Partage efficace des connaissances dans PowerPoint

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Un partage efficace des connaissances favorise la cohérence et le respect de l’identité de marque, accélère les flux de travail et libère du temps pour créer des présentations PowerPoint plus créatives.

Nous aborderons certains obstacles courants au partage des connaissances et proposerons des mesures que vous pouvez mettre en place pour améliorer la collaboration et accroître l’efficacité de vos équipes.

Bonne lecture !

Une culture de la collaboration

Tout d’abord, vous n’irez pas loin sans une culture d’entreprise qui valorise le travail d’équipe et la collaboration. Développer une culture n’est pas seulement une question de technologie, mais vous pouvez assurément en soutenir l’essor en supprimant les obstacles techniques et en dotant vos équipes des outils dont elles ont besoin pour travailler facilement ensemble, partager leurs connaissances et fonctionner comme une équipe unifiée.

Applications d’espace de travail pour le partage des connaissances

Pour soutenir la collaboration de leurs équipes, de nombreuses entreprises investissent dans une application d’espace de travail comme Loop, Notion ou Confluence. Celles-ci offrent un espace centralisé où chacun peut créer et partager des wikis, des documents, des guides pratiques, des liens, des notes de réunion et d’autres supports.

Les applications d’espace de travail offrent une grande flexibilité, mais elles ont un inconvénient : l’utilisateur doit toujours passer par son navigateur et interrompre son flux de création de présentation pour rechercher les ressources ou les informations dont il a besoin.

Passer d’une application à l’autre nuit immédiatement à la productivité. C’est pourquoi nous allons examiner des moyens permettant aux équipes de partager leurs connaissances sans quitter l’environnement PowerPoint.

Démocratiser l’accès aux ressources PowerPoint

Le prérequis le plus fondamental au partage des connaissances consiste à démocratiser l’accès aux ressources, ce qui va au-delà du simple enregistrement des présentations sur un SharePoint d’équipe. Pour une véritable démocratisation, chacun doit non seulement pouvoir accéder techniquement à ce dont il a besoin, mais aussi être en mesure de trouver rapidement et de manière autonome ce qu’il recherche.

Les collègues peuvent s’entraider en respectant une structure de dossiers logique et en comprenant que tout le monde bénéficie d’une approche disciplinée du partage des connaissances. Au-delà de la mise en place de cette culture, trois mesures pratiques peuvent vous aider à faire en sorte que les dossiers partagés fonctionnent comme de véritables référentiels de connaissances utiles :

• Responsabilité clairement définie : Quelqu’un doit être responsable du processus, notamment de la définition de la structure des dossiers, ainsi que de la communication et de l’application des bonnes pratiques au sein de l’équipe. Il est tout à fait possible d’attribuer différents dossiers à différents responsables, mais tout dossier sans responsabilité clairement définie deviendra rapidement un espace fourre-tout non organisé.
• Conventions de nommage : Tout le monde gagne du temps lorsque les équipes utilisent des conventions de nommage claires qui aident à trier les fichiers et à distinguer les versions sans avoir à ouvrir les présentations. Une partie de la responsabilité consiste à s’assurer que les conventions convenues sont respectées.
• Nettoyage régulier : Même lorsque les équipes suivent les bonnes pratiques, il est important de passer régulièrement en revue le contenu des dossiers partagés afin de supprimer les doublons et d’effacer les présentations obsolètes. Les dossiers partagés ne sont utiles que si les utilisateurs peuvent avoir la certitude que les ressources qu’ils y trouvent sont correctes et adaptées à leurs présentations.

Des mesures simples comme celles-ci permettront de réduire le temps que chacun passe entre le moment où il appuie sur CTRL+O dans PowerPoint et celui où il trouve la présentation recherchée.

Jeux de diapositives et modèles d’entreprise

Des modèles d’entreprise bien conçus sont essentiels si vous souhaitez que les équipes de toute votre organisation créent des présentations conformes à votre marque. En plus de créer et de maintenir les modèles, vous devez former vos équipes sur l’endroit où les trouver et la façon de les utiliser correctement. Chez thinkcell, nous disposons d’une variante claire et d’une variante sombre de notre modèle de présentation, et elles sont présentées à tous les nouveaux employés dans le cadre du processus d’intégration.

