegarás muy lejos sin una cultura empresarial que valore el trabajo en equipo y la colaboración. Crear una cultura no es solo una cuestión de tecnología, pero sin duda puedes impulsar su desarrollo eliminando barreras técnicas y ofreciendo a tus equipos las herramientas que necesitan para trabajar juntos con facilidad, compartir conocimiento y actuar como un equipo unido.

Aplicaciones de espacio de trabajo para compartir conocimiento

Para apoyar la colaboración de sus equipos, muchas empresas invierten en una aplicación de espacio de trabajo como Loop, Notion o Confluence. Estas ofrecen un espacio centralizado donde todo el mundo puede crear y compartir wikis, documentos, guías, enlaces, notas de reuniones y otros materiales.

Las aplicaciones de espacio de trabajo ofrecen un alto nivel de flexibilidad, pero tienen una desventaja: el usuario siempre tendrá que ir al navegador e interrumpir su flujo de creación de presentaciones para buscar los recursos o la información que necesita.

Cambiar de una aplicación a otra reduce la productividad al instante, por eso veremos formas en que los equipos pueden compartir conocimiento sin salir del entorno de PowerPoint.

Democratiza el acceso a los recursos de PowerPoint

El requisito más básico para compartir conocimiento es democratizar el acceso a los recursos, lo que implica algo más que guardar presentaciones en un SharePoint de equipo. Para lograr una verdadera democratización, todos no solo deberían poder acceder técnicamente a lo que necesitan, sino también encontrar lo que buscan de forma rápida e independiente.

Los compañeros pueden ayudarse mutuamente siguiendo una estructura de carpetas lógica y entendiendo que un enfoque disciplinado para compartir conocimiento beneficia a todos. Además de construir esta cultura, hay tres formas prácticas de ayudar a que las carpetas compartidas funcionen como repositorios de conocimiento realmente útiles:

• Propiedad clara: Alguien debe responsabilizarse del proceso, incluida la definición de la estructura de carpetas, y comunicar y hacer cumplir las buenas prácticas dentro del equipo. Está bien asignar distintas carpetas a distintos responsables, pero cualquier carpeta sin una propiedad clara se convertirá rápidamente en un cajón de sastre sin curación.
• Convenciones de nombres: Todos ahorran tiempo cuando los equipos usan convenciones de nombres claras que ayudan a ordenar archivos y distinguir entre versiones sin tener que abrir las presentaciones. Parte de la responsabilidad consiste en garantizar que se respeten las convenciones acordadas.
• Mantenimiento regular: Incluso cuando los equipos siguen las buenas prácticas, es importante revisar periódicamente el contenido de las carpetas compartidas para eliminar duplicados y borrar presentaciones obsoletas. Las carpetas compartidas solo son útiles si las personas pueden confiar en que los recursos que encuentran allí son correctos y adecuados para usarlos en sus presentaciones.

Medidas sencillas como estas ayudarán a reducir el tiempo que todos pasan entre pulsar CTRL+O en PowerPoint y encontrar la presentación que buscan.

Presentaciones y plantillas corporativas

Las plantillas corporativas bien diseñadas son esenciales si quieres que los equipos de toda la organización creen presentaciones que cumplan con la marca. Además de crear y mantener las plantillas, debes enseñar a tus equipos dónde encontrarlas y cómo usarlas correctamente. En thinkcell, tenemos una variante clara y otra oscura de nuestra plantilla de presentación, y se las presentamos a todos los nuevos empleados como parte del proceso de incorporación.

Las plantillas corporativas son perfectas si empiezas desde cero, pero a menudo la gente querrá ahorrar tiempo buscando una presentación existente que pueda reutilizar y adaptar. Esto hace que sea aún más importante compartir solo recursos que cumplan con la marca y estén basados en las plantillas oficiales; de lo contrario, las incoherencias pueden repetirse en futuras presentaciones.

Reutilizar diapositivas con Copilot

Si tienes acceso a Copilot en PowerPoint, puede ayudarte a identificar diapositivas para usar en tus presentaciones. En el panel lateral de Copilot, puedes pedirle que busque diapositivas sobre un tema concreto y te sugerirá resultados potencialmente relevantes, incluidos un enlace, un breve resumen e información sobre quién creó o editó la presentación.

Aunque esto puede ser más rápido que revisar tú mismo las carpetas de SharePoint, aun así tendrás que abrir las presentaciones individuales y navegar hasta la diapositiva correspondiente antes de poder ver si realmente te ayudará en tu presentación.

Además, este tipo de búsqueda impulsada por IA carece de precisión y exhaustividad, ya que dependes de las sugerencias que haga Copilot. Si buscas una presentación específica que sabes que existe pero no tienes claro dónde está, quizá tengas que afinar la búsqueda antes de que aparezca entre las recomendaciones.

Compartir conocimiento con thinkcell Library

thinkcell Library aborda algunas de las barreras más comunes para compartir conocimiento y ayuda a los equipos a colaborar de forma más eficaz dentro de PowerPoint.

Encontrar con precisión la diapositiva que necesitas

Un gran problema de las carpetas compartidas, o incluso de Copilot, es que encontrar el archivo que necesitas es solo una parte del camino. En la mayoría de los casos, estarás buscando una diapositiva concreta, no una presentación completa.

Por eso thinkcell Library incluye varios filtros y opciones de ordenación, y te muestra las diapositivas individuales que coinciden con tu consulta. En los resultados, las vistas previas en alta resolución te permiten acercarte para ver exactamente lo que necesitas y añadirlo a tu presentación, sin tener que abrir ninguna otra presentación.

Combinar la colaboración con la flexibilidad individual

Tal como funciona thinkcell Library, cada persona puede configurar sus propias carpetas preferidas para vincular los recursos que quiera. Es fácil vincular una carpeta compartida del equipo, y cada miembro puede elegir si quiere incluir subcarpetas o no.

Dar a cada persona el control de la estructura de su propia Library significa que todos tienen libertad para añadir las carpetas que necesitan, y cualquiera puede incluir sus presentaciones y recursos visuales favoritos, sin interferir en la estructura de directorios compartida del equipo.

Mantener el cumplimiento de la marca

Con thinkcell Library, no tienes que preocuparte por el formato de una diapositiva antigua. Si necesitas un patrón de diapositivas o una relación de aspecto específicos, puedes aplicar los filtros para no perder tiempo adaptando diseños antiguos.

Y cuando insertas una plantilla o una diapositiva de ejemplo, thinkcell Library la adapta para que todos los colores, fuentes y elementos visuales coincidan con el tema de tu presentación actual. Esto significa que no tienes que actualizar ningún elemento de marca y que puedes reutilizar fácilmente tus diapositivas favoritas para distintos departamentos, submarcas o presentaciones para clientes.

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Esperamos que hayas disfrutado de esta edición de Behind the slides y que quizá te hayamos inspirado a replantearte cómo comparte conocimiento tu equipo en PowerPoint.

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