Les modèles d’entreprise sont parfaits si vous partez de zéro, mais les utilisateurs voudront souvent gagner du temps en recherchant une présentation existante qu’ils peuvent réutiliser et adapter. Il est donc d’autant plus important que seules des ressources conformes à la marque et basées sur les modèles officiels soient partagées, faute de quoi des incohérences peuvent être reproduites dans de futures présentations.

Réutiliser des diapositives avec Copilot

Si vous avez accès à Copilot dans PowerPoint, il peut vous aider à identifier des diapositives à utiliser dans vos présentations. Dans le panneau latéral Copilot, vous pouvez lui demander de rechercher des diapositives sur un sujet donné ; il vous proposera alors des résultats potentiellement pertinents, avec un lien, un bref résumé et des informations sur la personne qui a créé ou modifié la présentation.

Même si cela peut être plus rapide que de parcourir vous-même des dossiers SharePoint, vous devrez tout de même ouvrir les présentations individuelles et accéder à la diapositive pertinente avant de pouvoir déterminer si elle aidera réellement votre présentation.

Par ailleurs, ce type de recherche alimentée par l’IA manque de précision et d’exhaustivité, car vous dépendez des suggestions faites par Copilot. Si vous recherchez une présentation précise dont vous savez qu’elle existe, sans savoir où elle se trouve, vous devrez peut-être affiner votre recherche avant qu’elle n’apparaisse parmi les recommandations.

Partage des connaissances avec la thinkcell Library

La thinkcell Library lève certains des obstacles les plus courants au partage des connaissances et aide les équipes à collaborer plus efficacement dans PowerPoint.

Identifier précisément la diapositive dont vous avez besoin

Un problème majeur avec les dossiers partagés, ou même Copilot, est que trouver le fichier dont vous avez besoin n’est qu’une partie du parcours. Dans la plupart des cas, vous recherchez une diapositive spécifique plutôt qu’une présentation entière.

C’est pourquoi la thinkcell Library comprend plusieurs filtres et options de tri, et vous montre les diapositives individuelles qui correspondent à votre requête. À partir des résultats, les aperçus en haute résolution vous permettent de zoomer pour voir exactement ce dont vous avez besoin et l’ajouter à votre jeu de diapositives, sans avoir à ouvrir d’autres présentations.

Associer collaboration et flexibilité individuelle

Avec le mode de fonctionnement de thinkcell Library, chaque personne peut configurer ses propres dossiers préférés pour lier les ressources qu’elle souhaite. Il est facile de lier un dossier d’équipe partagé, et chaque membre de l’équipe peut choisir d’inclure ou non des sous-dossiers.

Confier à chaque personne la maîtrise de la structure de sa propre Library signifie que chacun est libre d’ajouter les dossiers dont il a besoin, et que n’importe qui peut inclure ses présentations et ressources visuelles favorites, sans interférer avec la structure de répertoires partagée de l’équipe.

Maintenir la conformité à la marque

Avec la thinkcell Library, vous n’avez pas à vous soucier de la mise en forme d’une ancienne diapositive. Si vous avez besoin d’un masque de diapositives ou d’un format spécifique, vous pouvez appliquer les filtres afin de ne pas perdre de temps à adapter d’anciennes mises en page.

Et lorsque vous insérez un modèle ou une diapositive d’exemple, la thinkcell Library l’adapte afin que toutes les couleurs, polices et éléments visuels correspondent au thème de votre présentation actuelle. Vous n’avez donc pas à mettre à jour l’identité visuelle et pouvez facilement réutiliser vos diapositives favorites pour différents services, sous-marques ou présentations clients.

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Nous espérons que vous avez apprécié cette édition de Behind the slides et que nous vous avons peut-être inspiré à réexaminer l’approche de votre équipe en matière de partage des connaissances dans PowerPoint.

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